Отчет по количеству больничных листов в разрезе подразделений и должностей для ЗУП КОРП 3.1.

Отчет «Количество больничных листов по должностям и подразделениям»

В типовой работе с ЗУП часто требуется не просто посмотреть список отсутствий сотрудников, а получить сводную картину: в каких подразделениях и на каких должностях сотрудники чаще оформляли больничные листы.

Данный внешний отчет предназначен для 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП, редакция 3.1 и решает эту задачу в компактном аналитическом виде.

Отчет показывает количество больничных листов, группируя данные по:

• организации;
• подразделению;
• должности;
• году;
• месяцу.

В качестве показателя используется количество различных документов-регистраторов, то есть отчет считает именно количество больничных листов, а не количество календарных дней болезни.

Как выглядит результат

Основная структура отчета построена по принципу:

Подразделение → Должность

Например:

Отдел продаж
Менеджер по продажам
Руководитель отдела продаж

Бухгалтерия
Главный бухгалтер
Бухгалтер

Производственный отдел
Начальник производства
Инженер-технолог

По горизонтали выводятся месяцы выбранного периода, а в соответствующих ячейках отображается количество больничных листов.

Такой формат позволяет сразу увидеть:

• в каком подразделении было больше больничных;
• какие должности дают основной вклад в показатель;
• как количество больничных изменялось от месяца к месяцу;
• есть ли заметные сезонные периоды роста;
• какие подразделения можно дополнительно анализировать по причинам отсутствий.

Отборы отчета

На форме предусмотрена возможность сформировать отчет за необходимый период и ограничить данные дополнительными отборами.

Можно использовать отбор по:

Организации, подразделению, должности.

Например, можно сформировать отчет только по одному производственному подразделению или посмотреть больничные сотрудников определенной должности.

Это удобно как для анализа всей организации, так и для точечной проверки конкретного подразделения.

Что именно учитывается

Источником информации являются данные регистра накопления «Отработанное время по сотрудникам». Из него выбираются записи, регистратором которых является документ «Больничный лист». В выборку входят записи с датой начала в пределах заданного пользователем периода и только активные записи. Дополнительно проверяется, что начисление относится к больничным.

Количество рассчитывается как:

Количество различных документов «Больничный лист».

Поэтому если один документ сформировал несколько записей регистра, он не должен искусственно увеличивать показатель отчета.

Учет исправленных больничных

В запросе предусмотрена отдельная обработка исправленных документов.

Исходный больничный связывается с документом-исправлением через реквизит «ИсправленныйДокумент», после чего первоначальные документы, для которых найдено исправление, исключаются из результата.

Это позволяет избежать ситуации, когда первоначальный больничный и его последующее исправление одновременно увеличивают количество документов в аналитике.

Определение подразделения и должности

Для получения кадровых данных сотрудника используется регистр сведений «Кадровая история сотрудников», срез последних на дату кадровых данных.

Из кадровой истории отчет получает:

• организацию;
• подразделение;
• должность сотрудника.

После этого информация группируется по организации, подразделению, должности, году и месяцу.

Для каких задач подойдет отчет

Отчет можно использовать для регулярного анализа отсутствий персонала, например:

• оценить количество больничных по подразделениям;
• сравнить разные должности;
• увидеть помесячную динамику;
• определить подразделения с повышенным количеством больничных;
• подготовить данные для руководителя или HR-службы;
• быстро получить сводную информацию без ручной обработки списка документов;
• использовать результат как отправную точку для дальнейшего анализа причин отсутствий.

Особенно отчет удобен для организаций с большим количеством сотрудников и разветвленной структурой подразделений, где просмотр отдельных документов больничных уже не дает общей картины.

Пример практического использования

Допустим, руководителю необходимо понять, в каких подразделениях сотрудники чаще уходили на больничный в течение года.

Устанавливаем период:

01.01.2025 – 31.12.2025

Формируем отчет.

В результате можно сразу сравнить, например, бухгалтерию, отдел продаж, производство и склад, а внутри каждого подразделения посмотреть распределение больничных по должностям и месяцам.

При необходимости устанавливается отбор только по интересующему подразделению или конкретной должности.

Преимущества

Отчет не ограничивается простым списком документов. Его задача — дать пользователю сводный аналитический результат, который удобно читать и сравнивать.

Основные преимущества:

• наглядное представление данных;
• иерархия «подразделение — должность»;
• помесячная аналитика;
• возможность анализа за произвольный период;
• отбор по организации, подразделению и должности;
• подсчет именно количества больничных документов;
• исключение замененных исправлениями больничных;
• отсутствие необходимости выгружать список документов в Excel и самостоятельно строить сводные таблицы.

Ниже другие мои публикации на Инфостарт: