Назначение
Отчет предназначен для контроля наличия табелей учета рабочего времени сотрудников за выбранный период.
Основная задача отчета — быстро получить список сотрудников и определить, для кого табель уже сформирован, а для кого отсутствует.
Вместо ручной проверки документов по каждому сотруднику можно сформировать единый отчет, сгруппированный по подразделениям, и сразу увидеть проблемные позиции.
Что показывает отчет
Для каждого сотрудника отчет определяет наличие табеля за выбранный период.
Если соответствующий табель найден, в отчете выводится документ табеля и ответственный.
Если табель отсутствует, сотрудник отображается с признаком: «Нет табеля»
Это позволяет использовать отчет не только для просмотра уже созданных документов, но и как инструмент контроля отсутствующих табелей.
Доступные данные
В отчет могут выводиться:
• Подразделение;
• Сотрудник;
• Табель;
• Ответственный;
• Должность;
• Должность по штатному расписанию;
• Вид договора;
• Вид занятости;
• Дата приема;
• Дата увольнения.
Также в исходных данных отчета используются дополнительные кадровые сведения о сотруднике.
Отборы
Для удобства анализа предусмотрены отборы:
• Организация;
• Сотрудник;
• Подразделение;
• Ответственный;
• Наличие табеля по сотруднику.
Например, можно установить условие:
«Табель есть по сотруднику = Нет»
и получить только сотрудников, по которым за выбранный период табель отсутствует.
Это один из наиболее полезных вариантов использования отчета перед закрытием месяца.
Период отчета
Отчет формируется за выбранный период.
При определении состава сотрудников учитываются кадровые данные, актуальные для указанного интервала.
Проверка наличия табеля также выполняется в пределах выбранного периода.
Группировка данных
Основная структура отчета построена последовательно:
Подразделение
Табель
Сотрудник
Благодаря этому можно быстро просматривать состояние табелей как по организации в целом, так и отдельно по подразделениям.
Особенно удобно использовать такую структуру при большом количестве сотрудников.
Контроль отсутствующих табелей
Один из основных сценариев использования — поиск сотрудников, у которых отсутствует табель.
Достаточно:
1. Выбрать период.
2. При необходимости указать организацию.
3. Установить отбор по наличию табеля.
4. Сформировать отчет.
В результате будет получен список сотрудников, требующих дополнительной проверки.
Отчет позволяет сразу увидеть подразделение сотрудника и его кадровые данные, поэтому не требуется дополнительно искать эту информацию в других отчетах.
Контроль введенных табелей
Отчет можно использовать и в обратном режиме — для просмотра сотрудников, по которым табели уже введены.
В этом случае в результате можно получить информацию о табеле и ответственном за документ.
Такой вариант удобен для общей проверки состояния табельного учета за месяц.
Дополнительная кадровая информация
Помимо самого признака наличия табеля, отчет позволяет анализировать кадровые сведения.
Например:
• должность сотрудника;
• должность по штатному расписанию;
• вид занятости;
• дату приема;
• дату увольнения.
Это полезно в ситуациях, когда необходимо понять, почему сотрудник появился в списке, проверить период его работы или уточнить его положение в структуре организации.
Подразделения
Отбор по подразделению поддерживает работу с иерархией.
Это позволяет сформировать отчет как по конкретному подразделению, так и использовать структуру подразделений для более детального анализа.
Сортировка
Данные отчета упорядочиваются по:
• организации;
• подразделению;
• сотруднику.
За счет этого результат остается удобным для просмотра даже при большом количестве сотрудников.
Как определяется наличие табеля
При формировании отчета сначала определяется состав сотрудников за выбранный период.
После этого полученные сотрудники сопоставляются с данными табельного учета рабочего времени.
Если для сотрудника найден соответствующий документ, отчет получает ссылку на табель и ответственного.
Если документ отсутствует, выводится значение «Нет табеля».
Дополнительно рассчитывается логический признак наличия табеля, который можно использовать в отборах отчета.
Для кого предназначен отчет
Отчет может быть полезен:
• специалистам кадровой службы;
• расчетчикам заработной платы;
• бухгалтерам;
• ответственным за ведение табелей;
• руководителям подразделений;
• специалистам, контролирующим закрытие месяца.
Практический сценарий использования
Типовая ситуация — окончание месяца и необходимость проверить, все ли табели введены.
Без отдельного инструмента приходится проверять документы вручную или последовательно анализировать сотрудников.
С помощью данного отчета можно сформировать список сотрудников без табелей и сразу увидеть:
• подразделение;
• сотрудника;
• его должность;
• вид занятости;
• даты приема и увольнения.
После устранения пропусков отчет можно сформировать повторно и проверить результат.
Преимущества отчета
• Единый список сотрудников и табелей.
• Быстрый поиск отсутствующих табелей.
• Анализ по подразделениям.
• Отбор по организации.
• Отбор по конкретному сотруднику.
• Отбор по ответственному.
• Возможность отдельно показать сотрудников с табелем или без него.
• Дополнительные кадровые сведения.
• Удобная структура для контроля перед закрытием периода.
Итог
«Проверка табелей по сотрудникам / подразделениям» — небольшой специализированный отчет для ежедневного и ежемесячного контроля табельного учета.
Основная ценность отчета заключается в том, что он позволяет не искать введенные документы вручную, а сразу получить перечень сотрудников, по которым требуется внимание.
Особенно полезен отчет при большом количестве сотрудников и подразделений, когда ручная проверка табелей становится трудоемкой.
Протестировано 1С:Предприятие 8.3.27.1989, ЗУП КОРП 3.1.38.92.
Вступайте в нашу телеграмм-группу Инфостарт