Прикрепленные файлы сотрудника для ЗУП 3.1 (сотрудник и его кадровые документы)

Отчет / печатная форма по прикрепленным файлам сотрудника для ЗУП 3.1

X-files — все файлы по сотруднику в ЗУП 3.1

Решение предназначено для быстрого поиска, контроля и анализа прикрепленных файлов сотрудников с учетом кадровых событий.

Вместо ручного просмотра карточек сотрудников, документов приема, перевода, увольнения и присоединенных файлов можно получить необходимую информацию в одном месте, отобрать только нужные записи и открыть найденный файл.

В поставку входят два варианта решения:

1. Внешний отчет — для самостоятельного формирования и анализа информации по сотрудникам.

2. Внешняя печатная форма — для удобного вызова решения непосредственно из кадровых объектов.

Что позволяет решение

Отчет позволяет:

• получать информацию о прикрепленных файлах сотрудников;

• анализировать файлы в привязке к кадровой истории;

• видеть приемы, кадровые переводы, увольнения и связанные документы;

• определять наличие или отсутствие прикрепленных файлов;

• выводить количество найденных файлов;

• получать список имен файлов в одной колонке;

• выводить каждый найденный файл отдельной строкой;

• открывать карточку присоединенного файла;

• непосредственно открывать сам прикрепленный файл;

• выполнять поиск по ключевым словам;

• использовать до трех ключевых слов;

• выбирать режим поиска И / ИЛИ;

• отбирать данные по сотруднику;

• отбирать по подразделению и головной организации;

• выводить только записи, для которых найдены файлы.

Варианты отчета

Предусмотрено несколько вариантов представления данных.

Основной — кадровая история сотрудника с информацией о наличии файлов.

Только с файлами — исключает строки, для которых прикрепленные файлы отсутствуют.

Только с файлами + имена — дополнительно показывает список имен найденных файлов.

Все файлы — каждый прикрепленный файл выводится отдельной строкой. Удобно для проверки состава документов и непосредственного открытия нужного файла.

Поиск по ключевым словам

Можно указать несколько ключевых слов и выбрать способ поиска.

Например:

должностная ИЛИ инструкция

позволит найти файл, содержащий любое из указанных слов.

При режиме И файл должен соответствовать всем заполненным условиям.

Это удобно, если в базе накоплено большое количество файлов с разными вариантами наименований.

Отчет и печатная форма — в чем разница

Внешний отчет предназначен прежде всего для массового анализа данных. Его можно запускать как обычный дополнительный отчет, устанавливать необходимые отборы и анализировать сотрудников организации.

Печатная форма рассчитана на работу непосредственно из кадрового интерфейса и позволяет быстрее перейти к информации о файлах конкретного сотрудника или кадрового объекта.

Таким образом, пользователь может выбрать наиболее удобный сценарий работы.

Отдельные версии для ПРОФ и КОРП

В поставке предусмотрена совместимость с ЗУП ПРОФ и ЗУП КОРП.

Для ПРОФ подготовлен отдельный вариант без обращения к объектам, присутствующим только в КОРП, в частности без зависимости от произвольного кадрового приказа и его присоединенных файлов.

Это позволяет использовать решение без ошибок обращения к отсутствующим объектам метаданных.

Преимущества решения

Экономия времени.
Не требуется вручную открывать сотрудника и последовательно искать файлы по кадровым документам.

Контроль наличия документов.
Можно быстро определить сотрудников и кадровые события, для которых файлы присутствуют или отсутствуют.

Поиск внутри большого количества файлов.
Ключевые слова и режимы И/ИЛИ помогают быстрее находить нужные документы.

Удобная работа с найденными файлами.
Доступно имя файла, карточка присоединенного файла и непосредственное открытие файла.

Несколько сценариев использования.
В поставке одновременно доступны внешний отчет и печатная форма.

Поддержка ПРОФ и КОРП.
Подготовлены отдельные совместимые варианты с учетом отличий конфигураций.

Не только отчет, но и рабочий инструмент кадровика.
Решение можно использовать для регулярного контроля должностных инструкций, кадровых документов и других файлов сотрудников.

Для чего можно использовать

Например, решение подойдет для контроля:

• должностных инструкций;

• заявлений сотрудников;

• кадровых приказов;

• дополнительных соглашений;

• документов ознакомления;

• сканов подписанных документов;

• внутренних кадровых документов;

• других файлов, прикрепленных к сотрудникам и кадровым событиям.

При этом решение не ограничивается только должностными инструкциями — поиск выполняется по прикрепленным файлам в целом.

Почему стоит приобрести

Если в информационной базе работает много сотрудников и активно используются присоединенные файлы, со временем поиск документов вручную становится трудоемким.

Решение позволяет собрать информацию в одном месте и ответить на практические вопросы:

У этого сотрудника есть нужный файл?
К какому кадровому событию он относится?
Как называется файл?
Сколько файлов прикреплено?
Можно ли сразу его открыть?
У каких сотрудников документы отсутствуют?

Особенно полезно решение перед внутренними проверками, аудитом кадровых документов, контролем должностных инструкций и наведением порядка в присоединенных файлах.

Совместимость

Протестировано:

Платформа:

• 1С:Предприятие 8.3 (8.3.27.1989);

• 1С:Предприятие 8.5 (8.5.1.1529).

Конфигурация:

• Зарплата и управление персоналом ПРОФ 3.1;

• Зарплата и управление персоналом КОРП 3.1.38.92.

Для ПРОФ и КОРП используются соответствующие варианты поставки с учетом отличий состава метаданных.

Поддержка и развитие

Если при работе возникнут проблемы, сложности или ошибки — пишите заявку.

Также буду рада предложениям по развитию: дополнительным отборам, новым вариантам отчета, поддержке других видов присоединенных файлов и другим улучшениям.

Я готова делать решение лучше и, если обнаружатся ошибки, оперативно их исправлять.

Ниже список других публикаций, которые могут быть вам интересны: