Подсистема рассылки уведомлений о необходимости пройти обучение
Назначение подсистемы
Подсистема предназначена для автоматизации планирования обучения и аттестации сотрудников, а также формирования и адресной рассылки уведомлений о необходимости пройти обучение в установленные сроки.
Необходимость использования подсистемы возникает, например, при изменении законодательства, выпуске новых нормативных документов, введении новых требований или проведении обязательного обучения сотрудников. Система позволяет сформировать перечень сотрудников, определить для каждого плановую дату обучения и автоматически уведомить сотрудника по электронной почте.
Основные возможности
Подсистема обеспечивает:
- формирование мероприятий по обучению и аттестации сотрудников;
- автоматическое формирование списка сотрудников, подлежащих обучению;
- определение плановых сроков прохождения обучения;
- учет подразделений, должностей и сотрудников, для которых обучение является обязательным;
- автоматический перенос сроков обучения с учетом периодов отсутствия сотрудника — например, болезни или отпуска;
- учет выходных и нерабочих дней при расчете сроков;
- формирование персональных уведомлений для каждого сотрудника;
- отправку уведомлений по электронной почте;
- прикрепление к письмам дополнительных файлов;
- автоматическое формирование персонального документа по шаблону с подстановкой данных сотрудника и даты обучения.
Мероприятия по обучению
Для хранения информации о планируемом обучении используется справочник «Мероприятия по обучению».
Для каждого мероприятия в справочнике хранится информация, необходимая для последующего формирования уведомления сотрудникам. В частности, предусматривается текстовое содержимое письма с возможностью форматирования, позволяющее сформировать сообщение в удобном для получателя виде.
К мероприятию могут быть прикреплены дополнительные файлы. При отправке уведомления эти файлы автоматически включаются во вложения электронного письма.
Отдельно может использоваться шаблон документа с информацией об обучении. Для каждого мероприятия допускается использование собственного шаблона. При формировании документа в шаблон автоматически подставляются данные сотрудника и дата проведения обучения.
Формирование документов по шаблону
Для массового формирования документов используется серверная обработка шаблонов Microsoft Word без необходимости запуска COM-объекта Microsoft Word на рабочем месте пользователя.
Обработка выполняется на сервере:
- загружается файл шаблона;
- документ преобразуется в XML-представление;
- в XML выполняется замена предусмотренных шаблоном параметров;
- сформированный документ загружается обратно в формат Word;
- полученный документ прикрепляется к уведомлению сотрудника.
Такой подход позволяет формировать документы для больших объемов рассылки без необходимости устанавливать Microsoft Word и использовать COM на клиентских рабочих местах. Это особенно актуально при массовой рассылке на сотни сотрудников и при работе пользователей удаленно.
Автоматическое определение сотрудников
В подсистеме учитываются существующие в информационной базе объекты:
- сотрудники;
- подразделения;
- позиции штатного расписания.
Для сотрудников и позиций, которые регулярно проходят обязательное обучение, предусматривается специальный признак «Добавлять в подсистему обучения».
При формировании списка участников мероприятия система автоматически определяет сотрудников, соответствующих заданным условиям, что позволяет отказаться от ручного подбора каждого сотрудника.
Расчет сроков обучения
При определении даты обучения система учитывает не только установленный регламентом срок, но и фактическую доступность сотрудника.
Если сотрудник отсутствует в организации в период, на который запланировано обучение, например находится в отпуске или на больничном, плановая дата обучения переносится.
При расчете сроков также учитываются выходные и нерабочие дни.
Адресная рассылка
Для каждого сотрудника формируется индивидуальное уведомление, содержащее персональные данные и информацию о предстоящем обучении.
В письмо могут включаться:
- обращение к сотруднику;
- информация о мероприятии;
- дата и срок прохождения обучения;
- текстовые инструкции;
- дополнительные файлы;
- персонально сформированный документ по шаблону.
Таким образом, одна операция массовой рассылки позволяет сформировать отдельное, адресное уведомление для каждого сотрудника.
Права доступа
Подсистема может использоваться в режиме ограниченных прав пользователя.
Предусмотрен вариант, при котором сотрудник, работающий непосредственно с подсистемой обучения, не получает расширенных прав на работу с данными информационной базы. В конфигурационном варианте это может обеспечиваться использованием привилегированного режима.
При реализации в виде расширения предполагается, что необходимые права на работу со справочниками «Сотрудники», «Подразделения», штатным расписанием и связанными объектами предоставляются пользователю администратором информационной базы.
Результат внедрения
Использование подсистемы позволяет автоматизировать полный цикл работы с обязательным обучением сотрудников:
формирование мероприятия → определение сотрудников → расчет сроков → учет отсутствий → формирование персональных документов → отправка уведомлений → прохождение обучения.
В результате снижается объем ручной работы кадровых и ответственных за обучение сотрудников, исключается необходимость индивидуального формирования сотен писем и документов, а также повышается контроль за соблюдением установленных сроков обучения.
Проверено на следующих конфигурациях и релизах:
- Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП, редакция 3, релизы 3.1.38.41
- Зарплата и управление персоналом КОРП, редакция 3.1, релизы 3.1.38.41
Вступайте в нашу телеграмм-группу Инфостарт