Внедрение минимальными ресурсами

Публикация № 194474

Методология - Управление проектом

Часто приходится делать выбор. Дешево или качественно, но не всегда он за вами. Что делать когда сроки поджимают, ресурс, на который можно рассчитывать, - только ты сам, а пользователей более 80 человек. Статья будет посвящена тому, как внедрить и поддерживать решение на базе 1с 8 минимальными ресурсами и какие могут быть пути и оптимизации этих ресурсов.

Для кого данная статья


Статья предназначена для специалистов, собирающихся внедрять системы автоматизации на базе 1с, в средних предприятиях численностью от 30 до 120 пользователей БД. 

Внедрение малыми ресурсами базируется, на мой взгляд, на 3 основных принципах: 1. Коммуникации 2. Поиск новых ресурсов 3. Определение необходимого минимума функционала

 

0. Стоит ли начинать.

Наверное, каждый хоть раз задавал себе вопрос: А стоит ли начинать?

Как  ответить на него применительно к конкретному проекту, я постараюсь обозначить несколько критериев: 

а) Сроки: Если необходимо определить реальные сроки реализации, а времени на подробное обследование нет. Перед принятием решения вначале постарайтесь добиться встречи с руководителем каждого подразделения и выявить тот необходимый минимум, который ему нужен для его работы в системе. Из этих минимумов и сложиться примерный срок, конечно, его стоит умножить на 2, поскольку при первой встрече вам во всех подробностях не расскажут о происходящих в компании процессах.

б) Квалификация: Когда вы выполняете весь проект по внедрению сам, то вам придется одновременно быть и менеджером проекта, и программистом, и специалистом по качеству, преподавателем и многое другое

в) История проекта: Есть проекты, которые никем еще не делались, а есть те, которые никем не доделывались.....  

Если вы решаете взяться за проект, который уже находится в процессе, либо вы очередной его менеджер, то стоит поинтересоваться его историей, сколько людей было до вас и какими путями они шли к результату, часто результата не было, потому в него просто никто не верил...

1. Если решили взяться за дело

Если вы решили взяться за проект, то первое, что вам следует, это начать планировать и искать ресурсы в случае их нехватки.

Планирование подробно описывается во многих книгах по управлению проектами, я лишь постараюсь резюмировать его суть:

Обозначить сроки реализации ключевых (контрольных) точек проекта и предпринимать необходимые меры, чтобы не отклоняться от плана.

А вот с ресурсами интересней. Даже если формально проектом занимаетесь вы один, то в нем кто-то должен быть заинтересован, в случаях с внедрением 1с это, как правило, будущие пользователи, они заинтересованы в том, чтобы работы после внедрения у них стало не больше, а меньше, поэтому если правильно позиционировать предстоящее внедрение, то большинство работы, связанной с описанием бизнес-процессов, выходных форм документов можно переложить на пользователей, от них вы сможете подробно узнать какой минимум функционала им нужен и при необходимости даже снизить этот минимум хотя бы на время, часть рутинной, но необходимой работы также можно попытаться переложить на будущих пользователей (если она действительно необходима и автоматизировать её нет возможности). Второй источник ресурсов, правда не бесплатный - это аутсорсинг, исходя из практики, руководство с большей охотой идет на привлечение аутсорсинга нежели еще одного штатного сотрудника или фирмы-франчайзи, поскольку стоимость его ниже рыночной стоимости услуг франчайзи (как правило) и оплата идет за заранее согласованные конкретные задачи, а также с ним можно расстаться без потерь. Вот несколько моих рекомендаций по привлечению аутсорсинга и работы с ним:

1. До начала поиска аутсорсинга у вас уже должны быть ТЗ, которые вы можете ему передать.

2. Оплата по факту выполнения и прохождения тестирования доработки, но не затягивать с ней, лучше сразу договориться о том, что между принятием работ и оплатой может пройти столько-то времени (на получение всех подтверждений, получение и перевод денег).

3. Использовать услуги нескольких аутсорсеров, и вести учет выполненных заданий, отклонений от сроков и тз, а так же оплаты по ним (это понадобится для того, чтобы в любое время можно было как-то ответить начальству, на что ушли деньги, так и вести диалог с аутсорсерами о стоимости и сроках следующих заданий, также повысит качество планирования, к слову, такую же статистику не помещает вести и по себе).

 

2. Разработка, проектирование системы и интервью

 

После того, как необходимые сотрудники опрошены, составляется план-график работ, затем начинается процесс разработки.... а вот и нет.... предварительный план работ и представление о системе в целом должно быть еще до опроса пользователей на этапе 0. И вот уже с этим предварительным планом и исходя из прошлого опыта (если таковой есть) и осуществляется опрос пользователей с целью удостовериться, что предварительный план правильный, внести в него коррективы, если это не так, дополнить его и ознакомить пользователей с тем, что их ожидает, причем опросы и взаимодействия с пользователями не должны заканчиваться до тех пор, пока проект не закончен (для вас не закончен). 

Соседи: Лучше опрашивать по несколько человек от каждого отдела, это даст более полную картину и убережет от ошибок.

Минимализм: В диалоге с владельцами процессов постарайтесь определить необходимый минимум функционала, достаточного для эффективной работы процесса/подразделения.

Процесс управления разработкой описывать не буду, если у вас для этого в наличии только вы и аутсорсинг на разовые задачи, то после того как тот или иной блок написан, необходимо и достаточно провести его тестирование своими силами и затем передать на тестирование будущим пользователям. По возможности отдавайте сторонним разработчикам то, что будете долго делать сами, в зависимости от их и вашего уровня можно передавать на сторону как сложные задачи, так и наоборот простые, но не быстрые в реализации, основной принцип, если сделать проще, чем описать, то лучше сделать самому.

 

3. Обучение и внедрение

 

 Лучше всего проводить обучение сразу после окончания разработки блока и его первичного тестирования, т.е. до дня ввода в эксплуатацию, если это возможно, то есть если в компании возможно выдергивать сотрудников из рабочего процесса на обучение, это позволит провести более широкое тестирование в взглянуть на внедряемый блок сразу со всех сторон, если же такое невозможно, то необходимо оставлять определенный задел времени на внедрение, а именно время на обучение пользователей в процессе работы и отладку системы, этот метод наиболее оптимален с точки зрения трудозатрат, но ведет к некоторой потери качества и универсальности внедряемых блоков системы. 

Внедрение при ограниченных человеческих ресурсах лучше выполнять постепенно, т.е. внедрять в работу сначала критичный функционал для одного подразделения, потом для другого, для этого следует заранее проанализировать и согласовать возможность поэтапного внедрения и этапы этого внедрения. 

Оптимизация ресурсов: На данной стадии работ, оптимизировать затраты можно несколькими способами:

1. Подготовка обучающего видео (т.к. оно наиболее просто воспринимается пользователями и может занять минимум времени на его создание)

2. Перенести ответственность за умение работать с программой  рядовых сотрудников на руководящих, обычно если правильно это преподнести, с этим не возникает проблем, разумеется предварительно руководящий сотрудник должен быть обучен в достаточной степени, чтобы показать подчиненным, как осуществлять их ежедневные операции в системе (проведение и заполнение документов, стандартные отчеты)

 

4. Поддержка и развитие системы

 

1. Желательно, чтобы руководители всех подразделений, заинтересованные в вас, знали, чем вы сейчас занимаетесь, т.е. нужен план-график работ на ближайшие недели или хотя бы неделю, доступный всем руководителям, это необходимо, чтобы не объяснять каждому в отдельности ежедневно, что сейчас такие - то приоритеты, которые занимают столько то времени...

2. Чтобы избежать сюрпризов, в ключевых отчетах рекомендуется внедрить контроль возможных "дыр" в системе, например отгрузки по нулевым ценам, или ниже рентабельности, если этого не предусмотрено правами пользователей, зависших резервов, причем речь идет о контроле постфактум, на случай если оперативные механизмы по какой либо причине не сработали (не так раздали права новым пользователям, внедрен новый блок, в результате чего старые блокировки перестали действовать и т.д.), как пример могу привести собственную обработку "Проверка учета", она на данный момент не решает всех проблем в этой области, но со временем будет решать большинство, думаю, есть и другие решения на эту тему, в том числе и бесплатные.

3. Наладить взаимодействие с пользователями, если оно еще не налажено, о качестве любой работы судят в основном по впечатлениям о ней или её результате, и чем лучше будет впечатление у пользователей системы, тем больше будет цениться система и тем меньше будет накладных издержек на её эксплуатацию. И, конечно, никаким анализом вы не узнаете (вернее, узнаете, если будете точно знать, что анализировать, а о многих возможных проблемах можно даже не догадываться, пока вы с ними не встретитесь на практике) о тех проблемах, о которых могут рассказать пользователи.... или не рассказать.

 Дополненние

В дополнении я немного расскажу о планировании подобных внедрений. Для того что-бы посчитать сколько ресурсов и времени необходимо на тот или иной прект, можно воспользоваться несколькими способами: 1. Экспертный(в данном случае один или несколько экспертов высказывают свое мнение на эту тему). 2. Разбиение больших блоков на малые части, которые в свою очередь можно оценить. Я рекомендую комбинировать эти способы, т.е. на раннем этапе(когда еще не известен весь перечень работ) используется экспертная оценка. После проведение обследования используется второй способ. Если уже в процессе проекта высняется что в сроки вы не укладываетесь, то можно попробовать их сжать, а именно запустить парралельно несколько задач, которые до этого были запланированны последовательно, либо уменьшить объем задач(преварительно договорившись об этом). Учитывая спицифику проектов, а именно то что в процессе их реализации могут появиться задачи не учтенные при обследовании, а так же если вы используете в работах по проекту аутсорсинг то могут возникнуть задержки с выполнением работ по разным причинам(задержка оплат, не способдность делать в указанные сроки то или иное задание), рекомендуется полученную оценку срока и ресурсов умножать на 1,3 - 2.0 в зависимости от качества обследования и специфики проекта. Пример разбиения проекта на составные части и план графика раот находятся во вложенных файлах. 

Заключение

 

Я постарался в наиболее сжатом виде рассказать о внедрении минимальными ресурсами, как я его осуществлял на практике, в этой статье озвучены далеко не все способы оптимизации ресурсов и методы данного внедрения, например, я исключил тайм-менеджмент, как классический способ оптимизации, про который есть множество книг. В любом случае буду признателен за ваши комментарии, заранее благодарю.

 

Скачать файлы

Наименование Файл Версия Размер
WBS

.doc 27,50Kb
9
.doc 27,50Kb 9 Скачать
План-график

.xls 30,50Kb
10
.xls 30,50Kb 10 Скачать

Специальные предложения

Комментарии
В избранное Подписаться на ответы Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. musatov1c.ru 29.07.13 07:43 Сейчас в теме
Для меня наверно самый главный вопрос в таких внедрениях: как его считать? Для меня самым сложным вопросом является план-график :) А так... Спасибо за статью. Немного с грустью прочитал о том, куда нужно расти :)
2. dim777777 53 29.07.13 09:14 Сейчас в теме
Спасибо за комментарий. В беседующем дополню статью и план графиком с его обоснованием. Классический вариант различных план графиков и управление отклонениями по ним можно найти в стандартах PMI.
Оставьте свое сообщение

См. также

Перед Стартом проекта автоматизации Промо

Управление проектом 1cv8.cf Абонемент ($m)

Закончились отпуска топ менеджеров, а я думаю, что сейчас самое время когда стартуют проекты автоматизации. Хочу поделиться мыслями о грамотной организации старта проекта автоматизации. Итак, рассматриваемая ситуация, наша компания (франчайзи) заключила с заказчиком договор, с чего начать и как правильно организовать?

1 стартмани

02.10.2013    24535    49    pro-rok    110    

Анкеты для проведения обследования по подсистемам 1С:ERP

Управление проектом Финансовый учет и бюджетирование (FRP) Производство готовой продукции (работ, услуг) Учет ТМЦ Финансовый учет и бюджетирование (FRP) Производство готовой продукции (работ, услуг) Учет ТМЦ v8 ERP2 1С:Франчайзи, автоматизация бизнеса Россия УУ Абонемент ($m)

Предлагаем вниманию анкеты, используемые для оценки объема проекта внедрения. Анкеты могут использоваться на этапе экспресс-обследования. На более поздних этапах требуется углублять собираемую с клиента информацию для проектирования системы на базе 1С:ERP Управление предприятием 8.

1 стартмани

03.04.2019    23177    1122    1СERP    38    

Оценка экономического эффекта от внедрения системы электронного документооборота

Управление проектом Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство v8 ДО Россия УУ Абонемент ($m)

Простой и наглядный способ оценки экономического эффекта от внедрения системы электронного документооборота.

1 стартмани

22.09.2018    14024    25    mvxyz    5    

Давайте договоримся! Промо

Управление проектом Россия Абонемент ($m)

Как работать с «акулами капитализма»? Часто бывает так, что ваши начальники или топ-менеджеры Заказчика далеки от идеала руководителя. А другой работы в ближайшей перспективе не просматривается. Рассмотрим некоторые риски работы внедренцев и способы защиты с помощью оформления договоров и других документов. Эти простые правила важны не только для сторонних внедренцев (франчайзи или фрилансеров), но и для «фикси».

1 стартмани

22.07.2013    27889    88    PAVI    47    

SWOT анализ кризиса в IT-консалтинге

Управление проектом Абонемент ($m)

SWOT-анализ возможностей и угроз для IT-консалтинга по 1С в эпоху перемен.

1 стартмани

08.01.2016    13608    5    dr-wit    4    

Примеры документации с реального проекта

Управление бизнес-процессами (BPM) Управление проектом Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство Абонемент ($m)

Выполняя обещание, данное мною в комментарии к статье, выкладываю для скачивания примеры документов с реального проекта. Проект этот длился порядка 2,5 лет и закончился около 4-х лет назад. Про саму документацию вы можете прочитать с предыдущей статье.

1 стартмани

20.11.2014    19521    108    raiml    9    

Первые шаги самостоятельного внедрения «1С:УПП». Этап 1. Определяем цели Промо

Техническое задание Управление проектом v8 1cv8.cf УПП1 Россия Абонемент ($m)

Эта статья содержит необходимый набор шагов для начала внедрения программного продукта «1С:Управление производственным предприятием» собственными силами предприятия без привлечения компаний на аутсорсинг.

1 стартмани

19.06.2013    53192    412    Adapta    46    

[INFOSTART EVENT REVOLUTION] Секция "Практика внедрения учетных систем"

Управление бизнес-процессами (BPM) Управление проектом Бухгалтерский учет Абонемент ($m)

Презентации докладчиков секции "Практика внедрения учетных систем" конференции INFOSTART EVENT 2013 REVOLUTION. Докладчики: Алексей Королев, Юрий Робышев, Ольга Петровская, Лилия Мищенко, Олег Филиппов, Евгений Шумилов, Александр Белов, Юрий Гридунов.

17.11.2013    21859    0    kuntashov    8    

[INFOSTART EVENT REVOLUTION] Секция "Организация командной работы (Системы класса HelpDesk, стандарты ITIL)"

Управление бизнес-процессами (BPM) Управление проектом Управленческий учет (прочее) Абонемент ($m)

Вот и закончилась конференция. По многочисленым просьбам выкладываем в открытый доступ презентации докладчиков на секции "Организация командной работы (Системы класса HelpDesk, стандарты ITIL)"

13.11.2013    26376    0    GSoft    16    

Управление сроками проекта

Управление проектом Россия Абонемент ($m)

Статья предназначена как для руководителей проектов имеющих в распоряжении штат сотрудников, так и для специалистов имеющих в распоряжении только самого себя.

1 стартмани

25.09.2013    16849    19    dim777777    4    

Как не обжечься на внедрении 1С. Промо

Управление проектом Абонемент ($m)

Статья для руководителей организаций, планирующих внедрение на своем предприятии 1С. Описаны первые шаги заказчика к Автоматизированной Системе управления Предприятием. Статья написана руководителем проектов по внедрению 1С, основана на собственном опыте внедрений. При необдуманном подходе к внедрению, этот процесс превращается в головную боль для заказчика и станок по сжиганию денег. В данной статье описал, какие ошибки допускаются внедренцами и заказчиками, и как избежать больших финансовых вложений в собственную головную боль. В основном речь идет о внедрении конфигураций на уровне УПП и КА.

1 стартмани

11.02.2013    74827    109    pro-rok    75    

Инструменты для ведения проектов версия 1.3.1

Управление проектом Управление взаимоотношениями с клиентами (СRM) Учет рабочего времени Управление взаимоотношениями с клиентами (СRM) Учет рабочего времени v8 Россия Абонемент ($m)

Интеграция 1С и интеллектуальных карт. Внешняя обработка экспортирует структуру конфигурации в набор связанных файлов в формате XMind.

1 стартмани

30.06.2013    27486    247    hobi    49    

Игры на проектном поле (подготовлено к выступлению на INFOSTART EVENT 2012)

Управление проектом Абонемент ($m)

ТЕЗИСЫ: Любое внедрение программного продукта — командная работа. И для достижения положительного результата важно, какая система взаимоотношений сложится в команде. Какие факторы могут препятствовать точной формулировке целей проекта? Какая система управления может быть непреодолимым препятствием на пути успешного внедрения? Этим проблемам посвящено выступление.

1 стартмани

23.11.2012    19416    10    PAVI    149    

УПП: Хроники малобюджетного внедрения (Часть 2) Промо

Управление проектом Бухгалтерские Налоговые v8 УПП1 Россия Абонемент ($m)

Сложилось мнение, что 1С:УПП (Управление производственным предприятием) — для крутых фирм, и внедрять его должны долго и большим коллективом. «Растут лимоны на высоких горах. На крутых берегах для крутых. Короче ты не достанешь». Можно ли внедрять УПП в небольших компаниях с небольшими затратами? Это попытка рассказать об итерационной технологии внедрения на живом конкретном примере, почти в режиме реального времени. Один раз в неделю, на один час, автор связывается с 1С-ником клиента по Скайпу и консультирует его. Результаты перед вами.

1 стартмани

13.07.2012    32814    64    PAVI    63    

УПП: Как мы машины считали

Управление проектом Бухгалтерские Управленческий учет (прочее) Учет ОС и НМА Учет ОС и НМА v8 УПП1 Россия Абонемент ($m)

Опубликовав статью «УПП: История одного внедрения» http://infostart.ru/public/139383/, я обещала подробнее рассказать об учете работы и ремонтов машин и механизмов. Прежде всего, скажу, что УПП я полюбила потому, что для Вспомогательного производства (23 счет) появились равные возможности с Основным производством (20 счет). Трудно передать те муки творчества, которые испытывали мы с мужем, когда в «1С:Бухгалтерии 7.7» выстраивали учет работы и ремонтов для машин и механизмов в сельском хозяйстве. Те, кто в теме, меня поймут. Но ведь на любом, даже небольшом, промышленном предприятии машины и механизмы являются ОСНОВНЫМИ средствами производства. О людях пока не говорим. Поэтому, получив в УПП подсистему Управление оборудованием, я была счастлива. Сразу предупреждаю, что дальнейшее изложение является собирательным образом четырех проектов.

1 стартмани

15.06.2012    32410    115    PAVI    104    

KPI : Сдельно-премиальная мотивация программиста 1С + взгляд работодателя + ссылка на статью по теме

Управление бизнес-процессами (BPM) Управление проектом Зарплата Учет рабочего времени Зарплата Учет рабочего времени Абонемент ($m)

Франчайзи, программист на окладе. Мало. Говорят: ну, напиши, чего хочешь-то. Написал. Отклонили. Ничего личного: такой бизнес. Поэтому сейчас я в приличной конторе на приличном окладе с грустью вспоминаю бесцельно прожитые месяцы. А чтобы не пропал децкий труд - выкладываю, чего написал, сюда. Да уходят программисты из франчайзи. добавляю ссылку: http://habrahabr.ru/post/152445/

1 стартмани

05.06.2012    138276    214    tango    67    

Сравнение методов оценки создания ПО

Управление проектом ИТ-компания Россия Абонемент ($m)

Методы оценки размера проектов (микрооценка и макрооценка)

1 стартмани

20.02.2012    13645    9    alsoumars    4    

УПП: история одного внедрения Промо

Управление проектом Управление бизнес-процессами (BPM) Управленческие Финансовый учет и бюджетирование (FRP) Финансовый учет и бюджетирование (FRP) v8 УПП1 Россия УУ Абонемент ($m)

Когда генеральный директор одного предприятия решил внедрить новую учетную систему вместо привычной 1С:Бухгалтерии, он ориентировался на привлекательное название: Управление производственным предприятием (УПП). Франчайзи, которые ему эту систему рекомендовали, затем продали, установили и «внедрили», ограничились привычным джентльменским набором: банк, касса, зарплата, закупки и продажи. Блок производства был представлен внедрением Отчетов производства за смену (итого выпуска продукции за месяц) и Требование-накладная (итог списанного сырья за месяц). Управившись с таким внедрением франчайзи были готовы ежемесячно сами помогать финансовому директору рассчитывать себестоимость. Это «действо» для остальных непосвященных было тайной. Но финдиректор, рассчитав годовой баланс, переутомился и ушел в запой. Встал вопрос о новом финдире. Новый финансовый директор, которого выбрал гендиректор, была женщина. Задача, которую поставил ей гендиректор, была «проста»: ликвидировать воровство на предприятии. Что и говорить: неучтенной продукцией, в частности пластиковыми пакетами, торговали на всех рынках в радиусе 100 км. Не помогали ни высокие заборы, ни видеонаблюдение, ни замена ЧОПов. Естественно, акционер был недоволен и сердился на гендиректора: ведь не помогло и внедрение УПП, проект достаточно затратный. Финдир себе в помощь позвала знакомых фрилансеров (меня и моего мужа). С этого момента внедрение УПП стало переживать новый этап.

10 стартмани

09.06.2012    44373    132    PAVI    150    

Экономический результат от внедрения: технология необходима, но не достаточна

Управление проектом Управление бизнес-процессами (BPM) Управление взаимоотношениями с клиентами (СRM) Управление взаимоотношениями с клиентами (СRM) v7.7 v8 1cv8.cf 1cv7.md Россия Абонемент ($m)

Что такое эффективность проекта внедрения и как ее обосновать клиенту? Часто слышу подход, при котором нужно удовлетворить требования клиента и быть счастливым. Ведь даже если клиент не прав, то он все-равно клиент. Проблема заключается в том, что «удовлетворяют» клиентов сотрудники(цы) другой профессии, не так ли?

1 стартмани

04.04.2011    12325    36    lokhnin    3    

Эссе о внедрении

Управление проектом Управленческий учет (прочее) Россия Абонемент ($m)

Это некоторые мысли, возникшие (и вспомнившиеся) при прочтении одной аналитической записки. Прямых выводов (что делать) отсюда не следует. Но, возможно, станет яснее, чего делать нельзя.

1 стартмани

10.08.2010    17576    289    Арчибальд    51    

Управление проектом (проектный менеджмент) в организации. Часть I.

Управление проектом Россия Абонемент ($m)

Управление – это широкий предмет, охватывающий каждый аспект руководства действующим предприятием. В числе прочих тем, эта отрасль знаний включает: 1. Финансы и бухучет, сбыт и маркетинг, исследования и разработку, производство и распространение. 2. Стратегическое планирование, тактическое планирование, и операционное планирование. 3. Организационные структуры, организационное поведение, управление кадрами, возмещения, выгоды и карьерное развитие. 4. Управление рабочими отношениями через мотивацию, делегацию полномочий, наблюдение, развитие командной работы, управление конфликтными ситуациями, и другие техники. 5. Управление самим собой через планирование личного времени, управление стрессами, другие технологии. Общие навыки управления обеспечивают значительную часть основания для развития навыков управления проектами. Они зачастую бывают основополагающими для менеджеров проектов. В любом конкретном проекте могут потребоваться навыки в некотором количестве дисциплин общего управления.

1 стартмани

01.11.2009    17551    148    larisab    25