Предыдущая часть курса: Планирование реагирования на риски. Курс по управлению проектами, часть 28
Начало курса: Что можно назвать проектом, а что нельзя, и каковы критерии успеха менеджера
Шумы в управлении проектами
Что можно назвать шумом для менеджера проектов? Шум – это все, что мешает коммуницировать. С одной стороны, шум – это какое-то физическое явление, например, грохот машин. Это понятие шума в прямом смысле. С другой стороны, шум – это все, что мешает понять собеседника: другой язык, чудовищный акцент.
Приведу вам два примера. Первый – жаргонизмы, особенно технические, инженерные. Это типичные шумы. Когда инженер использует на совещании такие слова, его никто не понимает. У меня была история: девушка – очень хороший, сильный тестировщик, пришла на совещание, где обсуждают запуск проекта. Я ее спрашиваю, сколько времени понадобится на тестирование. Она говорит, что будет смок - тестирование, поэтому понадобится столько-то дней. Все участники сидят с умными лицами, но мне непонятно, что такое смок - тестирование, поэтому я спросил, кто знает, что это за тестирование. Девушка объясняет, что в компании, где она работала, было правило пользоваться смок - тестированием. Это короткое тестирование, в течение 10 минут, на коленке. Условно говоря, проверили что после включения прибора лампочки включаются, дым (smoke) из прибора не идет. Она могла и сразу сказать, что будет короткое тестирование, но она не подумала, что ее могут не понять, поэтому использовала жаргонизм. Но проблема в другом – все участники совещания постеснялись спросить, не хотели выглядеть глупо.
Другой пример шума – канцелярит. Это выдуманный термин, но очень популярный. Это специфичная речь в госсекторе или в корпоративных бюрократических компаниях. Если вы послушаете любого современного чиновника, то он говорит, как будто не человек. Поскольку я много работал в госсекторе, видел, что речь чиновников поражена канцеляритом, у этих людей профессиональная деформация, им кажется, что так и нужно говорить. У врачей тоже может быть много непонятных слов. Врачу нужно очень быстро и точно объяснить, что он имеет в виду. К примеру, приходит пациент в клинику, и один врач говорит другому: «У него живот болит». Но это ни о чем: живот огромных размеров, в нем почти половина всех органов находится. А если врач скажет коллеге: «Боль в верхнем правом эпигастрии», он сразу поймет, в какой области болит у пациента. Более того, у врача сразу появляется вариант, какое самое вероятное заболевание при боли в этой области. Поэтому врач фокусируется на каких-то конкретных вопросах.
Это профессиональный жаргон. Шумом он станет, когда врач будет разговаривать с кем-то, кто этих слов не понимает. И врачи этим мучаются, потому что они общаются и с коллегами, и с пациентами, и им надо быть понятыми всеми. Поэтому постепенно приходится привыкать учиться. А инженеров не учат быть понятными, они чаще всего не общаются с «простыми смертными». И их жаргонизм будет мешать сильнее.
Но самое страшное – чиновники. Потому что у них специфичная речь и они совершенно не заинтересованы в том, чтобы быть понятными. От использования канцелярита мысль не становится понятнее, он не выражает мысль лучше. Пример: любой закон написан для граждан. Он должен быть написан так, чтобы любой человек его понял. Но для того, чтобы научиться читать законы, надо долго к этому привыкать, и это непростое дело.
Мой любимый пример – аудио-инструкция в питерском метро. Ее явно написал чиновник. Объявление звучит так: «Граждане, в условиях увеличенных пассажиропотоков становитесь по двое на одну ступеньку». Представьте бабушку, которая подходит к эскалатору и слышит такое объявление. Что она поймет? Что такое «увеличенный пассажиропоток»? Можно же сказать иначе, например: «Граждане, если перед эскалатором большая очередь, становитесь по двое на одну ступеньку». Ведь то же самое получилось, но более понятно. Слова в стиле «в условиях увеличенного пассажиропотока« - это и есть канцелярит. И он настолько прижился, что почти уже не замечается. Но на самом деле канцелярита в нашем окружении много, и не только в госсекторе, но и среди директоров коммерческих компаний. У меня тоже речь деформирована, я долго работал в госсекторе. И канцелярит очень сложно вытравливать, по себе знаю.
Если вам нужно избавиться от канцелярита, есть сервис glvrd.ru (главред). На этом сайте можно проверить, насколько текст легок для понимания. Мгновенно вы получаете результат – вам начисляют за текст баллы от 0 до 10. Я завел для себя правило, что если у меня есть время, я проверяю текст в этом сервисе. И если у меня меньше 8 баллов, я стараюсь текст переделать. Рекомендую посмотреть всем.
Система вычленяет дурацкие фразы, обороты, которые вы добавили по привычке. Например, он подчеркивает оборот «принимая во внимание совокупность обстоятельств», потому что он ни о чем, это просто шум. Причем робот не только подчеркивает лишние фразы, но и дает практические рекомендации, но довольно веселые. Недавно он мне написал: «Звонили из КПСС, сказали, что авторские права на этот оборот принадлежит им. Надо избавиться от него». Я пересмотрел, действительно, канцелярит. Но до загрузки на сайт сам я этого не заметил, казалось, что текст нормальный.
В целом от канцелярита избавиться сложно: он и из телевизора идет, и от коллег, и от чиновников. Если коллег вы не переделаете, то себя можете попробовать. А поскольку подчиненные очень быстро начинают походить на начальство, надо начинать с себя.
Каналы коммуникации
Следующий вопрос, который нам надо обсудить в рамках управления коммуникациями, – каналы коммуникаций. Вспомните, когда мы говорили про crashing (сжатие расписания), я рассказывал, что если вы наберете много людей, скорость работы не будет расти линейно. Особенно это касается высокоинтеллектуальных работ. Если вы яму копаете, то там прирост скорости может быть линейным. Два землекопа копают в два раза быстрее чем один землекоп. Но если программируете, творите что-то, то тогда новые участники ускоряют работу нелинейно, а иногда даже замедляют, потому что возрастает число каналов коммуникации.
Чтобы продемонстрировать, как количество участников плодит число каналов коммуникации, я подготовил картинку:
Кружочки – это люди, а стрелочки – каналы коммуникации между ними. Все со всеми общаются, и это есть во всех командах. И у 4 участников – 6 каналов коммуникации.
Если вы мысленно дорисуете пятый кружочек, то есть добавите еще одного участника, то каналов коммуникации станет уже 10.
И если вам интересно, какое количество каналов коммуникации в команде, чтобы не рисовать кружочки, придумали формулу:
Количество каналов = (N х (N – 1)) / 2,
где N – количество людей.
Эту формулу можно применить, чтобы понять, насколько увеличится количество каналов коммуникации, если людей станет больше. Я ее иногда использую, когда мне надо доказать спонсору, что мы не успеем уложиться в указанные сроки. Он предлагает взять больше людей, а я ему отвечаю, что расширение команды сильно проект не ускорит, показываю ему формулу, расчеты, объясняю, что на эти коммуникации тоже уйдет время. С формулами сложнее спорить, они помогают что-то проиллюстрировать, хотя большого смысла в этой формуле нет. Но иногда она помогает.
Предыдущая часть курса: Планирование реагирования на риски. Курс по управлению проектами, часть 28
Следующая часть курса: Матрица RACI. Курс по управлению проектами, часть 30
Начало курса: Что можно назвать проектом, а что нельзя, и каковы критерии успеха менеджера
Если вас интересует тема "Управления проектами" и вы хотите самостоятельно подготовиться к экзамену на сертификат Project Management Professional, то приглашаем пройти новый видеокурс Ивана Селиховкина "Подготовка к экзамену РМР"