Штатное расписание с итогами в иерархии для ЗУП 3.1

Штатное расписание с итогами в иерархии

Внешний отчёт для анализа штатного расписания: с группировкой одинаковых позиций, промежуточными итогами и сводными показателями по всей цепочке подчинённости подразделений.

Как появился отчёт

Этот отчёт появился из практической задачи: руководство предприятия не устроили типовые отчёты по штатному расписанию. Нужна была иерархия в самом широком смысле — с нужным порядком подразделений, детализацией позиций и несколькими вариантами итогов.

Было важно видеть не только собственные ставки отдела, но и общую численность с учётом всех подчинённых подразделений. При этом промежуточные подразделения без собственных позиций тоже должны были оставаться в структуре.

В результате появился отдельный отчёт. А благодаря требованиям руководства и помощи ildarovich я теперь гораздо лучше разбираюсь в рекурсии :)

Что было нужно руководству

Задача оказалась шире обычного списка «подразделение — должность — количество ставок».

Требовалось:

• объединять позиции с одинаковым набором значимых параметров;

• учитывать оклады и надбавки при группировке;

• показывать собственные и сводные итоги подразделений;

• сохранять промежуточные уровни организационной структуры;

• выводить подразделения в принятом на предприятии порядке;

• получать аналитику по категориям персонала и сменам;

• формировать отчёт по одной или нескольким организациям.

Главная идея: штатное расписание должно отражать структуру бизнеса в понятном руководству виде.

Группировка позиций с учётом начислений

Позиция штатного расписания — это элемент справочника с подразделением, должностью и другими реквизитами. При этом одинаковое название должности ещё не означает одинаковые условия оплаты.

Отчёт позволяет сворачивать строки по сочетанию аналитик: подразделению, должности, категории, МВЗ, начислениям и другим используемым параметрам.

Например, позиции с одинаковыми подразделением, должностью, МВЗ и начислениями могут быть представлены одной строкой с суммарным количеством ставок.

Под начислениями здесь понимается не только оклад, но и надбавки по штатному расписанию. Различия в оплате участвуют в группировке и помогают сохранить необходимую детализацию.

Для исходной задачи типовой группировки по подразделению и должности оказалось недостаточно: требовалось учитывать состав начислений как часть признаков объединения строк.

Сворачивание выполняется при формировании отчёта и не объединяет элементы справочника в информационной базе.

Собственные и иерархические итоги

Допустим:

• в Подразделении 1 предусмотрены две штатные единицы;

• ему подчинено Подразделение 2 с тремя штатными единицами.

Руководителю могут понадобиться два разных показателя:

• собственный итог Подразделения 1 — 2 единицы;

• сводный итог Подразделения 1 с учётом подчинённого — 5 единиц.

В отчёте предусмотрены четыре варианта представления:

1. Без итогов.

2. Собственные и иерархические итоги одновременно.

3. Только собственные итоги подразделений.

4. Только сводные итоги с учётом подчинённых подразделений.

Вывод самих позиций настраивается отдельно. Можно получить подробное штатное расписание или более компактную форму с итоговыми показателями.

Количество ставок суммируется. Дополнительно можно выводить показатели ФОТ по окладам, доплатам и их общей сумме.

Подразделения без собственных позиций

В организационной структуре встречаются промежуточные уровни, у которых нет собственных штатных единиц.

Например, управление содержит отдел, а уже внутри отдела находятся секторы с позициями штатного расписания. Если убрать пустой промежуточный уровень, структура станет менее понятной.

Отчёт позволяет сохранять такие подразделения в иерархии и выводить по ним сводные итоги. Их отображение настраивается в зависимости от требуемого представления.

Какие данные можно получить

В отчёте предусмотрен вывод:

• подразделений и должностей;

• количества штатных единиц — всего и по четырём сменам;

• категорий персонала: рабочих, руководителей, специалистов и служащих;

• укрупнённой аналитики по рабочим и ИТР;

• разрядов и МВЗ;

• окладов, доплат и надбавок;

• показателей фонда оплаты труда;

• условий приёма и примечаний;

• расшифровки доплат;

• подписей визирующих лиц.

Доступны два макета: с отдельными колонками ФОТ и без них.

Для аналитики по сменам требуется настройка источника данных о сменности позиций, например через дополнительные свойства или другой принятый в организации механизм.

Работа с организациями

Можно формировать данные:

• по всем организациям;

• по выбранной головной организации с подчинёнными;

• по конкретной организации.

Дополнительно используются отборы по подразделению и должности, а также включение подчинённых подразделений.

Это позволяет применять отчёт как для общей картины штатной структуры, так и для разбора отдельного участка.

Преимущества для покупателя

Меньше ручного подведения итогов.
Не нужно отдельно собирать показатели каждого уровня иерархии в дополнительных таблицах.

Сохраняется смысл организационной структуры.
Видны не только подразделения с позициями, но и промежуточные уровни, связывающие их между собой.

Условия оплаты учитываются при группировке.
Позиции можно сопоставлять по сочетанию аналитик и начислений, а не только по названию должности.

Разные варианты представления в одном отчёте.
Детализацию и итоги можно подбирать под задачи кадровой службы, экономистов и руководителей.

Удобнее готовить материалы для обсуждения.
Численность, начисления и сводные показатели представлены в одной печатной форме.

Причины купить

Если представление вашего руководителя о штатном расписании совпадает с описанными требованиями, приобрести готовую основу и адаптировать её под предприятие может быть проще, чем разрабатывать отчёт с нуля.

Когда стал понятен весь набор требований, очень хотелось найти готовое решение. Подходящего варианта тогда не нашлось — пришлось последовательно разбираться с группировкой, начислениями и рекурсивным обходом подразделений.

Приобретая отчёт, вы получаете основу, созданную под реальную задачу предприятия, и возможность обсудить её адаптацию под ваши требования.

Он особенно полезен, если штатная структура многоуровневая, а промежуточные итоги регулярно приходится готовить вручную.

Что может потребовать дополнительной настройки

У каждого бизнеса есть особенности учёта. Поэтому для нестандартной структуры оптимальным вариантом может стать покупка с заказом адаптации.

Дополнительная настройка может потребоваться для:

• получения МВЗ из используемого в вашей базе источника;

• определения сменности позиций;

• специального порядка вывода подразделений;

• отражения подразделения в другой организации или управленческой группе;

• исключения отдельных позиций из представления;

• особых правил показа начислений и ФОТ.

Например, подразделение юридически относится к одной организации, а в управленческом отчёте должно показываться в составе другой. Такой сценарий необходимо отдельно согласовать и настроить.

Если нужен вывод МВЗ, источник и правила его получения также следует уточнить применительно к вашей организации.

Перечисленные варианты адаптации не означают, что любые нестандартные правила уже включены в поставку. Состав дополнительных работ согласовывается по вашим требованиям.

Проверенная среда

Текущая версия протестирована на:

• 1С:Предприятие 8.3 — 8.3.27.1989;

• «Зарплата и управление персоналом КОРП» — 3.1.38.92.

Ранее отчёт также тестировался на ЗУП КОРП 3.1.14.129, в конфигурациях ЗУП и ERP.

Исторический опыт использования не означает автоматическую совместимость со всеми актуальными релизами. Для другой версии или изменённой конфигурации совместимость и необходимые настройки следует уточнить перед покупкой.

Если есть какие-то проблемы, сложности, вопросы и предложения — пишите в "заказать консультацию". Я готова делать отчёт лучше и, если есть ошибки, оперативно исправлять их.

Чтобы быстрее разобраться в обращении, укажите версии платформы и конфигурации, настройки формирования, ожидаемый результат и приложите текст ошибки или скриншот.

Новые возможности и адаптация под индивидуальные правила предприятия согласовываются отдельно.

Штатное расписание с итогами в иерархии — когда важно видеть и отдельные позиции, и собственные показатели подразделения, и результат по всей подчинённой структуре.

Также предлагаю вашему вниманию другие свои отчеты и обработки на INFOSTART: