В помощь кадровику. Отчет "Штатное расписание и расстановка на выбранные даты"

Отчеты - Бухгалтерские

Отчет будет полезен работникам кадровых и финансовых служб, а также разработчикам кадровых отчетов. В своей практике внедрений прикладного решения «1С: Зарплата и Управление персоналом» редакции 2.5 (и аналогичных блоков УПП ред. 1.3, и ЗиКБУ 1.0) внутри холдинга РЖД я часто сталкивался с необходимостью создания синтетических отчетов, которые бы объединяли в себе данные одновременно и штатного расписания и штатной расстановки, причем не на одну заданную дату, а на произвольный набор заданных дат, чтобы пользователь имел возможность анализировать данные кадрового учета в динамике, с возможностью вывода данных в таблицах и в графиках. О том, какую пользу может принести подобный синтетический отчет заинтересованным пользователям и о том, как правильно «синтезировать единорога» рассказываю ниже. Отчет сделан на платформе 8.3.11.2867 и тестировался для ЗУП 2.5.126.1.

 

 

Задачи подобного рода я в шутку называю скрещиванием «ужа с ежом».

У опытного специалиста на выходе в соответствии с заданием получается «единорог».

 

 

Содержание:

1.            Назначение отчета

2.            Порядок предоставления доступа к отчету и его настройкам

3.            Описание отчета и его полей

4.            Предустановленные настройки отчета

    4.1 Настройки отчета для кадровиков

        4.1.1      Настройки отчета «1.1 Иерархия подразделений»

        4.1.2      Настройки отчета «1.2 С окладами»

        4.1.3      Настройки отчета «1.3 Поиск ошибок»

    4.2 Настройки отчета для экономистов

        4.2.1      Настройки отчета «2.1 Численный состав»

        4.2.2      Настройки отчета «2.2 Проф. состав»

        4.2.3      Настройки отчета «2.3 Категории стат. учета»

        4.2.4      Настройки отчета «2.4 ФОТ по штатке»

 

 

 

1. Назначение отчета

Назначение отчета «Штатное расписание и расстановка организаций на выбранные даты»:

  1. собор и компоновка введенных в программу данных по штатному расписанию в необходимых разрезах на одну или несколько (без ограничения) заданных пользователем дат, как следствие построение отчета в «динамике» по дням/месяцам/годам;
  2. расшифровка штатной расстановки для каждой позиции штатного расписания, включая размеры текущих основных начислений сотрудников (окладов) с учетом произведенных индексаций;
  3. сверка данных штатного расписания и штатной расстановки: для каждой позиции штатного расписания будет собираться штатная расстановка (штатное расписание главная таблица по отношению к расстановке).
 

 

 

2. Порядок предоставления доступа к отчету и его настройкам

Владелец отчета – Подразделения холдинга по работе с персоналом. 

Доступ к просмотру отчета и всех его настроек, созданию новых настроек отчета предоставляется на основании согласованной «Заявки на подключение пользователя».  

Редактирование существующей настройки отчета пользователю разрешено в случае, если это право закреплено за пользователем или группой пользователей в свойствах самой настройки отчета.

 

 

 

3. Описание полей отчета

Перечень полей отчета представлен на рисунке 1:

Рис.1 – Поля отчета

 

Поля сгруппированы по двум папкам: «Штатное расписание» (1) и «Штатная расстановка» (2)

Поля с иконкой "зеленый столбик" называются ресурсами отчета, по этим полям могут рассчитываться итоги по горизонтали или вертикали.

Показатели из папки «Штатное расписание» не рассчитываются по сотрудникам, поскольку штатное расписание ведется в обезличенных штатных единицах.

Показатели из папки «Штатная расстановка» рассчитываются по сотрудникам, см. рисунок 2.

Рис.2 – Показатели штатного расписания не рассчитываются по сотрудникам

Показатель «Размер начисления сотрудника» - это поле, в которое выводится размер в заданной валюте основного начисления сотрудника, в большинстве случаев это просто размер оклада сотрудника в рублях на отчетную дату. 

Показатель «Размер начисления сотрудника» - может быть заполнен и для вакансии, но только в том случае, если максимальная и минимальная ставки вилки оклада в штатной единицы равны между собой.

В отчете есть три общих поля, не вошедшие в папки:

«Отчетная дата» - это одна или несколько дат, которые пользователь задает перед формированием отчета. Рекомендуется использовать поле как колонку таблицы в структуре отчета или как серию в диаграмме, смотри рисунок 3:

Рис.3 – Примеры использования поля «Отчетная дата»

  1. «Занимаемых ставок сотрудника минус освобожденных ставок сотрудника плюс вакантно» и «Количество ставок равно занимаемых ставок сотрудника минус освобожденных ставок сотрудника плюс вакантно» - это два расчетных поля, которые позволяют делать сверку штатного расписания и расстановки и находить ошибки ведения учета.

Особенности сбора данных из базы:

  1. если в штатном расписании нет данных о созданных штатных единицах в подразделении, то для этого подразделения не будет формироваться штатная расстановка, даже если в это подразделение были приняты сотрудники;
  2. вакансии штатного расписания расшифровываются пустыми строчками при формировании записей штатной расстановки, рисунок 4.

Рис.4 – ФИО сотрудника для вакансии не заполняется

 

 

 

4. Предустановленные настройки отчета

Отчет написан с использованием технологии СКД и позволяет пользователю создавать и изменять настройки отчета. Настройка отчета – это набор данных, содержащий информацию о внешнем виде отчета и его отборов, которые пользователь создал для решения конкретной задачи. Внешний вид настроек отчета показан на рисунке:

Рис.5 – Настройки отчета

 

4.1 Настройки отчета для кадровиков

Данные отчета используются пользователями с ролью Кадровик при работе со штатным расписанием, при поиске ошибок ведения штатного расписания и расхождений между штатной расстановкой. Отчет имеет предустановленные настройки, созданные специально для кадровиков. 

4.1.1 Настройка отчета "1.1 Иерархия подразделений"

Настройка отчета «1.1 Иерархия подразделений» - выводит штатное расписание на заданные пользователем даты (в хронологической динамике) по иерархии структуры подразделений, возможны группировки по полям «Организация», «Должность», «Сотрудник», при этом данные по сотрудникам берутся из штатной расстановки. Структура настройки отчета показана на рисунке ниже.

Рис.6 – Структура отчета, настройка «1.1 Иерархия подразделений»

4.1.2 Настройка отчета "1.2 С окладами"

Настройка отчета «1.2 С окладами» - выводит штатное расписание и информацию об окладах из штатной расстановке на заданные пользователем даты (в динамике) по иерархии структуры подразделений, возможны группировки по полям «Организация», «Должность», «Сотрудник».

Рис.7 – Структура отчета, настройка «1.2 С окладами»

 

Пример собранных данных с помощью этой настройки отчета (Демо база ЗУП):

4.1.3 Настройка отчета "1.3 Поиск ошибок"

Настройка отчета «1.3 Поиск ошибок» - выводит штатное расписание и штатную расстановку на заданные пользователем даты (в динамике) по иерархии структуры подразделений, возможны группировки по полям «Организация», «Должность», «Сотрудник». Основная особенность этой настройки – вывод «проверочного» поля: «Проверка: КолСтавок=Занимаемых-Освобожденных+Вакантно» - это поле  помогает искать ошибки ведения штатного расписания и соотносит его со штатной расстановкой.

Рис.8 – Структура отчета, настройка «1.3 Поиск ошибок»

 

 

 

 

4.2 Настройки отчета для экономистов

Данные отчета используются экономистами при формировании отчета директору, подготовке форм бюджетов.

Перед тем как формировать данные из этого отчета экономистам надо обратиться к кадровикам для уточнения актуальности данных штатного расписания в программе, т.к. между утверждением изменений в штатном расписании и его отражением в «1С» должно пройти некоторое время.

Отчет имеет предустановленные настройки, созданные специально для экономических подразделений.

 

4.2.1 Настройка отчета "2.1 Численный состав"

Настройка отчета «2.1 Численный состав» - выводит количество ставок штатного расписания на заданные пользователем даты (в динамике) по иерархии структуры подразделений, возможны группировки по полям «Организация» и дополнительным свойствам справочника Подразделения.

Рис.9 – Структура отчета, настройка «2.1. Численный состав»

4.2.2 Настройка отчета "2.2 Проф состав"

Настройка отчета «2.2 Проф. состав» - выводит количество ставок штатного расписания на заданные пользователем даты (в динамике) по должностям.

Рис.10 – Структура отчета, настройка «2.2 Проф. состав»

4.2.3 Настройка отчета "2.3 Категории статистического учета"

Настройка отчета «2.3 Категории стат. учета» - выводит количество ставок штатного расписания на заданные пользователем даты (в динамике) по иерархии структуры подразделений, возможны группировки по полям «Организация» и дополнительным свойствам справочника Подразделения, при этом в колонках отчета выводятся поля «Отчетная дата» и «Категория статистического учета».

Рис.11 – Структура отчета, настройка «2.3 Категории стат. учета»

 

4.2.4 Настройки отчета "ФОТ по штатке"

Настройка отчета «2.4 ФОТ по штатке» - выводит количество ставок, среднюю тарифную ставку и средний ФОТ штатного расписания на заданные пользователем даты (в динамике) по иерархии структуры подразделений, возможны группировки по полям «Организация», «Должность» и дополнительным свойствам справочника Подразделения. Показатель «Средняя тарифная ставка» определяется как среднее значение между минимальным и максимальным значением вилки в штатной единице, а показатель «Средний ФОТ» - это произведение «Средней тарифной ставки» на «Количество ставок».

Рис.12 – Структура отчета, настройка «2.4 ФОТ по штатке»

Например, средний ФОТ Подразделение1 327340, который получается как сумма всех средних тарифных ставок входящих в Подразделение1 штатных единиц умноженных на количество ставок. При этом показатели не могут рассчитываться по сотрудникам, т.к. они обезличены и относятся к штатным единицам.

Рис.13 – Пример расчета показателя «Средний ФОТ»

 

 

 

4.3 Настройка отчета "График динамики показателей"

Настройка структуры отчета для вывода данных в динамике в график показана на рисунке ниже:

Пример работы настройки отчета:

 

 

Вопросы, предложения сотрудничества и замечания по статье пишите в комментариях, в личку или по адресу Panteleevi@inbox.ru.

Резюме автора: //infostart.ru/job/resume/537490/

Если статья принесла Вам пользу, то поддержите развитие публикации и автора - поставьте звездочку и/или напишите комментарий. 

С пожеланием творческих успехов всем посетителям сайта ИС, Пантелеев Иван.

Скачать файлы

Наименование Файл Версия Размер
Отчет "Штатное расписание и расстановка на выбранные даты" ЗУП 2.5.126.1
.erf 47,74Kb
28.03.18
12
.erf 2.5.126.1 47,74Kb 12 Скачать

См. также

Комментарии
1. rjhev korum (корум) 315 18.01.18 11:35 Сейчас в теме
(1) Спасибо.
Показал персональщикам - смотрят, думают, уже неделю ни слуху ни духу. Видать, оторваться не могут :)
2. Иван Пантелеев (RailMen) 754 18.01.18 15:50 Сейчас в теме
(1) Отлично, если "персональщики" чего-то еще попросят - пиши!
3. Andrey Ju (Kontakt) 60 12.02.18 07:11 Сейчас в теме
Классный отчет! Подскажите какой лучше настройкой воспользоваться, чтоб вывести все изменение на дату? Вывести только изменение.
4. Иван Пантелеев (RailMen) 754 12.02.18 11:42 Сейчас в теме
(3) что вы имеете ввиду "вывести только изменение"?
5. Andrey Ju (Kontakt) 60 12.02.18 14:24 Сейчас в теме
(4) Например на 1 января поменялся только оклад у одной должности в штатке. Необходимо вывести только это изменение либо должность. Ведь другие должности в штатном расписание мы не трогали.
6. Иван Пантелеев (RailMen) 754 12.02.18 17:53 Сейчас в теме
(5) В ЗУП 2.5 Штатка ведется в периодическом регистре сведений. Любое изменение штатки - это новая запись в регистре. Отчет выводится на серию дат, в частном случае на одну дату, допустим, на 01.02.2018 - на эту дату отчет покажет последние к дате записи по регистру "Штатное расписание". Любая запись в регистр - это ИЗМЕНЕНИЕ.
7. Andrey Ju (Kontakt) 60 13.02.18 06:42 Сейчас в теме
(6) я знаю. В Вашем отчете есть такая надстройка только на изменение?
8. Иван Пантелеев (RailMen) 754 13.02.18 17:37 Сейчас в теме
(7) Любая запись в регистр это изменение, т.е. чтобы отобразить в отчете нужные вам "только измененные" мне достаточно сделать флаг "не показывать первые записи" (по комбинации измерений). Если первые записи скрыть, то оставшиеся записи будут те, которые вам нужны. Верно я понял вас?
9. Andrey Ju (Kontakt) 60 14.02.18 07:08 Сейчас в теме
(8) да. Либо отбор по дате на новые записи.
10. Юля Фамилия (Hla) 64 07.03.18 12:48 Сейчас в теме
Хороший отчет! +. Жаль для ЗУП 3.1.5 не подходит.
11. Иван Пантелеев (RailMen) 754 03.04.18 21:07 Сейчас в теме
(10) для зуп 3.1 постепенно создаю отчеты. Но их публиковать буду в новых статьях. Следите за новостями)
Оставьте свое сообщение