Выгрузка принятых за день из ЗУП 3.1 на файловый сервер в xml (txt, xlsx)

Выгрузка принятых сотрудников за день в XML (возможно также выбрать TXT или XLSX (Ексель))

Назначение обработки

Внешняя обработка предназначена для регламентной выгрузки сведений (по расписанию) о принятых сотрудниках из ЗУП КОРП.

Основная задача — сформировать актуальный файл с данными сотрудников, принятых за текущий день, и при необходимости дополнительно учесть кадровые документы, которые были проведены, перепроведены или изменены сегодня, даже если дата самого приема относится к другому дню.

Обработка может использоваться для передачи кадровых данных во внешние информационные системы, интеграционные каталоги, службы ИТ, системы управления доступом и другие корпоративные сервисы.

Какую проблему решает

Обычный отбор только по дате документа может привести к пропуску сотрудника, если документ провели задним числом.

Например, документ «Прием на работу» оформлен прошлой датой, но кадровый специалист провел или изменил его сегодня. При стандартном отборе только документов текущего дня такой прием может не попасть в обмен.

Обработка дополнительно анализирует события текущего дня и позволяет включить такой документ в выгрузку.

Это особенно полезно при ежедневных автоматических обменах, когда важно передавать не только новые документы, но и актуальные изменения уже оформленных приемов.

Если включена история изменений и документ проводился согласно журналу регистрации, обработка может посмотреть были ли изменены данные и выгружать только в случае изменения данных (переменная в коде выгрузки...)

Поддерживаемые кадровые документы

Обрабатываются:

«Прием на работу»;
«Прием на работу списком».

В выгрузку включаются только проведенные документы.
Учет проведенных и перепроведенных документов

Для определения активности документов используется журнал регистрации.

Анализируются события:

- New;
- Update.

За счет этого обработка может обнаружить документ, который был создан, изменен или перепроведен в течение текущего дня.

Например:

дата приема сотрудника — 5 сентября;

документ был исправлен и перепроведен — 9 сентября;

ежедневная выгрузка выполняется — 9 сентября.

Такой документ может быть включен в выгрузку, несмотря на то что дата приема относится к предыдущему периоду.

Контроль фактического изменения данных

Предусмотрен отдельный режим:

включать только проведенные приемы, у которых изменились данные.

Если в информационной базе используется история изменений, обработка может дополнительно анализировать версии объекта.

Это позволяет отличать фактическое изменение кадровых данных от простого повторного проведения документа.

При подтвержденном изменении в выгрузку может добавляться комментарий:

«Документ приема был изменен».

Если история объекта недоступна, информация журнала регистрации используется как резервный признак изменения.

Настраиваемые режимы отбора

В коде предусмотрены отдельные настройки:

учитывать проведенные за текущий день документы;
учитывать только проведенные документы с изменениями.

Таким образом, обработку можно адаптировать под требования конкретного обмена без полной переработки алгоритма.

Форматы выгрузки

Поддерживаются три формата:

-XML формат по умолчанию;

-TXT  текстовая выгрузка в UTF-8 с разделением колонок;

-XLSX  файл Excel.

Для всех форматов используется единая логика формирования кадровых данных. Это снижает вероятность расхождения информации между XML, TXT и XLSX.

Формирование XLSX выполняется штатными средствами платформы и не требует установленного Microsoft Excel на сервере.

Какие данные могут передаваться

В выгрузку формируется набор кадровых сведений по сотруднику, в том числе:

- ФИО;
- фамилия;
- имя;
- отчество;
- табельный номер;
- дата рождения;
- дата приема;
- должность;
- организация;
- ИНН организации;
- подразделение;
- код подразделения;
- КПП подразделения;
- паспортные данные;
- ИНН физического лица;
- мобильный телефон;
- комментарий об изменении документа.

Фактический состав выгружаемых реквизитов может быть адаптирован под требования принимающей системы.

Интерактивный запуск

При запуске пользователем обработка пытается сохранить сформированный файл в основной сетевой каталог:
например, 
`\\1c\Принятые`
//при покупке обработки надо прописать в коде свой каталог..

Если каталог отсутствует, недоступен или сохранить файл в него невозможно, пользователю предлагается выбрать другой каталог на своем компьютере.

Таким образом, временная недоступность сетевого ресурса не блокирует ручную выгрузку.

Пользователь может сохранить сформированный XML, TXT или XLSX в доступное ему место.

Запуск по расписанию

Для автоматического выполнения предусмотрен серверный сценарий без интерактивных диалогов.

При запуске по расписанию:

- файл формируется автоматически;
- используется заданный сетевой каталог;
- окно выбора папки не открывается;
- при ошибке сохранения информация может быть зарегистрирована в журнале регистрации.

Это позволяет использовать обработку как часть регулярного кадрового обмена.

Преимущества

 Не теряются приемы прошлой датой

Обработка учитывает не только дату документа, но и события его создания и изменения в текущем дне.

Поддерживаются перепроведенные документы

Если ранее оформленный прием был изменен или перепроведен сегодня, его можно повторно передать во внешнюю систему.

Контроль реальных изменений

При наличии истории версий можно дополнительно проверить, действительно ли данные документа были изменены.

Три формата в одной обработке

Не требуется поддерживать отдельные механизмы для XML, TXT и XLSX.

 Подходит для автоматизации

Предусмотрено различное поведение для ручного и регламентного запуска.

Удобна пользователю

Если основной сетевой каталог недоступен при ручном запуске, работа не останавливается — пользователь может выбрать другую папку.

Не требуется Microsoft Excel на сервере

Формирование XLSX выполняется штатными средствами платформы.

Почему стоит приобрести обработку

Обработка будет полезна организациям, где кадровые данные регулярно передаются из ЗУП во внешние системы.

Главное преимущество решения — контроль ситуации, которую часто не учитывают простые ежедневные выгрузки: документ может относиться к прошлой дате, но быть проведен или исправлен сегодня.

Без дополнительного анализа событий такой сотрудник может не попасть в очередной файл обмена.

Использование обработки позволяет:

- снизить риск пропуска новых сотрудников во внешних системах;
- оперативно передавать исправленные кадровые сведения;
- автоматизировать ежедневный обмен;
- использовать один механизм для нескольких форматов;
- сократить количество ручных проверок кадровых документов;
- сохранить возможность ручной выгрузки при проблемах с сетевым каталогом;
- упростить дальнейшую адаптацию обработки под конкретную интеграцию.

Типовой сценарий использования

Кадровый специалист оформил прием сотрудника.

Документ проведен, и информация попадает в очередную выгрузку.

Позже кадровик обнаружил ошибку, например изменил дату приема, подразделение или должность и повторно провел документ.

При следующем запуске обработка обнаруживает сегодняшнее изменение через журнал регистрации и при необходимости анализирует историю документа.

Актуальные сведения сотрудника снова формируются и передаются во внешнюю систему.

В результате принимающая система получает обновленные кадровые данные без необходимости вручную искать исправленные документы.

Кому подойдет

Решение подойдет:

- кадровым службам;
- специалистам по ЗУП;
- администраторам и разработчикам;
- службам ИТ;
- организациям с интеграциями кадровой системы;
- компаниям, использующим ежедневные файловые обмены;
- организациям, где важно оперативно создавать учетные записи, доступы и другие ресурсы для новых сотрудников.

Важно перед использованием:

Указать в коде интервал за который вы планируете делать анализ измений (сейчас 1 день, текущая дата)

Задать файловый ресурс куда будет выгружаться данные о приеме

Настроить расписание работы обработки после ее добавления.

Для анализа событий необходим доступ к журналу регистрации.

У пользователя, под которым работает учетная запись сервера 1с предприятие должны быть права на выгрузку данных на файловом сервере.

Расширенная проверка фактического изменения документа зависит от наличия и настроек истории изменений объектов в информационной базе.

Для автоматической записи файлов сервер, под которым работает кластер, должен иметь доступ к используемому сетевому каталогу.

При необходимости каталог, состав полей и правила отбора могут быть адаптированы под инфраструктуру конкретной организации.

Проверено:

Платформа: 1С:Предприятие 8.3  версия (8.3.27.1989)

Конфигурация: ЗУП КОРП релиз 3.1.38.92

Ниже другие мои отчеты и обработки на INFOSTART: