От кандидата до сотрудника: как замкнуть HR-цикл в одной системе и повысить ее эффективность

Почему автоматизация – незаменимый шаг к повышению эффективности работы

В этой статье поговорим на достаточно интересную тему – автоматизацию HR-процессов. Как все это уместить в одну экосистему и снизить количество рутинных операций за счет автоматизации.

Почему автоматизация – это незаменимый шаг к повышению эффективности работы?

Бухгалтерия и HR-службы, на самом деле, тратят до 60–70% времени на рутинные операции. Что это такое? Бухгалтерию у нас всегда пытают различными запросами документов, справок, заявлениями. А у HR-служб достаточно много времени отнимают поиск и подбор кандидатов: публикация вакансий на различных сайтах, сбор обратной связи, анкетирование и прочее.

Это огромная работа, которую часто не видят, но она есть. И как итог – высокая нагрузка, ошибки, потеря времени и смещение фокуса со стратегических задач.

Зачем вообще автоматизировать HR-процессы? Что это позволяет сделать?

• Перевести типовые запросы сотрудников в самообслуживание. То есть сотрудники могут самостоятельно отправлять какие-то запросы, автономно. Уже не нужно посещать бухгалтерию, не нужно ходить к HR, не нужно отвлекать их от работы.

• Сократить ручной труд и количество ошибок.

• Ускорить согласования и оформление кадровых документов.

• Обеспечить единое и прозрачное хранение данных.

Связка продуктов: Кабинет сотрудника и 1С:Персонал

Поговорим о такой связке программных продуктов, как Кабинет сотрудника и 1С:Персонал.

Как эта связка помогает в решении вопросов автоматизации?

• Она снижает поток обращений в HR и бухгалтерию.

• Автоматизирует кадровые процессы и передачу данных.

• Повышает прозрачность для сотрудников и руководителей, потому что все находится в одной экосистеме и наглядно.

• Освобождает время специалистов для задач развития.

Как результат – меньше рутины, больше эффективности, ниже нагрузка и выше качество HR-сервиса.

Как внедрить КЭДО в HR-процессы: на примере кейса компании рассмотрим задачи, сложности, этапы

Это живой пример, который уже существует и уже внедрен: какие сложности были, какие этапы проходили и что вообще было сделано.

В целом о компании. Это средний производитель листового металла, штат – 420 человек. Сотрудники там работают достаточно разные: это ИТР и цеха. Основная деятельность – заказная металлическая обработка.

Как изначально был устроен процесс? На самом деле, я думаю, так он устроен в большинстве компаний, у которых отсутствует автоматизация данного участка.

HR тратил много времени на подбор, работу с резюме и коммуникацию с кандидатами. Кадровый документооборот был бумажным: заявления, приказы, различные справки – все было в бумажном виде. И, естественно, чтобы подготовить все эти документы, нужно было сначала все внести в систему, распечатать, найти сотрудника и подписать. Кажется, будто это отнимает не так уж много времени. Но если все собрать в совокупности, это очень большие трудозатраты.

Были посчитаны трудозатраты на одного сотрудника кадрового делопроизводства: сколько в среднем занимает прием и адаптация нового сотрудника, который появляется в компании, не говоря уже о тех, кто уже работает. Чтобы оформить одного сотрудника в штат, уходит примерно 5 часов.

Что сюда закладывается? Подготовка всех документов, внесение в базу, подпись трудового договора, оформление обходных листов. Такое очень часто есть в компаниях, и у нашей компании-заказчика такая история тоже была. Прохождение адаптации – это анкетирование, знакомство с различными регламентами и положениями. Как правило, чтобы запустить сотрудника в работу, уходило от трех до пяти рабочих дней. То есть это вся информация о том, что он должен делать, ознакомление с функциональными обязанностями и так далее.

Проблемы бизнеса до внедрения

С какими проблемами для бизнеса сталкивались?

• Это долгий онбординг.

• Это ошибки в документах из-за человеческого фактора. Все мы люди: можем где-то опечататься, что-то не так оформить, вложить не все документы. Потом приходится бегать за сотрудником и отдавать их.

• И большие трудозатраты рекрутеров на сопровождение процесса подбора. Что это значит? Это, как я уже говорила, публикация вакансий, анкетирование, оформление кадрового резерва. То есть где-то все это нужно хранить, потом где-то это нужно найти. И на все это тратится очень много времени.

Этапы внедрения и сопротивление изменениям

Теперь поговорим о том, с какими – я не назову это сложностями, – но с какими этапами и шагами мы сталкивались.

Это сопротивление сотрудников и руководителей – страх потерять привычные процессы, низкая цифровая грамотность у персонала. Как правило, когда автоматизируется какой-то участок, все новое у людей вызывает страх. Потому что будет уже не так, как прежде, что-то может пойти не так, процессы придется перестраивать, привыкать к новым реалиям. То есть это всегда вызывает внутреннее сопротивление.

Задачи проекта автоматизации

Какие задачи стояли?

• Оцифровать поддержание кадровых процессов: подбор, адаптацию, учет.

• Настроить прозрачный сервис для сотрудников и мобильный доступ, чтобы они существовали автономно и все видели про себя.

• Также нужно было снизить трудозатраты HR на сопровождение процессов подбора и адаптации.

• Провести внедрение без протеста у персонала. Этот пункт оказался самым интересным. Далее расскажу, как мы с этим работали и как это приняла компания.

Дорожная карта внедрения

На изображении представлена дорожная карта внедрения. Это те этапы, которые мы проходили на пути к автоматизации данных участков.

Первый этап – аудит и проектирование: карта текущих процессов, ключевые сценарии. Это подготовка перечня всех документов, которые оформляются в компании: что нам необходимо оцифровать, что необходимо внедрить.

Дальше – проектирование сценариев использования сервиса сотрудниками. Это подготовка всех подписей, потому что все документы подписываются электронными подписями. Это подготовка всех процессов: как это проходит у них сейчас и как это привести в автоматизацию.

Настройка шаблонов и процессов – это шаблоны приказов, роль-менеджмент, различные сценарии маршрутов подписания документов, согласования отпусков, вообще процесса перехода документов от этапа к этапу.

Чтобы это было безболезненно и было принято сотрудниками, чтобы не было протеста, мы запускали это пилотом. Сначала мы автоматизировали примерно 120 человек из всего штата, напомню, их 420. Это было нужно для того, чтобы отладить все процессы, чтобы сотрудники поняли, как с этим работать, и донесли до остальных, что в этом ничего страшного нет.

Подготовка данных для внесения сведений, приведение в порядок штатного расписания – это очень важный процесс не только при автоматизации таких вещей, но и в принципе. Всегда важно учитывать и вносить все данные так, чтобы они были корректны: чтобы штатное расписание соответствовало, чтобы данные по сотрудникам были внесены полностью – персональные данные, номера телефонов, почты и так далее. Чтобы все у нас было в соответствии.

И потом уже шло постепенное подключение оставшихся сотрудников к сервису.

Сопротивление сотрудников
 

• Часть сотрудников не доверяла новому цифровому сервису. Как я уже сказала, все новое всегда вызывает страх.

• Были опасения длительного обучения. Потому что, когда внедряется что-то новое, очень страшно, что не разберешься, не справишься, нужно будет долго обучаться, к кому-то бегать, задавать вопросы. Здесь были опасения как со стороны руководителей, так и со стороны сотрудников.

• И был страх изменения привычных процессов в работе.

Какие меры по мягкому внедрению мы приняли?

• Пилот с «низким порогом входа» – как я уже говорила, мы подключали всех постепенно.

• Подготовили пакет гуманного обучения: инструкции, видео и материалы в печатном виде, чтобы закрыть основные вопросы, которые могут возникать у сотрудников, чтобы они чувствовали себя уверенно и могли найти ответ на любой вопрос.

• Всегда поддерживали коммуникацию.

Как устроен процесс

Как теперь устроен процесс подбора персонала и его ведения?

• Создан единый личный кабинет. Размещаются вакансии, все отправляется на рекрутинговые сайты, поскольку у сервиса 1С:Персонал есть интеграция с сайтами по подбору сотрудников. Таким образом создается единое пространство для ведения кандидата и его приема на работу.

• HR отслеживает отклики и связывается с кандидатами из личного кабинета. Поскольку оформляется личный кабинет для соискателя, он может без проблем коммуницировать с HR-службами, задавать уточняющие вопросы и в целом не терять связь.

• Создается личный кабинет кандидата – собственно, о чем я уже сказала.

• HR формирует тестовые задания и отправляет их кандидату из своего личного кабинета. Благодаря автоматизации теперь есть возможность создавать тестовые задания, проводить анкетирование прямо в сервисе и хранить всю необходимую информацию в едином личном кабинете.

Теперь вся информация не теряется, все под рукой. Не нужно сохранять что-то на дисках, а потом искать всю историю по кандидату: как с ним связывались, что это было и на каком этапе он находится. Также стало удобно формировать кадровый резерв.

Новый процесс приема на работу

По поводу приема на работу: как теперь устроен процесс у компании? Если помните, в начале я говорила, сколько времени занимали эти процессы раньше. Трудоустройство занимало 5 часов. Теперь, чтобы принять сотрудника в штат, нужно буквально 5–10 минут.

Онбординг, планы адаптации, вся информация о сотруднике хранятся в единой экосистеме. И опять же – сокращаются трудозатраты.

В работе с персоналом затраты времени на подписание и сбор документов снижены до 2–3 минут. Поскольку создаются, как я уже сказала, личные кабинеты, из них можно подписать все заявления, приказы, трудовой договор. Все можно подписать с телефона – теперь все под рукой.

Какие инструменты используют

Какие инструменты из функционала 1С:Кабинет сотрудника использует компания?

Это личный кабинет сотрудников, электронный кадровый документооборот с электронной подписью, отправка расчетных листов, история согласования, уведомления – все теперь хранится в единой системе.

Контроль возвращенных подписанных документов – это очень важный момент. Теперь ответственные лица в компании могут прекрасно видеть, кто подписал расчетные листы, кто подписал документы. Не нужно перепроверять все по архивам, как это было раньше, когда документы хранились в красивых папочках на столах. Все теперь находится в единой системе. И можно еще раз дернуть сотрудника, если что-то не подписано.

Также есть отправка нестандартных форм документов. Были разработаны формы документов не только те, которые находятся в программном продукте 1С, потому что в каждой компании есть свои нетиповые документы, которые требуются. Теперь они тоже используются.

Настройка маршрутов согласования и подписания документов – еще один очень важный момент. Маршруты согласования были настроены таким образом, что при отсутствии, например, руководителя теперь не нужно беспокоиться, что отпуск не подпишут, потому, напомню, все находится в телефоне, в личном кабинете. Где бы руководитель ни находился, он может либо кого-то оставить за себя и передоверить право подписи на согласование, либо просто подписать документ самостоятельно.

Какие инструменты используются из функционала 1С:Персонал?

Это витрина вакансий, личный кабинет кандидата. На изображениях представлены скриншоты, как это выглядит. Также используются воронки подбора, единая база кандидатов, планирование мероприятий, чек-листы, аналитика и прохождение адаптации.

Важный момент: в сервисе 1С:Персонал можно создать свои анкеты, свои тестовые задания, посмотреть по мониторингу, насколько эти тестовые задания пройдены, и сохранить эту информацию на будущие периоды. Даже если сейчас мы не готовы, например, взять сотрудника в штат, в будущем мы готовы его рассматривать.

Это, как я уже сказала, опросы, тестирование, анкетирование для оценки сотрудников и кандидатов, отображение оргструктуры, разграничение доступа и интеграция, а также аналитика и отчетность по текущей ситуации и причинам увольнения.

Результаты внедрения

Онбординг, напомню, раньше занимал от трех до пяти дней. Теперь он занимает всего два рабочих дня. Один час занимает прием сотрудника вместо пяти часов. Трудозатраты на сопровождение процесса подбора снижены на 30–40% – как раз благодаря тому, что теперь все находится в единой экосистеме.

Экономия на бумаге, архивации и операциях при грубых подсчетах составляет от 400 до 650 тысяч рублей в год. Я думаю, что это существенная экономия. Тем более в наших реалиях, когда в компаниях в целом проходит оптимизация расходов, это приличное подспорье для бизнеса.

Срок окупаемости проекта – 6–10 месяцев. Дальше я расскажу, как это все рассчитывать.

75% активных пользователей кабинета среди адаптированных сотрудников – это очень хороший процент. Мы верим, что он будет дальше повышаться, потому что все равно есть сотрудники, которые, возможно, пока относятся к сервису несколько недоверительно. Есть и возрастные сотрудники, там тоже есть свои истории. Но в целом это очень хороший результат.

Качественные выгоды внедрения

Улучшение репутации работодателя. Мы не забываем в целом про бренд компании, бренд организации. Это хороший уровень, когда все прозрачно не только для сотрудников внутри компании, но и для будущих сотрудников и соискателей.

Процесс найма и адаптации стал более прозрачным, и это снизило отказы от оферов. Потому что кандидаты, будущие сотрудники, видят, что работодатель ничего не скрывает, все прозрачно, есть коммуникация, с ними никто не теряет связь. И это, на самом деле, очень хороший уровень.

Также снизилось сопротивление при последующих цифровых инициативах. Когда появляется что-то новое, то возникает протест. Но когда это внедряется и все видят, что все было не так страшно, как казалось изначально, то на будущих проектах такого протеста уже нет.

Лайфхаки по работе в сервисах 1С:Кабинет сотрудника и 1С:Персонал

Существуют интеграции с рекрутинговыми сайтами: SuperJob, HeadHunter – то есть со всеми площадками, которые у нас есть, можно проинтегрироваться. Также есть личный кабинет кандидата, который я показывала на предыдущих изображениях.

Обмен с 1С, обмен с «Кабинетом сотрудника» – это бесшовная интеграция, все существует вместе. Есть расширение браузера для HR и витрина вакансий.

• Интеграция с рекрутинговыми сайтами (hh.ru, rabota.ru, zarplata.ru, superjob.ru, avito.ru).

• Сбор откликов, работа с ними по вакансии.

• Ведение процесса подбора и коммуникации с кандидатами.

Как настраивается обмен и интеграция с «Кабинетом сотрудника»? И с чем вообще он настраивается? Это:

• 1С:Зарплата и управление персоналом 8.

• 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8.

• 1С:ERP Управление предприятием.

Расчет ROI

Наверное, самый интересный блок – экономический анализ, который был проведен по выгодам. Формула вышла достаточно непростая:

На самом деле ROI можно рассчитывать несколькими методами. Здесь применили такой подход: были посчитаны затраты в деньгах на прием и сопровождение одного сотрудника.
 

Средняя стоимость часа сотрудника КДП – 600 рублей. Затраты на обслуживание сотрудников по КДП – 2 миллиона рублей в год. Средняя стоимость часа работы сотрудника – 800 рублей.

Прямые затраты, которые были учтены, – это стоимость внедрения 420 кабинетов. Стоимость сервиса фиксированная – вышло 133 рубля. И стоимость самого внедрения – тоже не такие огромные затраты, как казалось на этапе внедрения.

При этом нельзя учитывать только прямые затраты, нужно учитывать и косвенные. Поскольку сотрудники тоже участвовали в проекте внедрения, стоимость их работы составила примерно 110 тысяч рублей.
 

ROI составил 301%. Я считаю, что это очень хороший результат, который показывает окупаемость данного внедрения.

По ссылке //infostart.ru/support/kedo/#useful находятся все полезные материалы, все расчеты и карты внедрения.

*************

Статья написана по итогам доклада (видео), прочитанного на конференции INFOSTART TEAM EVENT.