Матрица RACI. Курс по управлению проектами, часть 30

25.03.20

Управление проектом - Компетенции и навыки РП

В контексте управления коммуникациями хочу показать матрицу RACI. Это инструмент, который применяют, когда у вас есть какая-то работа, которую неудобно встраивать в ИСР (иерархическую структуру работ) и сетевую диаграмму.

Предыдущая часть курса: Коммуникации в проекте: шумы и подсчет количества каналов. Курс по управлению проектами, часть 29

Начало курса: Что можно назвать проектом, а что нельзя, и каковы критерии успеха менеджера

 

Обычно это повторяющиеся работы, которые невозможно спрогнозировать. Например, вы проводите сложные совещания с заказчиком, распространенные на несколько филиалов. Эти совещания проходят периодически – они то есть, то их нет. Технически совещания проводить достаточно сложно: надо забронировать переговорную, надо, чтобы все получили уведомления и ответили, что придут. Если будет видеоконференция, нужно убедиться, что хорошо работает скайп, есть интернет, много еще других мелочей. Вы можете все эти вопросы решить самостоятельно, а можете распределить ответственность за их выполнение между людьми. Один находит переговорную, другой – обзванивает участников, третий – проверяет работу скайпа и наличие интернета накануне конференции.
Другой пример – командировки. Представьте, что вы с командой едете в командировку. Нужно заказать билеты, забронировать гостиницу, согласовать встречи с заказчиком, позаботиться о пропусках на предприятие. Возможно, эти все вещи стоит распределить между разными людьми.
 
Такие «активности», которые появляются время от времени,  не удастся вставить в сетевую диаграмму или иерархическую систему работ. Для них подходит матрица RACI.
 
RACI – расшифровывается, как Responsible, Accountable, Consult, Inform. Это перечисление видов ответственности.
 
Сама матрица состоит из столбцов (люди) и строк (работы), на пересечении которых будет указано, какой вид ответственности закреплен за конкретным сотрудником. Если за человеком закреплена ответственность Inform, значит, его должны держать в курсе, что данная задача выполнена. Например, кто-то копает яму, но этого человека держат в курсе, когда закончится работа. Сам не копает, не отвечает за качество работы, просто он в курсе, в каком состоянии эта работа. Если у человека роль Consult, то он консультирует, он эксперт. Например, кто-то копает яму, сам человек не копает, но он может проконсультировать, где копать нельзя, чтобы, например, не зацепить газопровод.  
 
Остается две роли Responsible и Accountable. Здесь возникают вопросы, потому что с английского оба слова переводятся одинаково – «ответственный». В чем же разница? Responsible – это человек, который работает. А Accountable – это тот человек, который принимает выполненную работу. Он самый главный, он отвечает за то, чтобы все было сделано и сделано так, как надо.
 
Accountable всегда есть, и это всегда только 1 человек, несколько их быть не может.
 
Роль Responsible может распределяться и на 10, и на 20 человек. Или это может быть только 1 человек. Но самое прекрасное, что Responsible может вообще не быть. И если Responsible не назначены, то работу должен выполнять человек с ролью Accountable.
 
Разберем матрицу на примере. Представьте, какой-то семье нужно спланировать выезд на дачу. Смотрят на погоду в пятницу утром, если хорошая, вечером едут на выходные на дачу. Обязанности раскидывают друг между другом. И если кто-то решил, что семья едет на дачу, все остальные знают, что им надо сделать к вечеру, чтобы выезд состоялся.
 
В семью входят:

  • папа;
  • мама;
  • сын 7 лет;
  • бабушка;
  • кот.

 
 
Какие работы нужно сделать, о чем подумать?
 

  • Подготовить машину;
  • Купить еду;
  • Взять игрушки;
  • Взять одежду;
  • Взять алкоголь;
  • Замариновать шашлык;
  • Взять рассаду;
  • Взять инструмент;
  • Оценить погоду.

 
Теперь надо заполнить матрицу RACI. Что писать на пересечении работ и людей? Еще лет 5 назад люди активно спорили, можно ли в одну ячейку писать по несколько букв. Но это порочная практика, буква должна быть всегда одна. Вы можете найти  и другие подходы для матрицы RACI, если начнете искать в интернете. Я рассказываю то, чем пользуюсь сам, и то, какой  подход самый распространенный: в одной ячейке – одна буква.
 
По умолчанию вышестоящие роли поглощают нижестоящие. Если я Accountable, и нет Responsible, то я сам работаю. А если есть Responsible, то они работают. Плюс я могу кого-то проконсультировать и проинформировать. Если я Responsible, то меня держат в курсе, если есть и другие Responsible.
 
Пройдемся по работам, раскидаем роли в нашем примере. Вот что получится:
 
Папа готовит машину, только у него есть права, только он в ней понимает, поэтому он все будет делать сам. Тогда папа и Accountable, и Responsible. Но самая старшая роль Accountable, поэтому пишем букву А. Но держать в курсе о том, что машина готова, будем маму и ребенка (роль Inform).
 
Следующая работа – купить еду. Мама может быть Accountable (А). Папа и сын – Responsible (R), а бабушка – консультирует, что ей надо еще докупить. Ее роль Consult (С).
 
Далее – взять игрушки. Мама – командует (Accountable), сын собирает (Responsible), папа советует, что можно взять (Consult). Но можно было сделать и по-другому. Сказать, чтобы ребенок сам собрал свои игрушки. Тогда у него роль будет Accountable.
 
Взять одежду. Маму можно назначить ответственной за эту работу. А можно сделать ее главной, и она всех будет подгонять, спрашивать, собрались ли они на дачу. В последнем случае мама – Accountable, папа, бабушка и ребенок – Responsible.
 
Взять алкоголь – эту работу будет выполнять и контролировать только папа. Он исполняет роль Accountable.
 
Замариновать шашлык – снова работа папы (Accountable). Можно сына взять в помощники (Responsible).
 
Следующее дело – взять рассаду. Допустим, эту работу будет контролировать бабушка, но выполнять все (покупать, носить в машину) будут папа с сыном. В таком случае бабушка играет роль Accountable, сын с отцом – Responsible, а маме дадим роль консультанта (Consult).
 
Взять инструмент – это дело поручим папе (Accountable), а маму проинформируем об этом (Inform).
 
Последняя работа – оценить погоду. Пусть отвечает за это сын (Accountable) и будет всех информировать: у бабушки, мамы и папы роль Inform.

 

 
Выглядит матрица следующим образом:
 


 

Если у вас одна ячейка – одна буква, это удобно. Если в одной ячейке 2-3 буквы, матрица становится нечитаемой. Разобраться в таблице сможет только исполнитель, что ему надо делать. Менеджеру ничего не будет понятно, он потеряется. А из такой таблицы все видно, кто за что отвечает, кто что делает. Мой личный опыт: если менеджер поплыл в матрице, то все развалится: кто-то забудет, кто-то забьет на свою работу, а менеджер проконтролировать все не сможет.
 
Менеджеров, которые начинают заполнять матрицу  RACI, часто клонит в 2 крайности. Первый соблазн – менеджер фокусируется на Accountable и Responsible, пренебрегая двумя другими ролями. Поэтому когда вы будете работать с такой таблицей, посмотрите, если Accountable и Responsible раскинуты, а Consult и Inform заметно меньше, скорее всего, вы что-то не додумали. Потому что проектная команда – это созвездие, и людям нужно получать информацию, быть в курсе происходящего, даже если они напрямую не участвуют в этих работах. Нужно их вовлекать сильнее. Если вы фокусируетесь на Accountable и Responsible, то есть другая матрица. Она намного проще и на русском звучит, как матрица ГВ – главных и вспомогательных. Других букв там нет, только 2. Но, на мой взгляд, эта матрица не позволяет расписать никакую работу. А матрица RACI очень емкая и с ее помощью можно разложить любое мероприятие – и поездку на дачу, и командировка. И людям понятно будет, что им надо делать. А матрица ГВ ничего никому не объясняет, только называет главных. А дальше крутись, как хочешь. Поэтому не превращайте матрицу RACI в матрицу ГВ.
 
Вторая частая ошибка менеджеров – в любой работе дать менеджеру роль Accountable. Accountable – это главный человек, который подтверждает, что работа выполнена. Поэтому менеджер пытается взвалить на себя ответственность за все работы. И в колонке «менеджер» появляется вертикаль из букв «А». Это нехорошо. Лучше распределить обязанности, заодно приучая людей на проекте к ответственности. Менеджер отвечать за все не должен. Он должен делегировать полномочия, задачи. Это не значит просто поручить кому-то выполнить задачу. Это значит передать и задачу, и ответственность за ее выполнение. Иначе люди из вашей команды не будут расти, останутся безответственными и безвольными.
 

Чтобы закрепить тему про матрицу RACI, предлагаю разобрать заполненную таблицу. Надо найти в ней 3 грубые ошибки.


 

 

 

Ошибка первая (пятая строка, 3 и 4 столбик) – Accountable за одну работу может быть только один человек. Одновременно 2 человека ответственными не могут быть.
 
Вторая грубая ошибка (шестая строка) – вообще нет  Accountable, нет ответственного.
 
Третья ошибка (седьмой столбик), классическая – за человеком не закреплена никакая роль. Матрица позволяет выявлять лишних, ненужных людей. Они не только не работают, мы их даже не информируем о ходе работ, то есть им все равно. Зачем такие нужны? И матрица в этом случае дает хороший повод мягко расстаться. Но есть и второй вариант. Возможно, при заполнении матрицы мы ошиблись, мы не предвидели какие-то вещи, возможно, этих людей надо информировать, с ними надо консультироваться. Но если это не ошибка, наверное, стоит задуматься, зачем нужен такой человек в команде или на проекте.

 

Предыдущая часть курса: Коммуникации в проекте: шумы и подсчет количества каналов. Курс по управлению проектами, часть 29

Следующая часть курса: Развитие команды проекта и командообразование (тимбилдинг). Курс по управлению проектами, часть 31

Начало курса: Что можно назвать проектом, а что нельзя, и каковы критерии успеха менеджера

 

Если вас интересует тема "Управления проектами" и вы хотите самостоятельно подготовиться к экзамену на сертификат Project Management Professional, то приглашаем пройти новый видеокурс Ивана Селиховкина "Подготовка к экзамену РМР"

См. также

Технические навыки аналитика 1С

Компетенции и навыки РП Бесплатно (free)

Часто аналитики входят в профессию и ограничиваются знаниями конкретных конфигураций. Но аналитик 1С – это, в том числе, технический специалист, и он должен обладать соответствующими навыками. О том, как аналитику не превратиться в консультанта, пойдет речь в статье.

20.05.2024    500    0    TanyaRi    0    

4

Адекватность РП и тимлидов. Часть 1. Вмешательство в процесс и влияние на результат

Компетенции и навыки РП Конфигурации 1cv8 Бесплатно (free)

В процессе написания статей на тему Идеальное место работы ЗУПера нужен аргументированный текст про адекватного РП и тимлида. Информации получилось много, поэтому выделю в отдельные 2 статьи. Рассмотрим все особенности работы руководителей проектов.

02.05.2024    2100    0    biimmap    34    

32

Как быть эффективным руководителем проекта, а не экскурсоводом для команды стейкхолдеров

Компетенции и навыки РП Бесплатно (free)

Статья о том, как быть эффективным руководителем проектов. Кто такой руководитель проектов, что подразумевает эта роль в проекте, и зачем она нужна?

22.03.2024    686    0    PChizhov    0    

6

Управление проектом Руководителем проекта со стороны Заказчика

Компетенции и навыки РП Взгляд со стороны Заказчика Бесплатно (free)

Самый важный человек на проекте – это РП со стороны заказчика. Он принимает все решения и за эти решения зачастую отвечает головой. О том, кого выбрать руководителем проекта со стороны заказчика, как работать с заинтересованными сторонами, собрать рабочую группу, экономно расходовать бюджет и бороться с саботажем, расскажем в статье.

26.02.2024    1104    0    user1270271    0    

13

Нужно ли аналитику 1С знать конфигурирование?

Компетенции и навыки РП Работа с требованиями Бесплатно (free)

Аналитики 1С не всегда хорошо представляют себе, в каких таблицах системы хранятся данные, и из каких объектов состоит конфигурация. Как следствие – технические задания часто получаются непонятными для разработчиков. Расскажем о том, зачем аналитику разбираться в таких темах, как конфигуратор и структура метаданных, регистры, запросы, СКД, интеграция и обмен данными.

02.02.2024    1676    0    otkalo    1    

11

5 основных внутренних ограничений руководителя

Компетенции и навыки РП Бесплатно (free)

В статье поделимся способами, которые помогут руководителям отойти от операционных дел в компании. Расскажем, как начать доверять сотрудникам и делегировать, зачем ставить гипотезы и экспериментировать, и главное – как развивать себя и преодолеть внутренние ограничения, которые мешают эффективности.

22.01.2024    1160    0    andmakarov    2    

13

Риски, роли, книги и светлое будущее для ПМов: проектный дайджест #35

Компетенции и навыки РП Обучение и наставничество Инструменты управления проектом Бесплатно (free)

Что интересного писали про управление проектами за прошедшую неделю? Мы прочитали все публикации vc, Хабра, Инфостарта (и не только) и выбрали самые крутые и полезные.

09.10.2023    981    0    Birby    0    

2

Методика оценки задач или Как «не угореть» по срокам

Компетенции и навыки РП Бесплатно (free)

Часто на проекте внедрения нужно понять, сколько времени уйдет на ту или иную задачу. От правильности расчета зависит, успеет ли разработчик сделать задачу в оговоренные часы или будет перерабатывать по ночам, и останется ли заказчик доволен стоимостью и сроками. Расскажем о простой методике расчета трудоемкости задач, которая позволит добиться оптимальных оценок и укрепить лояльность заказчика.

31.08.2023    2734    0    Midzgun    4    

13
Оставьте свое сообщение