Штатное расписание + штатная расстановка сотрудников с начислениями

Штатное расписание + штатная расстановка сотрудников с начислениями - отчет для ЗУП 3.1

Штатные позиции, сотрудники, плановые, занятые и свободные ставки, состав планового фонда оплаты труда — в одном внешнем отчете.

Решение объединяет штатное расписание и расстановку сотрудников с расшифровкой ФОТ по начислениям. Помогает увидеть не только количество предусмотренных мест, но и кто занимает конкретную позицию, сколько ставок остается свободными и из каких начислений складывается плановый ФОТ работников.

Зачем нужен этот отчет

При анализе кадровых данных важно связать несколько вопросов: что предусмотрено штатным расписанием, кто занимает позиции и какой плановый ФОТ приходится на сотрудников. Отдельные выгрузки приходится сопоставлять, проверять и приводить к общей структуре.

В этом отчете данные собраны в одной таблице. Можно перейти от подразделения к штатной позиции, раскрыть ее сотрудников и посмотреть суммы по конкретным начислениям, не переключаясь между отдельными таблицами.

Отчет подходит для регулярной работы кадровых специалистов, расчетчиков, экономистов и специалистов по труду и заработной плате.

Основные возможности

Штатная позиция и ее сотрудники в одной структуре

Данные представлены в понятной последовательности:

Организация → Подразделение → Позиция штатного расписания → Сотрудник.

Работники отображаются под соответствующими штатными позициями. Свободные ставки представлены отдельно. Такая структура удобна и для просмотра подразделения целиком, и для разбора конкретной позиции.

Начисления — парами соседних колонок

Под названием каждого начисления рядом расположены «Показатель позиции» и «ФОТ, руб.». Не нужно искать связанные показатели в разных частях широкой таблицы. Такая парная структура предусмотрена в основном варианте отчета.

Колонки формируются по начислениям, представленным в данных отчета: оплата по окладу, оплата по окладу по часам, оплата по часовому тарифу, районный коэффициент, надбавки и другие составляющие планового ФОТ.

Учитываются не только начисления штатной позиции, но и начисления сотрудников. Например, если у позиции предусмотрена часовая оплата, а у конкретного сотрудника назначен оклад, его ФОТ по окладу не теряется из-за несовпадения видов начислений. Перечень формируется по ссылкам на начисления, а не посредством объединения похожих названий. 

Важно: показатель штатной позиции и индивидуальные условия оплаты сотрудника — не одно и то же. Левая подколонка относится к позиции, правая показывает денежный вклад соответствующего начисления в плановый ФОТ сотрудника.

ФОТ не только общей суммой, но и по начислениям

По сотруднику видны денежные суммы отдельных начислений, а справа — «Итого ФОТ сотрудников, руб.». На уровне позиции и подразделения предусмотрены денежные итоги.

Для расшифровки используется вклад конкретного начисления в плановый ФОТ. Общая сумма ФОТ сотрудника не подставляется вместо ФОТ по окладу, часовой оплате или районному коэффициенту. 

Это помогает различать тарифный показатель и месячную сумму планового ФОТ. Например, часовая ставка и ФОТ по часовой оплате — разные величины, и при анализе их важно видеть отдельно.

Плановые, занятые и свободные ставки

В отдельном блоке показаны три колонки:

В отчете используются именно эти названия, а правила расчета и трактовки значений поясняются в шапке. SKD_01_V05_4_2_clear_rates SKD_01_V05_4_2_clear_rates

Дробные ставки учитываются: два сотрудника по 0,5 ставки занимают одну ставку. Наличие нескольких начислений не увеличивает количество ставок сотрудника.

На строке позиции отображаются все три показателя. На строке сотрудника — его занятые ставки; для персонально неприменимых показателей используются прочерки.

Прочерк и ноль имеют разный смысл: прочерк означает, что показатель не рассчитывается персонально, а ноль на уровне позиции — реальное отсутствие ставок соответствующего вида.

При превышении занятости над планом свободные ставки равны нулю. На уровне подразделения свободные ставки суммируются по позициям: превышение штата на одной позиции не закрывает вакансию на другой.

Отборы без лишних переходов в настройки

Дата, организация, подразделение, должность, штатная позиция и сотрудник доступны в быстрых настройках. Для должностей и сотрудников предусмотрен выбор списком. Дополнительно можно использовать пользовательские отборы, в том числе по разряду или категории и виду занятости. SKD_01_V05_4_2_clear_rates SKD_01_V05_4_2_clear_rates SKD_01_V05_4_2_clear_rates

Отбор по сотруднику оставляет его позиции. Отбор по позиции позволяет анализировать работников, относящихся к ней.

При этом баланс ставок позиции сохраняется целиком, а строки сотрудников и их ФОТ ограничиваются отбором. Это помогает избежать ложных вакансий, которые могли бы возникнуть при вычитании только выбранных работников из полного плана. Такая логика отдельно поясняется в отчете. 

Условный пример: по позиции предусмотрено 16 ставок, занято 13, свободно 3. При выборе двух сотрудников по одной ставке баланс позиции остается 16 / 13 / 3, а ниже показываются только выбранные люди.

Таким образом, пользователь видит одновременно полную укомплектованность нужной позиции и подробную информацию по выбранным сотрудникам.

Преимущества и причины приобрести

Меньше ручного сведения данных. Штатные позиции, сотрудники, ставки и состав планового ФОТ собраны в общей структуре. Это сокращает работу по сопоставлению отдельных выгрузок.

Понятнее состав затрат на персонал. Видно, какая часть планового ФОТ приходится на основную оплату, районный коэффициент и другие начисления. Анализ не ограничивается одной общей суммой.

Удобнее контроль укомплектованности. Плановые, занятые и свободные ставки находятся рядом с позицией и ее сотрудниками. Можно одновременно оценить кадровый состав и связанные с ним денежные показатели.

Меньше лишних действий пользователя. Основные отборы вынесены в быстрые настройки, начисления расположены парами колонок, результат можно выгрузить в Excel для дальнейшей работы и передачи коллегам.

Без изменения типовой конфигурации. Решение выполнено в формате внешнего отчета. Для его использования не требуется вносить изменения в типовую конфигурацию ЗУП.

Особенно полезен отчет при регулярной подготовке кадровых и экономических сводок, когда нужно видеть штат, сотрудников и плановый ФОТ вместе, а не собирать эту картину вручную каждый раз.

Кому подойдет

Кадровым специалистам — для анализа штатной расстановки и свободных ставок.

Расчетчикам — для просмотра составляющих планового ФОТ сотрудников.

Экономистам и специалистам по труду и заработной плате — для анализа занятости и денежных показателей по позициям и подразделениям.

Руководителям — для получения общей картины по выбранному подразделению.

Подключение и совместимость

Внешний отчет для ЗУП 3.1, построенный на системе компоновки данных. Основной вариант объединяет расстановку, ставки и ФОТ по начислениям. Результат доступен для выгрузки в Excel.

Протестировано на платформе 1С:Предприятие 8.3 (8.3.27.1989), ЗУП КОРП 3.1.38.92.

Для других релизов и измененных конфигураций совместимость необходимо уточнять отдельно.

Особенности и границы применения

Отчет показывает состояние на выбранную дату и плановый ФОТ. Он не является расчетным листком и не показывает фактически начисленную или выплаченную зарплату за период.

Свободные ставки рассчитываются в упрощенном режиме: без бронирования и отдельных поправок на временное освобождение позиций. Плановые показатели позиции не следует воспринимать как индивидуальные показатели каждого сотрудника.

При одновременном занятии одним сотрудником нескольких позиций необходимо отдельно проверить распределение ФОТ: автоматическое распределение единого ФОТ сотрудника между такими позициями не предусмотрено.

Поддержка и обратная связь

Если есть какие-то проблемы, сложности, вопросы и предложения — пишите заявку. Я готова делать отчет лучше и, если обнаружатся ошибки, оперативно их исправлять.

В заявке желательно указать версию платформы и конфигурации, выбранный вариант отчета, дату, отборы и описание ожидаемого результата. Скриншот или обезличенный пример помогут быстрее разобраться в ситуации.

Обращаем ваше внимание на другие наши популярные разработки по ЗУП: