Рассылка уведомлений на почту из ЗУП (Проф, КОРП) об увольнении, отпуске, командировке сотрудников

Уведомление ИТ-службы об увольнениях, отпусках и командировках сотрудников

Назначение обработки

Внешняя обработка предназначена для автоматического информирования ИТ-службы о кадровых событиях, которые требуют своевременной реакции:

• увольнение сотрудника;

• начало отпуска;

• направление сотрудника в командировку.

Обработка формирует единое электронное письмо со списком сотрудников и связанными с ними кадровыми документами.

Решение может использоваться, например, для своевременного:

• отключения учетных записей увольняемых сотрудников;

• ограничения или изменения доступа на период длительного отсутствия;

• подготовки оборудования для командировок;

• контроля возврата техники и корпоративных ресурсов;

• информирования специалистов, отвечающих за информационную безопасность.

Поддерживаемые документы

Обработка анализирует как индивидуальные, так и списочные кадровые документы:

Увольнения

• «Увольнение»;

• «Увольнение списком».

Отпуска

• «Отпуск»;

• «Отпуска сотрудников».

Командировки

• «Командировка»;

• «Командировки сотрудников».

В рассылку включаются только проведенные документы.

Основной принцип работы

Обработка выполняет отбор кадровых событий по дате их начала.

При обычном сценарии в письмо попадают документы, дата события которых соответствует текущему дню. Например:

• дата увольнения наступает сегодня;

• отпуск начинается сегодня;

• командировка начинается сегодня.

Однако одного отбора по дате недостаточно. На практике кадровый документ может быть создан или проведен с опозданием — уже после наступления даты увольнения, отпуска или командировки.

Чтобы такие события не были пропущены, обработка дополнительно анализирует журнал регистрации.

Контроль документов, оформленных задним числом

Для каждого поддерживаемого вида документа выполняется проверка событий журнала регистрации:

• создание нового документа;

• изменение существующего документа.

Анализируются события:

• _$Data$_.New;

• _$Data$_.Update.

Если документ был создан или изменен сегодня, но указанная в нем дата кадрового события уже наступила, такой документ также включается в рассылку.

Таким образом, обработка охватывает два сценария:

1. кадровое событие наступает в текущую дату;

2. документ с прошедшей датой события был создан или изменен в течение текущего дня.

Это позволяет обнаруживать документы, оформленные задним числом, и своевременно передавать информацию в ИТ-службу.

Защита от повторной отправки

Перед формированием письма обработка получает список документов, которые уже были успешно отправлены ранее.

Для контроля используется типовой регистр сведений:

«Результаты рассылки документов».

Из регистра выбираются документы, для которых установлен признак успешной отправки. Если ссылка на документ уже присутствует среди ранее отправленных, повторно в письмо он не включается.

Такой подход предотвращает:

• дублирование уведомлений;

• повторную обработку одного кадрового события;

• лишние обращения сотрудников ИТ-службы;

• неоднозначность при выполнении заявок.

После успешной отправки сведения о каждом документе записываются в этот же регистр.

Для записи сохраняются:

• физическое лицо;

• получатель;

• ссылка на кадровый документ;

• дата отправления;

• комментарий с текстом уведомления;

• признак успешной отправки.

Формирование письма

Письмо содержит разделы по видам кадровых событий:

• увольнения;

• отпуска;

• командировки.

Для увольнения указываются:

• фамилия и инициалы сотрудника;

• дата увольнения;

• ссылка на документ-основание.

Для отпусков и командировок указываются:

• фамилия и инициалы сотрудника;

• дата начала;

• дата окончания;

• ссылка на кадровый документ.

Пример сформированного сообщения:

Информация по кадровым событиям на 15.07.2026

Увольнение

Иванов И. И. с 15.07.2026, Увольнение 000000012 от 10.07.2026;

Отпуска

Петров П. П. с 15.07.2026 по 28.07.2026, Отпуск 000000045 от 01.07.2026;

Командировки

Сидоров С. С. с 15.07.2026 по 18.07.2026, Командировка 000000018 от 12.07.2026.

Если подходящих документов не найдено, письмо не отправляется.

Отправка электронной почты

Для отправки используется системная учетная запись электронной почты информационной базы.

Письмо формируется в виде простого текста и передается через типовой механизм работы с почтовыми сообщениями.

После успешной отправки вызывается процедура регистрации результатов рассылки. Если при отправке возникает ошибка, подробная информация записывается в журнал регистрации.

Это позволяет администратору определить причину сбоя, например:

• недоступность почтового сервера;

• некорректные настройки учетной записи;

• ошибку авторизации;

• недоступность получателя;

• внутреннюю ошибку конфигурации.

Подключение обработки

Обработка подключается через стандартный механизм дополнительных отчетов и обработок БСП.

В регистрационных данных указывается вид:

«Дополнительная обработка».

После подключения пользователю становится доступна команда:

«Отправка писем».

Команда выполняется на сервере и запускает процедуру формирования уведомлений.

Обработку также можно запускать автоматически по расписанию с помощью регламентного задания или стандартного механизма выполнения дополнительных обработок.

Рекомендуемый вариант — ежедневный запуск в рабочие дни после завершения оформления основных кадровых документов.

Требования

Для работы обработки необходимы:

• конфигурация на платформе «1С:Предприятие 8»;

• подсистема БСП с механизмом дополнительных отчетов и обработок;

• настроенная системная учетная запись электронной почты;

• доступ к журналу регистрации;

• наличие типового регистра «Результаты рассылки документов»;

• права на чтение кадровых документов;

• права на отправку электронных писем;

• разрешение на работу в небезопасном режиме.

В регистрационных параметрах обработки безопасный режим отключен, поскольку решение обращается к журналу регистрации, почтовой подсистеме и данным кадровых документов.

Настройка перед использованием

Перед эксплуатацией необходимо проверить и при необходимости изменить:

1. Адреса получателей.
   В исходном варианте адреса электронной почты указаны непосредственно в программном коде. Для универсального использования рекомендуется вынести их в настройки обработки, константу или отдельный регистр сведений.

2. Получателя в регистре результатов рассылки.
   В коде получатель определяется поиском физического лица по наименованию. В рабочей версии лучше использовать настраиваемый реквизит или хранить соответствие между адресом электронной почты и получателем.

3. Период анализа журнала регистрации.
   Текущая реализация анализирует события создания и изменения документов за текущий день.

4. Расписание запуска.
   В обработке предусмотрено выполнение только в рабочие дни — с понедельника по пятницу.

5. Тему и текст письма.
   Их можно адаптировать под внутренние стандарты организации.

6. Права пользователя.
   Пользователь регламентного задания должен иметь доступ к кадровым документам, журналу регистрации и почтовой учетной записи.

Рекомендации по развитию

Для повышения универсальности решения можно добавить форму настроек и вынести в нее:

• список адресов получателей;

• тему письма;

• период анализа документов;

• перечень контролируемых кадровых событий;

• расписание отправки;

• необходимость прикладывать ссылки на документы;

• формат письма — простой текст или HTML;

• настройку отправки отдельных писем по подразделениям;

• режим тестовой отправки;

• список исключаемых организаций и подразделений.

Также полезно предусмотреть повторную отправку документов, которые были изменены после первоначального уведомления.

В текущем варианте документ, уже зарегистрированный как отправленный, повторно не включается в письмо. Поэтому существенные изменения ранее отправленного документа могут остаться без отдельного уведомления. Для решения этой задачи можно хранить не только ссылку на документ, но и версию его данных, дату изменения или контрольную сумму значимых реквизитов.

Особенности реализации

Основная логика обработки состоит из следующих этапов:

1. Получение ссылок на ранее отправленные документы.

2. Определение границ анализируемого периода.

3. Чтение журнала регистрации по каждому виду кадрового документа.

4. Получение созданных и измененных документов.

5. Отбор проведенных документов по дате кадрового события.

6. Добавление документов, оформленных задним числом.

7. Исключение ранее отправленных ссылок.

8. Формирование текста электронного письма.

9. Отправка сообщения через системную учетную запись.

10. Регистрация результата успешной отправки.

11. Запись ошибок в журнал регистрации.

Преимущества решения

• Используются стандартные механизмы БСП.

• Не требуется изменение типовой конфигурации.

• Поддерживаются индивидуальные и списочные документы.

• Учитываются документы, оформленные задним числом.

• Исключается повторная отправка одного документа.

• Ошибки фиксируются в журнале регистрации.

• Обработку можно запускать вручную или автоматически.

• Состав контролируемых документов можно расширить.

Ограничения текущей версии

• Адреса получателей заданы в коде.

• Получатель для регистра результатов рассылки также задан в коде.

• Письмо формируется только в формате простого текста.

• Обработка запускается только в рабочие дни.

• Повторное изменение уже отправленного документа не формирует новое уведомление.

• Для получения данных используется привилегированный режим.

• Работа зависит от доступности и полноты журнала регистрации.

• Решение требует адаптации под конкретную версию конфигурации и состав ее метаданных.

• регистр  сведений "Результаты рассылки документов" расширяет состав документов с помощью расширения (прилагается). Если его не установить, рассылка работает но нет фиксации этих документов в этом регистре сведений.

Итог

Обработка автоматизирует передачу в ИТ-службу информации об увольнениях, отпусках и командировках сотрудников.

Главное отличие решения от обычной рассылки по дате документа — контроль журнала регистрации. Благодаря этому в уведомления попадают не только события текущего дня, но и кадровые документы, оформленные задним числом.

Использование типового регистра результатов рассылки защищает получателей от повторных писем, а регистрация ошибок упрощает сопровождение и диагностику.

Решение подойдет организациям, в которых кадровые события должны оперативно запускать действия со стороны ИТ-службы: блокировку учетных записей, изменение прав доступа, подготовку оборудования и контроль корпоративных ресурсов.