Журнал кадровых изменений и перемещений "было/стало" для 1С:ЗУП/ЗГУ 3.1 и ERP/КА 2.5 (подсветка переходов, итоги, № приказа)

Задача

Месяц закрыт - руководству и кадровой службе нужна сводка: кто пришёл, кто ушёл, кто перешёл из отдела в отдел. Штатные отчёты показывают либо конечное состояние ("стало"), либо сырые записи регистра; сводку выписывают вручную по приказам, а при сверке с журналом приказов - повторно.

Отчёт формирует журнал одной кнопкой: по каждому событию - прежние и новые должность и подразделение, № и дата приказа, основание, комментарий. Смены подсвечены цветом: переходы между отделами видны без чтения строк.

Рис. 1. Основной вариант: перемещения между подразделениями с подсветкой и итогами

Рис. 2. Строка без подсветки: включите колонки "по ШР" - сменилась позиция штатного расписания.

Пояснение: Это так называемое "пустое" перемещение. Должность и подразделение одинаковые, но если включить колонки "по ШР: с/на", видно, что сменилась позиция штатного расписания (например, произошёл перевод на другой разряд или изменились условия оплаты). Этот кадр показывает глубину отчёта и заранее снимает частые вопросы кадровиков.

Почему не собрать штатными средствами

Журнал "было/стало" требует соединить регистр "Кадровая история сотрудников" сам с собой: к каждой записи о переводе подтянуть предыдущую запись того же сотрудника. СКД в пользовательском режиме такое соединение не выполняет, поэтому:

• "Кадровые изменения", "Переводы сотрудников" - только "стало" или срез на дату;
• "Движения сотрудников" - хронология строк: "было" видно в предыдущей строке сотрудника, колонок "было/стало" и подсветки нет;
• "Универсальный отчёт" по регистру - сырые записи, пары придётся собирать в Excel вручную.

Если достаточно хронологии - хватит типового отчёта "Движения сотрудников". Данный отчёт нужен тем, кому "было" и "стало" требуются в одной строке: сводка руководству, сверка с журналом приказов, подсветка переходов между отделами.

Как работает и возможности отчёта

Соединение регистра с самим собой выполнено в схеме СКД; по записям вычисляются признаки "Изменилась должность" и "Изменилось подразделение".

Технические особенности:

• № приказа - из документа-регистратора, без префиксов ИБ и организации (как в журнале приказов); основание перевода - из документа "Кадровый перевод" / "Кадровый перевод списком".
• Для временного перевода колонка "по" показывает дату возврата; дата увольнения выводится по дате приказа (запись регистра хранится следующим днём).
• Итог "Сотрудников" считает различных физических лиц - совместители учитываются по человеку, а не по договорам; итог "Ставков" суммирует ставки событий.
• Отчёт только читает данные: изменения оформляются штатными кадровыми документами ЗУП.

Дополнительные удобства (реализованы в актуальной версии):

• Условное оформление: строки подсвечиваются цветом для быстрого визуального анализа.
• Два варианта настроек: переключение между детальной сводкой и общим журналом одной кнопкой.
• Расширенные итоги: подсчёт "Сотрудников / Ставков" по организациям и подразделениям плюс общий итог.
• Встроенная справка: на форме отчёта есть кнопка "Справка" с описанием параметров, колонок, легенды и ограничений.

Подсветка

Примечание: Строка "перемещение" с одинаковыми "с/на" - не ошибка. Включите колонки "по ШР: с/на" - чаще всего сменилась позиция штатного расписания (разряд) или условие оплаты.

Два варианта отчёта

Переключение - кнопка "Изменить вариант". Период по умолчанию - текущий месяц; границы включаются, можно задать один день.

Рис. 3. Вариант "Журнал кадровых изменений" с колонкой "Вид события": в кадре приём, перемещение и увольнение

Колонки

№ п/п, Сотрудник, Таб. №, Ставков, Должность: с/на, Подразделение: с/на, Вышестоящее, Период события: с/по, № приказа, Дата приказа, Основание, Комментарий, Вид события. Колонки "по ШР: с/на" выключены по умолчанию, включаются в "Изменить вариант"; "Вышестоящее" - головная группа подразделения. Выгрузка в Excel стандартная, с сохранением оформления и подсветки.

Когда пригодится

• Сводка "кто куда перешёл" после закрытия месяца с итогами по подразделениям;
• Сверка журнала приказов с базой: № из бумажного журнала не нашёлся в отчёте - событие не проведено или проведено другим документом;
• Разбор "непонятных" переводов: строка без подсветки + включённые "по ШР: с/на" = смена разряда или вида договора;
• Список событий "на дату" для проверяющих - период в один день.

Установка и важные нюансы

Как установить:

1. Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки → Добавить → файл .erf.
2. Указать раздел размещения "Кадры" и назначить роли.
3. Открыть отчёт в разделе "Кадры", задать период.

Важно понимать:

• Отчёт показывает события, а не начисления: оплата оформляется штатными документами ЗУП.
• "Перемещение" без смены должности и подразделения - штатная ситуация: приказ об изменении оплаты труда, смена разряда, перевод срочного договора в бессрочный.
• Перевод в другую головную организацию даст пустое "было": предыдущее состояние ищется в той же головной организации.
• Без снятия конфигурации с поддержки, без расширений. В запросах - ВЫБРАТЬ РАЗРЕШЕННЫЕ: отчёт работает в безопасном режиме и не запрашивает прав больше, чем есть у пользователя.
•  

Смежные отчёты линейки

Для полного контроля рабочего времени рекомендуем также использовать: Переработки по видам времени (до расчёта) и Справка о сверхурочной работе (после) - контроль переработок по ст. 152 ТК РФ.

Другие публикации и разработки автора

• Архитектурный баг ЗУП 3.1: как "качели" графиков ломают Табель и временные таблицы - подробный разбор анатомии бага под капотом конфигурации, анализ дампов временных таблиц и инструкция по ручному исправлению.
• Сверка НДФЛ перед 6-НДФЛ: свод начислений против ведомостей выплат (ЗУП 3.1) - готовый внешний отчёт для контроля полноты удержания НДФЛ перед сдачей 6-НДФЛ.