ШТАТНАЯ РАССТАНОВКА
Сотрудники, вакансии, ставки и плановый ФОТ в одном отчете
При работе со штатным расписанием регулярно возникает необходимость быстро получить ответы на несколько связанных вопросов:
— сколько ставок предусмотрено штатным расписанием;
— сколько ставок фактически занято;
— какие позиции остаются вакантными;
— кто занимает конкретную должность;
— как сотрудники распределены по подразделениям;
— какой плановый ФОТ приходится на сотрудника, должность или подразделение;
— из каких составляющих формируется плановый ФОТ;
— как неполная занятость влияет на количество занятых ставок и стоимость персонала.
Когда такую информацию приходится собирать из нескольких источников и затем объединять вручную, даже простой анализ штатной численности начинает занимать заметное время.
Отчет «Штатная расстановка» объединяет кадровую и расчетную информацию в одной наглядной форме.
В результате пользователь получает единую картину:
Организация
→ Подразделение
→ Должность
→ Сотрудник
→ Занятость
→ Плановый ФОТ
ЧТО ПОКАЗЫВАЕТ ОТЧЕТ
В отчете доступны следующие показатели:
— подразделение;
— должность;
— сотрудник;
— количество ставок;
— занятое количество штатных единиц;
— количество вакантных ставок;
— оклад;
— премия;
— доплаты;
— районный коэффициент;
— надбавка;
— плановый ФОТ;
— процент премирования;
— примечание по сотруднику;
— количество ставок без учета неполных графиков;
— плановый ФОТ на одну ставку.
Данные представлены в иерархическом виде с группировкой по подразделениям и должностям.
Это позволяет быстро оценить показатели подразделения в целом, а затем при необходимости раскрыть данные до конкретной должности или сотрудника.
ФОРМИРОВАНИЕ НА ВЫБРАННУЮ ДАТУ
Отчет формирует состояние штатной расстановки на выбранную пользователем дату.
При построении учитываются кадровые данные, действующие на соответствующий момент времени.
Это позволяет использовать отчет не только для просмотра текущего состояния организации, но и для анализа штатной расстановки на интересующую дату.
Например, отчет можно использовать:
— при сверке кадровых данных;
— для анализа изменений структуры;
— при подготовке управленческой отчетности;
— при проверке штатной численности;
— при анализе состояния подразделения на определенную дату.
ШТАТНЫЕ СТАВКИ, ЗАНЯТОСТЬ И ВАКАНСИИ
Одно из основных назначений отчета — сопоставление штатного расписания с фактической кадровой расстановкой.
По подразделению или должности можно увидеть:
— сколько ставок предусмотрено;
— сколько ставок занято;
— сколько остается свободными;
— какой сотрудник занимает позицию.
Таким образом, в одной форме одновременно видны плановая и фактическая численность.
Особенно удобно контролировать вакансии.
Свободные позиции отображаются непосредственно внутри организационной структуры, поэтому пользователю не требуется формировать отдельный список вакансий и затем сопоставлять его со штатным расписанием.
ПЛАНОВЫЙ ФОНД ОПЛАТЫ ТРУДА
Отчет показывает не только штатную численность, но и плановую стоимость персонала.
Плановый ФОТ представлен с расшифровкой по основным составляющим:
— оклад;
— премия;
— доплаты;
— районный коэффициент;
— надбавка.
Дополнительно рассчитывается итоговый плановый ФОТ.
Такой формат значительно информативнее одной итоговой суммы, поскольку позволяет понять, за счет каких начислений формируется стоимость конкретной должности или сотрудника.
======================================================================
ПЛАНОВЫЙ ФОТ НА ОДНУ СТАВКУ
======================================================================
В отчете отдельно выводится показатель «Плановый ФОТ на одну ставку».
Он позволяет быстро оценить стоимость одной штатной единицы независимо от количества сотрудников или ставок по позиции.
Показатель может использоваться для:
— сравнения однотипных должностей;
— анализа стоимости персонала;
— проверки неоднородности ФОТ;
— оценки стоимости дополнительной ставки;
— анализа нагрузки подразделений.
======================================================================
ФОТ ВАКАНТНЫХ ПОЗИЦИЙ
======================================================================
Важная возможность отчета — работа с плановым ФОТ свободных позиций.
Если позиция штатного расписания не занята сотрудником, для нее могут использоваться плановые показатели самой штатной позиции.
Благодаря этому можно оценить стоимость не только фактически занятого штата, но и утвержденных вакансий.
Это особенно полезно при:
— планировании бюджета на персонал;
— оценке стоимости закрытия вакансий;
— анализе полной стоимости штатного расписания;
— сравнении фактического и потенциального ФОТ.
При необходимости отображение ФОТ вакантных позиций можно отключить соответствующей настройкой отчета.
======================================================================
УЧЕТ НЕПОЛНЫХ ГРАФИКОВ РАБОТЫ
======================================================================
Отчет учитывает график работы сотрудника.
Если сотрудник работает по графику с неполным рабочим временем, определяется коэффициент относительно полного рабочего графика.
Этот коэффициент используется при расчете фактического количества ставок и планового ФОТ.
Например, сотрудник может занимать одну позицию штатного расписания, но работать на 0,5 ставки.
В таком случае отчет позволяет отличить:
— количество ставок по кадровым данным;
— фактическую занятость с учетом графика;
— количество ставок без учета неполных графиков.
Это дает более объективное представление о реальной занятости персонала.
======================================================================
РАЙОННЫЕ КОЭФФИЦИЕНТЫ И НАДБАВКИ
======================================================================
Отчет может использоваться в организациях, где при формировании планового ФОТ применяются районные коэффициенты и надбавки.
Эти суммы выделены в отдельные показатели.
Для занятой позиции используются данные сотрудника.
Для вакантной позиции могут использоваться параметры, предусмотренные штатным расписанием.
В результате пользователь видит не только базовый оклад, но и более полную плановую стоимость штатной позиции.
======================================================================
ПРЕМИИ И ДОПЛАТЫ
======================================================================
Помимо оклада в отчете отдельно отображаются премии и другие доплаты.
Это позволяет анализировать структуру плановых начислений и видеть, насколько итоговый ФОТ отличается от базового оклада.
Такое представление полезно при сравнении должностей и подразделений, а также при проверке плановых затрат на персонал.
======================================================================
КАДРОВОЕ СОСТОЯНИЕ СОТРУДНИКА
======================================================================
В отчете предусмотрено примечание по сотруднику.
В него может попадать актуальное кадровое состояние сотрудника на дату формирования отчета.
Благодаря этому пользователь может видеть не только сам факт занятия позиции, но и дополнительную кадровую информацию.
Например, в рабочей информационной базе это могут быть состояния, связанные с текущим положением сотрудника.
Для закрытой штатной позиции также предусмотрено отдельное обозначение.
======================================================================
ИЕРАРХИЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ И ДОЛЖНОСТЕЙ
======================================================================
Отчет предназначен для анализа не только отдельных сотрудников, но и организационной структуры в целом.
Данные можно просматривать последовательно:
Организация
→ Подразделение
→ Вложенное подразделение
→ Должность
→ Сотрудник
По группам формируются итоговые показатели.
Поэтому пользователь может начать анализ с общей картины организации, определить интересующее подразделение и затем раскрыть данные до конкретных сотрудников.
Такой подход особенно удобен в организациях с большим количеством подразделений и штатных позиций.
======================================================================
ОТБОРЫ
======================================================================
Чтобы не формировать полный массив информации при каждом анализе, предусмотрены пользовательские отборы.
Можно ограничить отчет по:
— подразделению;
— позиции;
— физическому лицу.
Дополнительно пользователь выбирает дату формирования отчета.
Также можно управлять отображением ФОТ вакантных позиций.
В результате один отчет может использоваться как для анализа всей организации, так и для точечной проверки отдельного подразделения, должности или сотрудника.
======================================================================
ДЛЯ КОГО ПРЕДНАЗНАЧЕН ОТЧЕТ
======================================================================
Отчет может быть полезен:
— специалистам кадровой службы;
— HR-специалистам;
— HR-руководителям;
— экономистам по труду и заработной плате;
— расчетным подразделениям;
— финансовым специалистам;
— руководителям подразделений;
— руководителям организаций;
— специалистам сопровождения учетной системы.
======================================================================
КАКИЕ ЗАДАЧИ ПОМОГАЕТ РЕШИТЬ
======================================================================
Отчет позволяет быстро получить ответы на практические вопросы:
«Сколько ставок утверждено в подразделении?»
«Сколько ставок фактически занято?»
«Какие должности сейчас вакантны?»
«Кто занимает конкретную штатную позицию?»
«Какова фактическая занятость с учетом неполных графиков?»
«Какой плановый ФОТ у подразделения?»
«Из каких начислений складывается плановый ФОТ?»
«Какой ФОТ приходится на одну ставку?»
«Сколько потенциально будет стоить заполнение вакансий?»
«Как районные коэффициенты и надбавки влияют на стоимость персонала?»
======================================================================
ПРЕИМУЩЕСТВА РЕШЕНИЯ
======================================================================
1. Штатное расписание и фактическая расстановка в одной форме
Не требуется вручную сопоставлять несколько отчетов. Сразу видно плановое количество ставок, фактическую занятость и свободные позиции.
2. Наглядный контроль вакансий
Вакансии находятся непосредственно внутри структуры подразделений и должностей.
3. Подробная расшифровка ФОТ
Отдельно отображаются оклад, премия, доплаты, коэффициент и надбавка.
4. Расчет стоимости вакантных позиций
Можно оценить потенциальный ФОТ незаполненного штата.
5. Учет неполного рабочего времени
Фактическая занятость и ФОТ рассчитываются с учетом графика работы сотрудника.
6. Формирование на выбранную дату
Можно анализировать состояние кадровой расстановки на интересующий момент времени.
7. Иерархическое представление
Пользователю доступен анализ от подразделения до конкретного сотрудника.
8. Итоги по подразделениям
Можно быстро оценить численность, вакансии и плановый ФОТ интересующего подразделения.
9. Плановый ФОТ на одну ставку
Удобный показатель для сравнения стоимости штатных позиций.
10. Кадровые и финансовые показатели объединены
Один отчет может использоваться кадровой службой, экономистами и руководителями.
======================================================================
ПОЧЕМУ СТОИТ ПРИОБРЕСТИ ОТЧЕТ
======================================================================
Если для получения информации о персонале вам регулярно приходится формировать несколько отчетов, выгружать данные и затем сопоставлять их вручную, данное решение позволяет существенно упростить эту работу.
Отчет особенно полезен, если необходимо регулярно контролировать штатное расписание и отвечать руководству на вопросы о численности, вакансиях и плановых затратах на персонал.
Причина №1. Экономия времени
Основная информация уже собрана в одном отчете.
Не нужно отдельно анализировать штатное расписание, занятость сотрудников и плановые начисления.
Причина №2. Быстро видны вакансии
Можно сразу определить подразделения и должности, по которым имеются свободные ставки.
Причина №3. Видна стоимость вакансий
Свободная позиция — это не только отсутствие сотрудника.
Отчет позволяет оценить потенциальную стоимость заполнения такой позиции.
Причина №4. Удобный контроль ФОТ
Вместо единственной итоговой суммы отображается структура плановых начислений.
Пользователь понимает, из чего складывается стоимость персонала.
Причина №5. Правильнее учитывается неполная занятость
Количество сотрудников само по себе не всегда отражает реальную численность.
Отчет учитывает особенности рабочего графика и позволяет анализировать занятость в ставках.
Причина №6. Один инструмент для нескольких подразделений
Кадровая служба получает информацию о сотрудниках и вакансиях.
Экономисты — данные о плановом ФОТ.
Руководители — общую картину численности и стоимости подразделений.
Причина №7. Не требуется дополнительная обработка для базового анализа
Основные показатели уже сведены в единую структуру и доступны непосредственно после формирования отчета.
======================================================================
ГЛАВНАЯ ЦЕННОСТЬ
======================================================================
«Штатная расстановка» — это не просто список штатных позиций.
Отчет связывает в одной форме:
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
+
ФАКТИЧЕСКУЮ ЗАНЯТОСТЬ
+
СОТРУДНИКОВ
+
ВАКАНСИИ
+
ПЛАНОВЫЕ НАЧИСЛЕНИЯ
+
ФОТ
и позволяет получить понятную картину структуры и стоимости персонала на выбранную дату.
- Штатные ставки
- Занятые ставки
- Вакансии
- Сотрудники по должностям
- Иерархия подразделений
- Формирование на выбранную дату
- Оклад
- Премия
- Доплаты
- Районный коэффициент
- Надбавка
- Плановый ФОТ
- Плановый ФОТ на одну ставку
- Учет неполных графиков
- Кадровые состояния сотрудников
- Отбор по подразделению
- Отбор по позиции
- Отбор по физическому лицу
- Возможность исключить ФОТ вакантных позиций
Штатная расстановка без ручных сверок.
Один отчет показывает штатные и занятые ставки, вакансии, сотрудников, структуру подразделений и плановый ФОТ.
Оклад, премия, доплаты, коэффициенты и надбавки представлены отдельно, а неполные графики учитываются при расчете фактической занятости и ФОТ.
От структуры организации до стоимости конкретной штатной позиции — в одной форме.
Проверено на следующих конфигурациях и релизах:
- 1С:ERP Управление предприятием 2, релизы 2.6.1.59
- 1С:Комплексная автоматизация 2, релизы 2.6.1.59
- Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП, редакция 3, релизы 3.1.38.92
- Зарплата и кадры государственного учреждения, редакция 3, релизы 3.1.38.92
- Зарплата и управление персоналом КОРП, редакция 3.1, релизы 3.1.38.92
- Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1, релизы 3.1.38.92
Вступайте в нашу телеграмм-группу Инфостарт