Про заказчика и исходная ситуация.
Оптово-розничная торговая компания не из нашего региона, с которой мы познакомились ранее на теме интереса к нашей разработке, для учета по складским ячейкам для 1С:Управление торговлей 10.3, опубликованной на нашем сайте. Эту доработку мы им и установили в свое время. В структуре компании несколько крупных оптовых складов, несколько розничных магазинов, активная работа с маркетплейсами, с интернет-магазином на собственном сайте, сервисный центр по ремонту бытовой техники.
Программный учетный комплекс состоял из: 1С:Управление торговлей, ред. 10.3 (далее УТ10), 1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3 (несколько информационных баз, далее БП), 1С:Зарплата и управление персоналом (далее ЗУП). Количество пользователей в «1С» - 70.
С одной стороны, в компании в течение многих лет адаптировалась используемая УТ10 с помощью программистов под свои нужды.
С другой стороны, до некоторых важных механизмов или руки так не дошли или не попался знающий специалист «1С», например: первичные документы, фиксирующие хозяйственные операции в УТ10 с помощью нештатных (почему-то) механизмов синхронизации выгружались в БП частично, можно сказать в полуавтоматическом режиме, большая часть документов в БП билась вручную. Никакой интеграции с маркетплейсами не использовалось! Все заказы, а их немало, бились вручную в «1С», да и номенклатура с актуальными ценами не выгружалась из УТ10, а вносилась на все ресурсы вручную.
Потребность в переходе на актуальную программу.
В связи со снятием с поддержки решения УТ10 и необходимостью в перспективе работать с актуальным функционалом маркировки, ЭДО, ЭПД и так далее, потребностью иметь обновляемое, соответствующее требованиям законодательства решение, руководство поставило вопрос о плановом переходе на актуальную версию товароучетной программы на платформе «1С», в чем нас и попросили помочь.
В «конкурсе», где мы клиенту предоставили право выбора лучшего варианта между 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Комплексаня автоматизация (далее КА) победила КА. Связано это было во-первых, с выявленными планами Заказчика в перспективе открыть производственное подразделение, а в КА, как мы знаем есть производство, в отличие от 1С:УТ11. Во-вторых, с желанием отказаться от лишних обменов данными с бухгалтерской и зарплатной программами, от которых у заказчика уже накопилась усталость. Таким образом, было желание вести управленческий и бухгалтерский учет в единой системе.
Инициация проекта
Что же далее? Далее мы подготовили коммерческое предложение, с помощью которого донесли до клиента ключевые моменты: что управление решением такой задачи, в связи с ее масштабностью, надо делать с использованием проектных технологий, указали перечень и последовательность этапов проекта дали ориентировочную оценку стоимости и срокам. По итогам переговоров был подписан договор, соблюдены все условия для того, чтобы можно было приступить к первому этапу проекта – Обследованию существующей системы учета.
Этапы проекта и задачи, выполненные в ходе проекта.
Сначала кратко перечислим этапы, на которые мы разбили проект.
- Обследование существующей системы учета
- Подготовка прототипа информационной базы, развертывание
- Моделирование учетных процессов тестовой системе
- Миграция данных из старой системы в новую
- Разработка программистом (на основании требований, технических заданий)
- Обучение пользователей
- Запуск работы в новой системе
- Послепусковая консультационно-техническая поддержка
Далее, для тех, кому интересно поподробнее, думаю, удобно и наглядно будет привести информацию о задачах и результатах этапов в табличном виде. Уточню, что этапы работ, вроде бы и указаны в разумной последовательности, но выполнялись, по возможности, с наложением друг на друга, так быстрее. Например, этапы моделирования и разработки шли в одно и то же время. Намоделировали, выявили потребность в доработке, подготовили техзадание, согласовали – отдали программисту, продолжаем моделировать. В принципе, разработка как началась, так и не останавливалась по сегодняшний день.
Этапы, работы, результаты проекта
Что получил заказчик, качественные улучшения в учете по итогам проекта.
Замечу, что мы старались не перегружать проект внедрением новой функциональности, изменением бизнес-процессов, что по опыту, увеличивает риск завалить проект перехода с программы на программу. Поскольку, возникают новые задачи для пользователя, которые они ранее не делали, отсюда ненужные организационные проблемы в процессе запуска. Сотрудники ходят, жалуются начальству, что они «это новое» делать не будут, хоть увольняйте и так далее. Зачем нам это надо? Поэтому, сначала переход на новую программу «на минималках», привыкание - потом развитие на построенном фундаменте! С этим подходом было согласно руководство заказчика. Итак, главное было запустить актуальную версию программы без потери функциональности старой системы. Внедрение же много чего запланировано в дальнейшем. Но, все же кое-что не удержались (это сложно и людей жалко) и запустили сразу, а именно:
- В складском учете запущено использование ордерных складов.
- Обмен данными с «Озон», «Яндекс-маркет» и собственным интернет-магазином.
- В единой учетной системе запущен учет остатков, продаж товара в разрезе организаций.
- Возможность вести и сдавать бухгалтерскую и налоговую отчетность из единой системы без ненужных синхронизаций.
- Запущено использование учета маркированной продукции.
- Подключен электронный документооборот 1С:ЭДО, встроенный в «1С».
- Внедрена более подробная детализация расчетов с покупателями и поставщиками: позаказно.
- Теперь используется актуальная версия учетной программы, которая развивается и поддерживается разработчиком, обновляется по мере необходимости!
- Также, программистом учтено множество небольших пожеланий, делающих работу более удобной и быстрой.
Пример инструмента, используемого в проекте «Обработка для распределения складских остатков по данным бухгалтерского учета».
Потребность в разработке инструмента вытекала из того, что складские остатки по паре десятков складов никак не соответствовали остаткам в бухгалтерском учете, поскольку складской учет велся в УТ10, а бухгалтерский в Бухгалтериях. Ну и, конечно, по разным причинам, общее количество одного и того же товара в УТ10 не совпадает с данными Бухгалтерии. Иногда в УТ10 на остатках есть товар, а в Бухгалтерии его нет, а иногда наоборот. В общем ситуация такая, что цифры вообще совпадают слабо. А нам надо весь этот «компот» перенести в КА.
Итак, по нашей схеме учета, как конечный результат у нас в КА должны были быть зафиксированы три вида операций документами ввода начальных остатков товаров:
-
Документы «Остатки, совпавшие в БУ и в ОУ». Это самый правильный документ. В таком документе стоят все галочки «ОУ» и «БУ и НУ».
-
Документы «Остатки только на складах (в ОУ)». Если товар есть на складе, но его нет в бухгалтерском учете (допустим, по ошибке). В таком документе используется «Управленческая организация», ставится галочка «ОУ», галочка «БУ и НУ» не ставится.
-
Документы «Остатки только в БУ». Товара нет на складах, но есть в бухгалтерии. Эта операция фиксировалась двумя видами документов: сначала вводится документ прихода с галочками «ОУ» и «БУ и НУ», а потом документ повторяется со сторнирующими значениями количества и суммы с выбором Управленческой организации, с галочкой «ОУ».
Таким образом, используя описанную схему, мы получали схему, при которой все остатки по складам соответствовали УТ10, остатки в разрезе организаций – бухгалтерским данным, а расхождения между ними оцениваются с помощью учета по Управленческой организации. Товар, которого нет на остатках в бухгалтерском учете, но есть в складском числится на Управленческой организации. Если же имеем обратную ситуацию, когда в бухгалтерском учете количество больше – расхождение будет видно, как отрицательный остаток по Управленческой организации.
Итак, сначала мы загрузили из УТ10 складские остатки в документы «Ввод начальных остатков» по каждому складу. Потом из Бухгалтерий загрузили бухгалтерские остатки по нескольким юридическим лицам. Эти документы являлись вспомогательными, нам предстояло их переработать, создать правильные документы с их помощью, поскольку все складские остатки мы загрузили с указанием одного условного юридического лица. А бухгалтерские остатки – с указанием условного склада. Ну, не велся в бухгалтерии учет по складам!!! Здесь было не очень сложно и достаточно стандартно.
Далее мы разработали обработку следующего вида. В таких делах мы любим наглядность и поэтапность, поэтому много кнопочек и табличных частей. По кнопке «Заполнить документы» мы заполняем списки исходных документов, ранее загруженных из УТ10 и БП. Далее следующие две кнопочки по этим документам заполняют табличные части содержимым этих документов со сверткой по номенклатуре. А именно кнопочки «Список по документам БУ» и «Список по документам остатков по складам». Далее за кнопками 1-3 нехитрыми алгоритмами мы распределяем складские и бухгалтерские остатки по табличным частям, принадлежность к которым определяет операцию ввода начальных остатков, которую надо использовать, операции перечислены выше.
Табличных частей так много, что они не поместились на одной закладке. На закладке только ОУ, только БУ – формируются данные для создания соответствующих документов.
Ну, вот и почти все. Осталось на основании трех табличных частей создать документы. И не забыть снять с проведения исходные документы начальных остатков, я бы не рекомендовал их удалять. Ну и сверить ведомости по остаткам всех трех программ. У нас сошлось до копейки.
Некоторые дальнейшие планы, в реализации которых мы очень хотим принять участие.
- Внедрение системы учета по складским ячейкам.
- Использование терминалов сбора данных на складах в том числе для учета маркированной продукции.
- Развитие использования механизмов, встроенных в КА по фиксации и планированию взаимодействий с клиентами – CRM.
- Внедрение (возможно разработка) системы логистики.
Автор: Берилло М.Ю., ООО «Деловые решения», г. Барнаул.