Сегодня дюже хорошо поржали с главным бухгалтером одной из контор.
ГБ просит меня переслать ей документ в вотсап. Пересылаю.
У нее на столе всплывает оповещение от пользователя “МОНСТР”.
ГБ густо краснеет. Я начинаю смеяться первым:
- Так значит МОНСТР.
- Ну так это когда было, с тех пор переименовать не успели!
Надо ли говорить, что апогеем начала нашего взаимоотношения на первом месяце было бросание ГБ заявления на увольнение на стол директору с фразой:
- Я УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ ВЕСТИ НЕ БУДУ!!! Меня этому никто в институтах не учил!
Смешно, конечно.
Но смешно только потом.
В моменте это обычно выглядит не как шутка, а как нормальный рабочий конфликт. С одной стороны - главный бухгалтер, который много лет жил в понятной логике: первичка, бухгалтерская база, налоги, отчетность, сроки сдачи. С другой стороны - бизнес, который вырос и уже не может ждать, пока учет “как-нибудь закроется”.
И где-то посередине появляюсь я.
Захожу в учетную функцию и начинаю задавать очень неприятные вопросы.
Кто ввел документ? Когда ввел? Почему без аналитики? Почему первичка пришла через две недели? Почему отчет нужен сегодня, а бухгалтерия живет двадцать пятым числом?
Почему собственник не видит прибыль по направлениям? Почему 1С есть, бухгалтерия есть, люди есть, а цифрам никто не верит? В этот момент я очень быстро превращаюсь в монстра.
Хотя проблема, как правило, не во мне. И не в главном бухгалтере. Проблема в том, что бизнесу уже нужны другие требования к учету. А учетная функция еще живет в старой логике.
Почему главный бухгалтер сопротивляется
Когда говорят “главбух не хочет вести управленческий учет”, это часто звучит как упрек.
На самом деле сопротивление обычно возникает не на пустом месте.
Есть несколько технических моментов, которые почти всегда бьют по привычной роли главного бухгалтера.
Первое - работа в учетной системе, отличной от 1С:Бухгалтерия.
Второе - необходимость разносить документы с большой аналитичностью.
Третье - сокращение сроков разнесения первичной документации.
Для собственника все это звучит нормально.
Он хочет видеть бизнес вовремя, подробно и в разрезах, которые нужны для управления. По направлениям, объектам, машинам, проектам, клиентам, статьям затрат, подразделениям, ответственным.
А для главного бухгалтера это часто звучит иначе:
“Мне добавили чужую работу, в чужой системе, с чужими сроками, да еще и требуют отвечать за то, за что раньше никто не спрашивал”.
Вот здесь и начинается веселье.
Ой какой веселый процесс.
“Это не моя система”
Классическая история.
Беседа с ГБ-претендентом.
- Правильно я понимаю, что мне придется вести управленческий учет?
- Одна из задач вашего отдела состоит в своевременном и точном разнесении первички в управленческой учетной системе.
- А отчетность?
- Система сама формирует отчетность.
- Так, а бухгалтерией мне когда заниматься?
- Так как данные отверены уже на уровне управленки, то раз в месяц производится автоматический перенос в бухгалтерскую базу. На закрытие месяца хватает дня.
- А я то зачем тогда нужна?
Вот в этой фразе - вся боль перехода.
“А я то зачем тогда нужна?”
Потому что в старой логике главный бухгалтер часто был человеком, который руками закрывал учетную картину. Сводил, поправлял, переносил, проверял, героически спасал месяц, квартал, год. И чем больше ручного труда, тем больше ощущение собственной незаменимости.
А в новой логике роль меняется.
Главный бухгалтер уже не должен быть героем, который каждый месяц из горящего сарая выносит отчетность.
Он должен быть руководителем учетной функции.
Его задача - не руками дотаскивать данные до состояния “ну вроде сдали”. Его задача - сделать так, чтобы учетный факт был правильно отражен в системе, своевременно, с нужной аналитикой и под контролем.
Это другая роль. И она многим неприятна.
Потому что система начинает формировать отчетность сама. А значит, ценность человека уже не в том, что он один помнит, где какая ручная корректировка и какую таблицу надо открыть двадцать седьмого числа.
Ценность становится другой. Организовать процесс. Добиться качества данных. Настроить дисциплину. Реализовать право требования. Контролировать корректность отражения факта. Не каждый к этому готов.
“Зачем столько аналитики?”
Еще одна точка сопротивления - аналитика.
Для регламентированного учета часто достаточно провести документ так, чтобы он лег правильно для бухгалтерских и налоговых задач.
Для управленческого учета этого мало. Собственнику недостаточно знать, что расход был. Ему нужно понимать, куда он лег. На какое направление. На какой объект. На какую машину. На какой проект. На какого клиента. На какую статью. На какое подразделение.
На чью ответственность.
И вот здесь бухгалтерия часто начинает смотреть на консультанта как на человека, который пришел усложнить жизнь.
- Алексей, зачем столько аналитики?
- Алексей, нам для бухучета это не нужно.
- Алексей, мы всегда так проводили.
- Алексей, мы не будем каждую бумажку так подробно разносить.
И тут надо спокойно объяснять. Я не прошу заполнять аналитику потому, что люблю длинные справочники. Я прошу ее заполнять потому, что без нее собственник не увидит бизнес. Отчет по направлениям не возникает из воздуха. Он не появляется из красивой формы. И даже из 1С сам по себе не появляется. Отчет показывает то, что учет уже собрал. Если учет собрал мусор, отчет просто красиво его разложит.
Можно нарисовать прекрасный P&L. Можно сделать красивый дашборд. Можно поставить зеленые стрелочки, красные зоны, диаграммы и условное форматирование.
Но если в документах нет аналитики, если расходы падают котлом, если комментарии заменяют структурированные поля, если направления перемешаны, то отчет будет показывать не управленческую картину, а уровень текущего бардака.
Иногда сопротивление звучит совсем коротко.
Главный бухгалтер:
- Я не в том возрасте, чтобы меня учили!
Понимаю.
Но бизнес тоже не в том возрасте, чтобы управляться по цифрам, которым нельзя верить.
“А мне государство разрешило”
Третья точка - сроки.
Совещание с собственником и ГБ.
Повестка - сроки управленческой отчетности.
ГБ:
- А мне государство 25 числа разрешило отчетность сдавать!!!
Вот здесь надо сделать паузу.
Потому что главный бухгалтер формально прав.
Государство действительно дало свои сроки. Для регламентированной отчетности это нормально. Но бизнес живет не сроками государства. Собственник не может управлять июнем, если нормальную картину июня он видит двадцать пятого июля. Формально отчет есть. Практически он уже запоздал. Да, для налоговой можно закрываться позже. Да, бухгалтерская отчетность имеет свой ритм. Да, есть первичка, поставщики, покупатели, акты, сверки, НДС, корректировки. Но управленческий учет нужен не для того, чтобы сдать отчетность. Он нужен, чтобы управлять.
И если собственник получает данные слишком поздно, он управляет не бизнесом, а памятью о бизнесе. Управленческий отчет, который появляется тогда, когда решение уже принято, - это не инструмент управления. Это посмертная записка. Звучит жестко.
Но в бизнесе время цифры почти так же важно, как ее точность. Поздняя точная цифра иногда уже бесполезна.
“А нам первичку не приносят!”
Теперь важный момент.
Бухгалтерия не всегда сопротивляется из вредности. Иногда она действительно сидит на входе в хаос.
Новый квартал. 23 число.
Строительно-инжиниринговая компания.
Совместно с директором прототипируем формат и структуру БДДС.
Раз в час он набирает главного бухгалтера с вопросом:
- Что с НДС?
Получает в ответ:
- Делаем!!!
Параллельно запускаю экспресс-диагностику. После очередного звонка директора говорю:
- Не получите сегодня НДС.
- А ты откуда знаешь? Ты же в бухгалтерии ни разу не был.
- Смотрите, они сейчас колотят входящую первичку. А судя по результатам отчета, сравнивая работу бухгалтерии в предыдущих кварталах, будут это делать еще и завтра, и в день сдачи отчетности.
Вызывает главного бухгалтера. Задает вопрос про первичку. На что получает:
- А НАМ ПЕРВИЧКУ НЕ ПРИНОСЯТ!!!
В этом крике - жажда бури! Сила гнева, пламя страсти и уверенность в победе…
Задаю встречный вопрос директору:
- Скажите, а когда вашему начальнику участка не приходят своевременно материалы, он также отвечает? А как он выстраивает свою работу, чтобы подобное впредь не повторялось? Бухгалтерия - это тоже производство, только вместо материалов здесь первичка…
Вот это один из главных моментов.
Бухгалтерия - это производство.
Только на входе у нее не металл, не бетон, не запчасти и не товар.
На входе у нее первичка.
Если материалов нет, производство встает. Но нормальный начальник участка не просто кричит: “Мне не привезли!” Он строит заявку, контроль, сроки, ответственность, снабжение, повторные требования, эскалацию.
С первичкой то же самое.
Если бухгалтерии не приносят документы, это не повод отменить управленческий учет.
Это повод выстраивать процесс получения первички.
Кто должен принести. Когда. В каком виде. Кто контролирует. Что считается нарушением. Кто имеет право требовать. Что происходит, если не принесли.
Без этого главный бухгалтер превращается в человека, который сидит у пустого конвейера и героически объясняет директору, почему продукция не вышла.
А директор, кстати, тоже не всегда невиновен. Потому что право требования бухгалтерии должен дать собственник. Если собственник хочет управленческий учет, но при первом конфликте говорит “ну ладно, этот раз можно без аналитики”, система умерла. Можно расходиться.
Почему это воспринимается как нападение
Когда я захожу в учетную функцию, я почти всегда сталкиваюсь не только с ошибками в документах. Я сталкиваюсь с защитой. Новый заказчик. Собственник. Проблемы с бухгалтерией.
Сотрудников предупредили о моем визите. Даю простейшее поручение главному бухгалтеру. Начинает красочно пояснять, почему не может его выполнить. С каждым словом увеличивая свою громкость.
Спрашиваю:
- А с какой целью вы повышаете голос?
Замолкает.
Повторяю поручение.
Главный бухгалтер в слезы, выходит из кабинета…
Интересненький проект будет.
На первый взгляд - конфликт характеров.
На самом деле - конфликт управляемости.
Поручение есть. Исполнитель есть. Ответ вместо выполнения - эмоциональное давление, объяснение, почему нельзя, повышение голоса, выход из кабинета.
В учете так бывает часто. Человек защищает не только себя. Он защищает привычный способ выживания. Раньше работало так:
не принесли первичку - потом догоним; не указали аналитику - потом поправим; не закрыли вовремя - ну у всех так;
не сходится - надо разбираться; директор хочет отчет - соберем в Excel; 1С не показывает - значит, 1С плохая. И тут приходит человек, который говорит: нет, так больше не будет. Не потому что я злой. А потому что собственник больше не может управлять бизнесом на этом уровне учетной дисциплины.
Кто должен меняться
Обычно в таких проектах всем хочется найти одного виноватого.
Главный бухгалтер плохой. Менеджеры плохие. Склад плохой. 1С плохая. Собственник сам виноват. Консультант монстр. Удобно. Но бесполезно.
Потому что управленческий учет ломается не в одном месте. Он ломается в цепочке.
Менеджер не оформил документ. Склад принял но неотразил, “потом внесем”. Руководитель разрешил исключение. Бухгалтерия провела как удобнее для бухучета. Аналитика не заполнена. Финдиректор или собственник потом пытается понять прибыль. Отчет показывает что-то странное. Все собираются и обсуждают, почему цифрам нельзя верить.
И так каждый месяц.
Поэтому мой любимый короткий ответ на вопрос, почему у меня всегда есть работа в рамках постановки и организации управленческого учета:
- Бухгалтера не реализуют свое право требования.
Но тут есть продолжение.
Они не реализуют его часто потому, что у них этого права фактически нет.
Главный бухгалтер может сто раз сказать менеджеру: “Принеси документы вовремя”. Если менеджер понимает, что его руководитель потом прикроет, ничего не изменится.
Главный бухгалтер может требовать аналитику. Если собственник сам говорит “да ладно, потом разберемся”, ничего не изменится.
Главный бухгалтер может хотеть порядка. Но если у него нет полномочий, учет будет жить на просьбах. А учет на просьбах не работает. Учет работает на правилах, сроках, ответственности и контроле.
Почему я выгляжу монстром
Я становлюсь монстром в тот момент, когда перестаю принимать старые объяснения.
“Мне не принесли первичку”.
Хорошо. Кто должен принести? Когда? Где это зафиксировано? Кто контролирует? Что делаем при нарушении?
“Для бухгалтерии это не нужно”.
Согласен. Для бухгалтерии, может быть, не нужно. Для управления бизнесом нужно. Значит, вводим как управленческое требование.
“Мы всегда так делали”.
Вижу. Поэтому собственник и не понимает реальную прибыль.
“Государство разрешило до 25-го”.
Государство разрешило сдавать отчетность. Оно не обещало управлять вашим бизнесом.
“Я не в том возрасте, чтобы меня учили”.
Возможно. Но бизнес уже в том размере, где старых правил не хватает.
Вот поэтому и появляется “МОНСТР”.
Не потому, что я хочу мучить бухгалтерию.
А потому что в какой-то момент учет перестает быть внутренним делом бухгалтерии. Он становится основой управления бизнесом.
И тогда требования меняются.
Нужна другая скорость. Другая аналитика. Другая дисциплина. Другая ответственность.
Другая система контроля. А если учетная функция к этому не готова, человек, который приносит эти требования, выглядит монстром.
Клиент как-то поздравил:
- Ну Алексей, с днем строителя тебя!!!
- Поясни.
- Как ты бухгалтеров строишь, никто не строит!!!
Ну да.
Только я не бухгалтеров строю. Я учетную функцию выстраиваю. Это немного разные вещи.
Когда все и так уже рухнуло
Есть еще одна любимая история.
Когда главный бухгалтер угрожает, что после ее увольнения все рухнет, надо понимать одно.
Все и так уже рухнуло.
Если система держится на одном человеке, это не система.
Если никто, кроме главбуха, не понимает, как закрывается месяц, это не учетная функция.
Если любое изменение встречается фразой “тогда я увольняюсь”, это уже не управление. Это заложник с доступом к базе. Сразу скажу: замена главбуха - не цель. Я не захожу в компании с мыслью “кого бы тут уволить”. Чаще всего я как раз пытаюсь сохранить и перестроить команду. Потому что нормальный главный бухгалтер - очень ценный человек. Он знает компанию, документы, людей, историю ошибок, слабые места, налоговые риски, реальные обходы.
Но если человек не готов работать в новой логике, если он не может перейти от “я сдам отчетность” к “я отвечаю за качество учетного факта”, тогда вопрос придется решать.
Иногда мягко. Иногда не очень.
Хороший главный бухгалтер - союзник
Чтобы не было ощущения, что статья про плохих главных бухгалтеров, добавлю позитивчика.
Лет пятнадцать назад. Просят оценить стоимость перехода на УПП. В компании уже лежат два коммерческих предложения на 3–4 миллиона рублей. Предлагаю сделать экспресс-диагностику текущих информационных систем, после этого буду готов дать ответ. Беру на это один день.
Приборостроительный завод. Длинная цепочка переделов. “Производство - услуги - бухгалтерия”.
Это был интереснейший день. Просто великолепный. Я буквально сиял, когда диагностировал базы.
Полностью вылизанные, причесанные системы. Все нетиповые операции промаркированы и пояснены подробно. Ни до, ни после я не видел такого порядка. Система доработана, все доработки описаны.
Главный бухгалтер - само спокойствие, у которого все по полочкам. А в полочках еще и разделы.
Два квалифицированных программиста-семерочника, ориентированных на развитие.
Задаю вопрос:
- А зачем вам внешние внедренцы? С таким подходом вы сами в состоянии провести внедрение. Задача консультанта здесь - показать ключевые расхождения в механиках учета в ПУБ и УПП. А все остальное вы сделаете сами. Не думаю, что более ста часов уйдет на консультирование.
Проходит 10 месяцев. Система запущена и работает. На встрече с главным бухгалтером:
- Алексей Викторович, вы отработали 96 часов, а у нас в бюджете сумма на 100 часов. Можно мы вам подарим 4 часа?
Вот это нормальная учетная функция.
Спокойная. Управляемая. Документированная. С понятной системой. С описанными доработками. С людьми, которые знают, что делают.
С таким главным бухгалтером не надо воевать.
С ним надо работать.
Хороший главный бухгалтер в системе управленческого учета - не враг. Он один из главных союзников. Потому что именно он понимает цену грязной первички, поздних документов, ручных исправлений и отчетов, которым никто не верит.
Просто ему нужно не повесить сверху “еще одну управленку”.
Ему нужно дать понятные правила, полномочия, систему и право требовать данные у бизнеса.
Тогда бухгалтерия действительно начинает меняться.
Как-то бухгалтер листает изменения ФСБУ и выдает:
- Алексей! Это что же получается! Наша бухгалтерия все больше на вашу управленку становится похожа!
Ну так а куда деваться. Мир учета тоже меняется.
Так кто монстр?
Так кто МОНСТР? Я? Главный бухгалтер? Собственник, который хочет цифры быстрее?
1С, в которую теперь надо вносить больше аналитики? Управленческий учет, который требует подробности, сроков и ответственности?
Нет.
Монстр - это момент, когда бизнес вырос, а учет остался в старой логике.
Монстр - это требования, которые раньше можно было откладывать, потому что компания была меньше, проще, понятнее и держалась на ручном управлении.
Монстр - это правда о том, что управленческий учет не появляется из отчета.
Его каждый день ведут люди. В системе. По правилам. С аналитикой. В срок. С правом требования. С контролем. С ответственностью. И если этого нет, собственник будет снова и снова получать красивую картинку, которой нельзя верить.
Я не прихожу мучить бухгалтерию. Я прихожу в тот момент, когда бизнесу уже нужны другие цифры: быстрее, подробнее и с ответственностью за каждую операцию.
Для старой учетной логики это выглядит как монстр. Для собственника - как шанс наконец увидеть бизнес.
А для нормального главного бухгалтера - как возможность перестать каждый месяц героически спасать учет и начать им управлять. Так что кто МОНСТР? Да никто. Это требования такие.