Анализ причин увольнения - кадровый отчет для ЗУП КОРП

Анализ причин увольнения сотрудников

Отчет предназначен для анализа текучести персонала и причин увольнения сотрудников. Позволяет посмотреть на ситуацию одновременно с нескольких сторон: увидеть причины увольнения по мнению HR, причины по мнению руководителя, стаж сотрудника до увольнения, подразделение, должность и комментарии ответственных лиц.

Отчет может использоваться специалистами кадровой службы, HR, руководителями подразделений и руководством компании для анализа причин ухода сотрудников и поиска проблемных зон.

Подходит для использования в:

• 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП;

Как появилась идея отчета

Идея отчета появилась не из желания сделать еще одну красивую диаграмму.

В компании начала постепенно расти текучесть персонала. На первый взгляд ничего критичного не происходило: сотрудники увольнялись по разным причинам, подразделения продолжали выполнять планы, вакансии закрывались новыми людьми.

Но через некоторое время стало заметно, что одни и те же вакансии приходится открывать снова и снова.

На совещаниях звучали разные объяснения.

Руководители подразделений считали, что сотрудники просто не выдерживают темп работы, не хотят развиваться или изначально неправильно оценивают свои возможности.

HR-служба видела ситуацию иначе: сотрудники говорили о графике работы, уровне заработной платы, семейных обстоятельствах, физической нагрузке, состоянии здоровья и других причинах.

При этом вся информация уже была в информационной базе, но получить целостную картину было сложно.

Можно было открыть данные по конкретному сотруднику. Можно было посмотреть кадровые документы. Можно было собрать информацию вручную в Excel.

Но ответить на простые управленческие вопросы было значительно сложнее:

Почему сотрудники увольняются?

На каком сроке работы происходит больше всего увольнений?

Совпадает ли мнение кадровой службы с мнением руководителей?

В каких подразделениях текучесть выше?

Какие должности находятся в зоне риска?

И главное:

это отдельные случаи или уже системная проблема?

Так появился отчет «Анализ причин увольнения».

Что показал отчет

После объединения данных в одном отчете ситуация стала намного понятнее.

Одним из наиболее заметных показателей оказалось распределение увольнений по стажу работы.

Выяснилось, что значительная часть сотрудников увольняется еще до того, как успевает долго проработать в организации.

Это изменило направление анализа.

Вместо вопроса:

«Почему сотрудники вообще увольняются?»

появился более конкретный вопрос:

«Что происходит с сотрудником в первые месяцы работы?»

После этого начали отдельно анализировать:

• качество подбора персонала;

• соответствие ожиданий кандидата реальным условиям работы;

• адаптацию новых сотрудников;

• работу непосредственного руководителя;

• нагрузку в первые месяцы;

• график работы;

• причины ухода сотрудников с небольшим стажем.

То есть отчет помог увидеть не просто факт текучести, а момент, в котором компания начинает терять сотрудников.

Разные взгляды на одну и ту же проблему

Еще одной полезной частью анализа стало сравнение причин увольнения по мнению HR и по мнению руководителя.

Это важный момент.

Причина увольнения, которую называет сотрудник кадровой службе, и причина, которую видит непосредственный руководитель, могут отличаться.

Например, руководитель может считать, что сотрудник:

• не справился с нагрузкой;

• не проявил достаточной заинтересованности;

• не подошел коллективу;

• решил сменить сферу деятельности.

При этом сотрудник может сообщить HR совершенно другую причину:

• низкая заработная плата;

• неудобный график;

• семейные обстоятельства;

• физически тяжелая работа;

• проблемы со здоровьем;

• конфликт с руководителем.

Само по себе такое расхождение еще не означает наличие проблемы.

Но когда подобных случаев становится много, это уже повод для анализа.

Отчет позволяет увидеть такое расхождение не на уровне отдельных историй, а на уровне общей статистики.

Как отчет помог бизнесу

После анализа данных руководство смогло перейти от обсуждения отдельных увольнений к работе с тенденциями.

Вместо решения проблемы исключительно увеличением количества новых кандидатов стали анализировать причины, по которым уже принятые сотрудники покидают компанию.

Особое внимание было уделено сотрудникам с небольшим стажем.

Для некоторых подразделений были пересмотрены процессы адаптации новых работников.

Руководителям рекомендовали проводить дополнительные встречи с сотрудниками в первые месяцы работы.

HR-служба стала раньше собирать обратную связь и фиксировать потенциальные причины будущего увольнения.

По отдельным должностям дополнительно проверили соответствие условий, которые обсуждаются на собеседовании, фактическим условиям работы.

В результате отчет стал использоваться не только как инструмент анализа уже произошедших увольнений, но и как источник информации для профилактики текучести.

Возможности отчета

Отчет позволяет анализировать данные за выбранный период и получать информацию по уволенным сотрудникам.

В отчет выводятся:

• сотрудник;

• физическое лицо;

• подразделение;

• должность;

• дата приема;

• дата увольнения;

• дата регистрации причины увольнения;

• причина увольнения по мнению HR;

• причина увольнения по мнению руководителя;

• комментарий;

• ответственный.

Отдельные варианты отчета позволяют использовать эти данные для построения аналитических представлений и диаграмм.

Анализ причин увольнения по мнению HR

Круговая диаграмма позволяет оценить структуру причин увольнения, зафиксированных кадровой службой.

Например:

• семейные обстоятельства;

• физически тяжелая работа;

• уровень заработной платы;

• состояние здоровья;

• график работы;

• условия работы;

• переезд;

• отсутствие карьерного роста;

• конфликт с руководством;

• смена сферы деятельности;

• другие причины.

Такое представление позволяет быстро определить наиболее часто встречающиеся причины ухода сотрудников.

Анализ причин увольнения по мнению руководителя

Отдельно строится распределение причин увольнения с точки зрения руководителей.

Это позволяет сравнивать две оценки одного события:

что сообщил сотрудник / зафиксировал HR

и

как причину ухода оценивает руководитель.

Такое сравнение может быть особенно полезно для компаний с большим количеством линейного персонала и распределенной структурой управления.

Анализ стажа до увольнения

Отчет позволяет анализировать, сколько времени сотрудник проработал в организации до увольнения.

Такой анализ хорошо показывает раннюю текучесть.

Если основная масса увольнений приходится на сотрудников с небольшим стажем, имеет смысл отдельно анализировать подбор и адаптацию персонала.

Если же увольняются преимущественно опытные сотрудники, причины могут находиться уже в другой области: мотивации, карьерном развитии, уровне оплаты или управлении.

Анализ по подразделениям и должностям

Наличие в отчете подразделения и должности позволяет использовать стандартные возможности СКД для дополнительной группировки данных.

Можно анализировать:

• увольнения по подразделениям;

• увольнения по должностям;

• причины увольнения внутри конкретного подразделения;

• причины ухода сотрудников определенной должности;

• количество увольнений за выбранный период.

Это помогает определить участки компании, требующие дополнительного внимания.

Отбор по периоду

В отчете предусмотрен анализ данных за выбранный период.

Период определяется по дате регистрации причины увольнения.

Это позволяет формировать отчет, например:

• за месяц;

• за квартал;

• за полугодие;

• за год;

• за произвольный период.

За счет этого можно сравнивать изменение причин увольнений во времени.

Для кого будет полезен отчет

Отчет может быть полезен:

HR-службе — для анализа текучести и причин ухода сотрудников.

Кадровой службе — для получения единого списка увольнений с необходимой аналитикой.

Руководителям подразделений — для оценки ситуации внутри своего подразделения.

HR-директору — для выявления системных причин текучести.

Руководителю компании — для получения понятной картины происходящего без необходимости анализировать отдельные кадровые документы.

Аналитикам — как источник данных для дополнительного анализа кадровых показателей.

Практическая ценность

Главная задача отчета — не просто показать количество уволенных сотрудников.

Количество увольнений само по себе мало говорит о причинах происходящего.

Гораздо полезнее видеть одновременно:

кто увольняется + откуда увольняется + сколько проработал + почему ушел + что думает HR + что думает руководитель.

Именно сочетание этих данных позволяет перейти от обычной кадровой статистики к анализу ситуации.

Например, отчет может помочь заметить, что:

• сотрудники определенной должности часто увольняются в первый год;

• в конкретном подразделении текучесть выше среднего;

• сотрудники регулярно называют одну и ту же причину;

• оценки HR и руководителей существенно расходятся;

• определенная причина увольнения начала встречаться чаще;

• проблема связана не с подбором, а с адаптацией сотрудников после приема.

Почему СКД

Отчет реализован на системе компоновки данных.

Это дает пользователю возможность использовать стандартные механизмы 1С:

• группировки;

• отборы;

• сортировки;

• условное оформление;

• диаграммы;

• изменение состава выводимых полей;

• сохранение собственных вариантов отчета.

Таким образом, один отчет можно адаптировать под разные задачи без разработки отдельных форм анализа.

Например, HR может использовать один вариант отчета, руководитель подразделения — другой, а руководство компании — вариант с укрупненными показателями и диаграммами.

Итог

«Анализ причин увольнения» — это инструмент для компаний, которым недостаточно знать только количество уволенных сотрудников.

Отчет помогает разобраться:

почему люди уходят, когда они уходят, где возникает повышенная текучесть и одинаково ли видят причины увольнения HR и руководители.

Самая полезная функция такого анализа — возможность вовремя заметить тенденцию.

Когда текучесть уже превратилась в серьезную проблему, компании приходится постоянно искать новых сотрудников.

Когда причины становятся заметны раньше, появляется возможность изменить процесс подбора, адаптации, мотивации или управления и попытаться сохранить уже нанятых людей.

Отчет превращает накопленные кадровые данные в информацию, на основании которой можно принимать управленческие решения.

протестировано  на платформе 1С:Предприятие 8.3 (8.3.27.1989), ЗУП КОРП 3.1.38.92

Также предлагаю вашему вниманию другие свои отчеты и обработки на INFOSTART: