Регистрация оригиналов счетов-фактур поступления

Регистрация оригиналов поступления

Обработка предназначена для отметки в информационной базе факта получения оригиналов документов поступления и счетов-фактур полученных.

Обработка является дополнительной (глобальной) обработкой: она открывается как самостоятельное рабочее место из списка дополнительных обработок и не связана с конкретным документом или формой объекта.

Статусы проставляются в регистре сведений «Статусы документов». Документы при этом не перепроводятся: движения, дата и номер документа не изменяются, документы остаются проведенными так, как были проведены ранее.

Интерфейс

• Шапка — поля «Организация» и «Период», по которым выполняется отбор.
• Таблица — документы поступления с данными документа, счет-фактуры и флагами. Над таблицей расположена строка поиска, на панели таблицы — кнопки «Отметить все» и «Снять все».
• Индикатор выполнения — надпись и полоса прогресса; видны только во время выполнения операции.
• Подвал — кнопки «Отобрать» и «Записать».

Порядок работы

1. Укажите организацию и период отбора. При открытии обработки организация подставляется автоматически, если в базе она единственная.
2. Нажмите «Отобрать». В таблицу попадут документы «Поступление товаров и услуг» выбранной организации за период, их текущие статусы, а также подчиненные счета-фактуры полученные.
3. Сверьте данные таблицы с фактически полученными оригиналами и установите флаг «Оригинал» по нужным строкам. Кнопки «Отметить все» и «Снять все» устанавливают или снимают флаг сразу по всей таблице. Флаг «СФ получен» доступен только для просмотра и заполняется по текущим данным информационной базы.
4. Нажмите «Записать». Обработка запишет статусы только по тем строкам, флаг которых отличается от значения, полученного при отборе.

Строки в таблицу добавляются только командой «Отобрать»: кнопки добавления и удаления строк в таблице отсутствуют, чтобы исключить появление строк без документа.

Индикатор выполнения

Обе операции — и отбор, и запись — выполняются порциями по 500 строк. Над таблицей на время работы появляется индикатор выполнения: полоса прогресса и надпись с текстом текущей операции и процентом готовности — «Отбор документов поступления... 45%», «Запись статусов оригиналов... 100%». Заголовок у надписи не выводится, чтобы не занимать место в форме. Пока операция идет, полоса заполняется по мере обработки порций; по завершении индикатор скрывается.

Итог работы выводится в служебные сообщения: количество отобранных документов или количество записанных статусов.

Что записывается

• Флаг «Оригинал» управляет статусом документа поступления: «Оригинал получен» или «Оригинал не получен».
• Отметить получение оригинала можно только при полученной счет-фактуре: если счет-фактура не получена (или не найдена по документу), флаг «Оригинал» сбрасывается и выводится предупреждение. Кнопка «Отметить все» устанавливает флаг только по строкам, где счет-фактура получена.
• Флаг «СФ получен» обработкой не изменяется — он показывает текущее состояние и служит ориентиром при принятии решения по оригиналу.
• Записываются только измененные строки. Если ни один флаг не изменен, выводится сообщение «Изменений нет».

Работа с закрытым периодом

Обработку можно применять и к документам закрытого периода, в том числе после закрытия месяца и после формирования отчетности за этот период.

• Документы не записываются и не перепроводятся: движения, дата, номер и суммы остаются прежними, повторное проведение не выполняется.
• Изменяется только информация о получении оригиналов — в регистре сведений «Статусы документов» (а также состояние оригинала первичного документа в регистре состояний оригиналов). Эти данные не участвуют в расчете себестоимости и не влияют на итоги закрытого периода.
• Дата запрета изменения данных на эту операцию не распространяется. Требуются только права на изменение документа, статус которого регистрируется.

Сообщения обработки

• «Не заполнена организация» — не выбран элемент справочника «Организации», отбор не выполняется.
• «За выбранный период документы поступления не найдены» — по указанным организации и периоду нет проведенных и непомеченных на удаление документов «Поступление товаров и услуг».
• «Отобрано документов: N» — итог отбора.
• «Документ ...: нельзя отметить получение оригинала, пока не получена счет-фактура. Статус не изменен» — флаг «Оригинал» по такой строке сброшен, статус документа не записан.
• «Изменений нет» — ни один флаг не отличается от состояния на момент отбора, запись не выполнялась.
• «Записано статусов по документам: N» — итог записи.
• «Не удалось записать статусы: ...» — ошибка записи порции; сведения об ошибке записаны в журнал регистрации (событие «РегистрацияОригиналовПоступления.ЗаписьСтатусов»).

Особенности

• Запись статусов выполняется порциями по 500 строк, каждая порция записывается в отдельной транзакции: при ошибке в порции отменяются только ее изменения, ранее записанные порции остаются. Операция идемпотентна — повторный запуск дозапишет оставшееся.
• Отбор также выполняется порциями: сначала быстро собирается список документов, затем порциями догружаются их данные, статусы и счета-фактуры. Поэтому таблица заполняется постепенно, а флаги становятся доступны по мере готовности строк.
• Длительная операция может быть прервана клавишами Ctrl+Break: прерывается текущая порция, уже загруженные строки остаются в таблице.
• Для изменения статусов требуются права на изменение документов поступления и счетов-фактур полученных.
• Строка поиска над таблицей позволяет быстро найти нужный документ по любому отображаемому значению.
• В таблице отображаются: документ, контрагент, сумма, НДС, дата и номер входящего документа, дата и номер счета-фактуры, флаги «Оригинал» и «СФ получен».