Автоматическое уведомление об отпуске в ЗУП 3.1
Описание
Внешняя обработка для автоматической отправки уведомлений сотрудникам об их предстоящих отпусках. Обработка формирует персональные письма с PDF-вложениями, содержащими информацию об отпуске, и отправляет их по электронной почте. Также формируется сводный отчет о рассылке для получателей копий.
Обработка предназначена для автоматизации процесса информирования сотрудников о предстоящих отпусках, что позволяет своевременно планировать рабочие процессы и избегать неожиданных отсутствий персонала.
Основные возможности
- Автоматическая рассылка уведомлений сотрудникам, у которых отпуск начинается через заданное количество дней
- Формирование PDF-документов с информацией об отпуске для каждого сотрудника
- Учет переносов отпусков из документа "Перенос отпуска"
- Гибкая настройка параметров рассылки через форму настроек
- Работа по расписанию через регламентные задания
- Сводный отчет о выполненной рассылке для получателей копий
- Обработка ошибок с записью в журнал регистрации
Установка и настройка
Шаг 1: Регистрация обработки
- Откройте справочник "Дополнительные отчеты и обработки"
- Нажмите кнопку "Создать" и выберите "Внешняя обработка"
- Укажите путь к файлу обработки
.epf - Обработка автоматически зарегистрируется с необходимыми командами
Шаг 2: Настройка параметров
Откройте обработку через команду "Автоматическое уведомление об отпуске" в справочнике дополнительных отчетов и обработок.
Форма настроек обработки
Описание: Форма настроек содержит следующие параметры:
- Дата отправки — дата, на которую проверяются отпуска (по умолчанию — текущая дата)
- Количество дней — за сколько дней до начала отпуска отправляется уведомление (по умолчанию — 21 день)
- Тема письма уведомления — тема письма для сотрудников (по умолчанию — "Уведомление на отпуск")
- Учетная запись электронной почты — учетная запись для отправки писем
- Получатели копии — адреса электронной почты для получения сводного отчета (разделитель — точка с запятой)
Все поля имеют расширенные подсказки с подробным описанием назначения каждого параметра.
Шаг 3: Сохранение настроек
После заполнения всех необходимых параметров нажмите кнопку "Сохранить и закрыть". Настройки будут сохранены в хранилище настроек обработки и автоматически загружаться при следующем открытии.
Использование
Ручная отправка уведомлений
- Откройте форму настроек обработки
- При необходимости измените параметры рассылки
- Нажмите кнопку "Отправить уведомления"
- Обработка выполнит поиск сотрудников с отпусками, начинающимися через указанное количество дней
- Каждому сотруднику будет отправлено персональное письмо с PDF-вложением
Описание: При нажатии кнопки "Отправить уведомления" обработка:
- Загружает настройки из хранилища
- Выполняет запрос к базе данных для поиска сотрудников
- Формирует PDF-документы для каждого сотрудника
- Отправляет письма по электронной почте
- Формирует и отправляет сводный отчет получателям копий
Автоматическая отправка по расписанию
Для автоматической отправки уведомлений необходимо настроить регламентное задание:
- Откройте справочник "Дополнительные отчеты и обработки".
- В строк с командой "Автоматическое уведомление об отпуске (отправка уведомлений)" установите галку "Выполнять команду по расписанию".
- Установите расписание выполнения (например, ежедневно в 8:00)
- При выполнении по расписанию всегда используется текущая дата, независимо от настроек
Формируемые документы
Письмо сотруднику
Каждому сотруднику отправляется персональное письмо с темой, указанной в настройках, и PDF-вложением, содержащим:
- ФИО сотрудника
- Табельный номер
- Должность
- Подразделение
- Даты начала и окончания отпуска
- Количество дней отпуска
- Вид отпуска
Пример письма сотруднику
Описание: Письмо содержит:
- Тему письма из настроек
- Текст уведомления с информацией об отпуске
- PDF-вложение с печатной формой уведомления
Сводный отчет получателям копий
После завершения рассылки всем получателям копий отправляется сводный отчет со списком сотрудников, которым были отправлены уведомления.
Пример сводного отчета
Описание: Сводный отчет содержит:
- Тему письма с датой начала отпусков
- Список сотрудников с указанием:
- ФИО и табельного номера
- Количества дней отпуска
- Должности
- Подразделения
- Адреса электронной почты
Алгоритм работы
- Загрузка настроек из хранилища настроек обработки
- Определение даты проверки:
- При ручной отправке — используется дата из настроек
- При автоматической отправке — используется текущая дата
- Поиск сотрудников с отпусками, начинающимися через указанное количество дней:
- Учитываются отпуска из документа "График отпусков"
- Учитываются переносы отпусков из документа "Перенос отпуска"
- Исключаются уволенные сотрудники
- Исключаются сотрудники без адреса электронной почты
- Формирование уведомлений:
- Для каждого сотрудника формируется PDF-документ
- Определяется адрес электронной почты (приоритет: рабочий email, затем личный)
- Отправка писем:
- Каждому сотруднику отправляется персональное письмо с PDF-вложением
- Формируется сводный отчет для получателей копий
- Обработка ошибок:
- Все ошибки записываются в журнал регистрации
- Ошибка при отправке одному сотруднику не останавливает рассылку остальным
Технические особенности
Обработка ошибок
Все ошибки обрабатываются с записью в журнал регистрации:
- Ошибки при отправке отдельным сотрудникам не прерывают общий процесс
- Детальная информация об ошибках записывается в журнал
- Получатели копий получают отчет только при успешной отправке хотя бы одного уведомления
Хранение настроек
Настройки сохраняются в хранилище настроек обработки в справочнике "Дополнительные отчеты и обработки", что позволяет:
- Сохранять настройки между сеансами
- Использовать разные настройки для разных баз данных
- Не терять настройки при обновлении обработки
Требования
- Платформа: 1С:Предприятие 8.3
- Конфигурация: 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1 (3.1.35.48 и выше)
- Настройка электронной почты: Должна быть настроена учетная запись электронной почты в конфигурации
- Права доступа: Пользователь должен иметь права на:
- Чтение документов "График отпусков" и "Перенос отпуска"
- Чтение справочников "Сотрудники", "Физические лица"
- Чтение регистров сведений "Текущие кадровые данные сотрудников", "Кадровая история сотрудников"
- Отправку писем через электронную почту
Поддержка
При возникновении вопросов или проблем:
- Проверьте журнал регистрации на наличие ошибок
- Убедитесь, что все настройки заполнены корректно
- Проверьте наличие адресов электронной почты у сотрудников
- Убедитесь, что учетная запись электронной почты настроена правильно
Проверено на следующих конфигурациях и релизах:
- Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1, релизы 3.1.36.75, 3.1.35.48
Вступайте в нашу телеграмм-группу Инфостарт