Отправка на почту информации об уволенных из ЗУП 3.1

Выгрузка уволенных сотрудников в Service Desk по расписанию

Автоматическая передача информации об увольнениях из кадровой системы в Service Desk для своевременного уведомления IT, службы безопасности и других ответственных подразделений.

Обработка предназначена для автоматизации процесса информирования заинтересованных служб об уволенных сотрудниках.

После оформления увольнения сотрудника информация автоматически собирается и отправляется в Service Desk по электронной почте. Обработку можно подключить как дополнительную внешнюю обработку и запускать по расписанию — например, ежедневно в 06:00.

В результате ответственным сотрудникам не требуется вручную отслеживать кадровые документы и дополнительно сообщать об увольнении в IT, службу безопасности или другие подразделения.

ЗАЧЕМ НУЖНА ОБРАБОТКА

Увольнение сотрудника — это не только кадровое событие.

После увольнения обычно необходимо выполнить целый набор действий:

— заблокировать учетные записи и доступы;
— отключить корпоративную почту;
— закрыть доступ к информационным системам;
— проверить наличие активных учетных записей;
— заблокировать VPN и удаленный доступ;
— вернуть компьютер, телефон и другое оборудование;
— закрыть пропуск;
— уведомить службу безопасности;
— уведомить непосредственного руководителя;
— запустить внутренний процесс увольнения в Service Desk.

Если информация передается между подразделениями вручную, возникает риск задержек и человеческого фактора.

Кадровик может оформить увольнение сегодня, а IT-служба узнать об этом через несколько дней.

Автоматическая выгрузка позволяет встроить уведомление об увольнении в стандартный бизнес-процесс компании.

КАК РАБОТАЕТ ОБРАБОТКА

Логика работы выглядит следующим образом:

Оформление увольнения
        ↓
Дополнительная обработка
        ↓
Запуск по расписанию
        ↓
Поиск оформленных увольнений
        ↓
Получение информации о сотрудниках
        ↓
Формирование уведомления
        ↓
Отправка сообщения в Service Desk
        ↓
Создание заявки / запуск внутренних регламентов
        ↓
Уведомление ответственных подразделений

1. В кадровой системе оформляется увольнение сотрудника.

2. Регламентное задание запускает дополнительную обработку по настроенному расписанию.

Например:

ежедневно в 06:00.

3. Обработка определяет увольнения, оформленные за текущий день.

Учитываются два варианта оформления:

— документ «Увольнение»;
— документ «Увольнение списком».

В выборку попадают только проведенные документы.

4. Для каждого найденного сотрудника автоматически получаются кадровые данные.

5. На основании полученной информации формируется единое HTML-сообщение.

6. Если за выбранный период увольнений нет, письмо не отправляется.

7. Если увольнения обнаружены, сформированное сообщение автоматически отправляется на указанные адреса, например на электронный адрес Service Desk.

Таким образом, после настройки обработка может работать полностью автоматически.

КАКИЕ ДАННЫЕ ПЕРЕДАЮТСЯ

Для каждого уволенного сотрудника обработка получает кадровые сведения и формирует удобное для чтения сообщение.

В текущей версии в уведомление включаются:

— организация;
— ФИО сотрудника;
— должность;
— подразделение;
— дата увольнения;
— табельный номер.

Пример информации в сообщении:

ООО «Компания»

Иванов Иван Иванович уволен с должности — Системный администратор

Подразделение:
Отдел информационных технологий

Дата увольнения:
07.09.2026

Табельный номер:
00001234

ПОДДЕРЖИВАЕТСЯ УВОЛЬНЕНИЕ СПИСКОМ

Обработка анализирует не только отдельные документы увольнения.

Также предусмотрена обработка документа «Увольнение списком».

Если одним документом оформляется увольнение нескольких сотрудников, каждый сотрудник будет добавлен в формируемое уведомление.

АВТОМАТИЧЕСКАЯ РАБОТА ПО РАСПИСАНИЮ

Обработка разработана в формате дополнительной внешней обработки.

После подключения ее можно назначить на выполнение по расписанию средствами дополнительных отчетов и обработок.

Например:

Дата начала:
07.09.2026

Периодичность:
каждый день

Время запуска:
06:00

После этого участие пользователя в ежедневном запуске не требуется.

Расписание можно настроить под требования конкретной организации.

ОТПРАВКА В SERVICE DESK

Передача данных реализована через электронную почту.

Это позволяет использовать обработку с Service Desk-системами, которые умеют автоматически создавать обращения на основании входящих электронных писем.

Сценарий может выглядеть следующим образом:

Кадровая система
→ электронное письмо
→ почтовый ящик Service Desk
→ автоматическое создание заявки
→ запуск регламента увольнения
→ постановка задач ответственным сотрудникам.

Например, после получения сообщения Service Desk может создать задачи для:

IT
— блокировка учетной записи;
— отключение доступа к информационным системам;
— отключение VPN;
— закрытие корпоративной почты.

Службы безопасности
— блокировка пропуска;
— контроль возврата материальных ценностей;
— проверка физических доступов.

Административной службы
— возврат оборудования;
— возврат телефонов и других устройств.

Руководителя
— уведомление об увольнении сотрудника.

Других подразделений
— выполнение внутренних процедур компании.

Конкретная логика обработки полученного письма определяется настройками вашей Service Desk-системы.

ФОРМАТ СООБЩЕНИЯ

Письмо формируется в HTML-формате.

Если за день уволено несколько сотрудников, информация собирается в одно сообщение.

Это удобно для сценария ежедневной автоматической передачи данных.

При необходимости формат письма можно изменить.

Например, добавить:

— электронную почту сотрудника;
— логин пользователя;
— телефон;
— руководителя;
— филиал;
— территорию;
— вид занятости;
— дату последнего рабочего дня;
— причину увольнения;
— комментарий кадровой службы;
— идентификатор сотрудника;
— дополнительные кадровые реквизиты.

ПРЕИМУЩЕСТВА РЕШЕНИЯ

1. Автоматизация рутинного процесса

Кадровой службе не требуется дополнительно отправлять сообщения в IT или Service Desk после оформления каждого увольнения.

Достаточно корректно оформить кадровый документ.

2. Снижение человеческого фактора

Информация передается автоматически.

Это уменьшает вероятность ситуации, когда увольнение оформлено, а IT-службу или службу безопасности забыли уведомить.

3. Повышение информационной безопасности

Чем быстрее ответственная служба получает информацию об увольнении, тем быстрее можно заблокировать доступ бывшего сотрудника к корпоративным системам.

4. Работа по расписанию

После первоначальной настройки обработка может запускаться автоматически без участия пользователя.

5. Поддержка одиночного и массового увольнения

Обрабатываются как отдельные документы увольнения, так и увольнения списком.

6. Не требуется отдельная сложная интеграция

Для передачи данных используется электронная почта.

Если Service Desk умеет создавать заявки из входящих писем, решение можно встроить в существующий процесс без разработки полноценного API-обмена.

7. Простая архитектура

Логика решения понятна:

кадровый документ → обработка → письмо → Service Desk.

Это упрощает сопровождение и дальнейшую адаптацию.

8. Легко адаптировать под процессы конкретной компании

Можно изменить:

— состав выгружаемых данных;
— текст сообщения;
— тему письма;
— получателей;
— период отбора;
— расписание;
— правила отбора сотрудников;
— структуру HTML-сообщения;
— способ передачи информации.

ПОЧЕМУ ЭТУ ОБРАБОТКУ ИМЕЕТ СМЫСЛ КУПИТЬ

Главная ценность решения — не в формировании очередного отчета.

Обработка закрывает конкретную организационную задачу:

«Как сделать так, чтобы после оформления увольнения информация автоматически дошла до тех сотрудников, которые должны отключить доступы и выполнить необходимые действия?»

Покупатель получает готовую основу рабочего процесса, которую не нужно разрабатывать с нуля.

Вместо постановки задачи разработчику, проектирования механизма отбора увольнений, получения кадровых данных, формирования сообщения, подключения почты и настройки регламентного запуска можно использовать уже реализованный механизм.

Решение особенно полезно, если:

— в организации регулярно происходят приемы и увольнения сотрудников;
— используется Service Desk;
— заявки Service Desk могут создаваться из электронной почты;
— IT-служба должна оперативно получать сведения об увольнениях;
— существует регламент блокировки доступов;
— в процессе увольнения участвуют несколько подразделений;
— кадровая служба сейчас передает сведения вручную;
— необходимо снизить зависимость процесса от человеческого фактора.

ЭКОНОМИЯ ВРЕМЕНИ

Предположим, кадровому сотруднику после каждого увольнения требуется:

— подготовить сообщение;
— указать данные сотрудника;
— найти адрес Service Desk;
— отправить письмо;
— убедиться, что уведомление отправлено.

Даже если эта операция занимает всего несколько минут, она повторяется после каждого увольнения.

После автоматизации данные формируются системой самостоятельно.

Чем больше сотрудников в организации, тем заметнее эффект от автоматизации.

БЕЗОПАСНОСТЬ КАК БИЗНЕС-ПРОЦЕСС

Один из наиболее важных сценариев использования обработки — своевременное отключение доступов.

После получения информации Service Desk может автоматически поставить задачи ответственным исполнителям:

Кадровая служба
→ оформляет увольнение.

Обработка
→ передает информацию.

Service Desk
→ создает заявку.

IT-служба
→ блокирует учетные записи.

Служба безопасности
→ закрывает физические доступы.

Административная служба
→ контролирует возврат оборудования.

Руководитель
→ получает информацию о выполнении процедуры.

В результате увольнение превращается из набора ручных действий в контролируемый процесс.

НАСТРОЙКА ПОЛУЧАТЕЛЕЙ

В текущей реализации адреса получателей задаются в модуле обработки.

Перед использованием необходимо указать адрес вашей Service Desk-системы и/или других необходимых получателей.

Например:

servicedesk@company.ru

При необходимости можно настроить отправку сразу нескольким адресатам.

НАСТРОЙКА ТЕМЫ ПИСЬМА

Тема сообщения также может быть адаптирована.

Например:

Увольнение сотрудника

или:

Увольнение сотрудника компании

или:

Service Desk. Увольнение сотрудника

или использовать другой формат, необходимый вашей Service Desk-системе для автоматической классификации обращений.

НАСТРОЙКА ПОЧТЫ

Отправка выполняется средствами электронной почты информационной базы.

Перед использованием должна быть настроена системная учетная запись электронной почты, от имени которой будут отправляться уведомления.

Если отправка почты в информационной базе уже используется, дополнительная инфраструктура обычно не требуется.

ЧТО ПРОИСХОДИТ, ЕСЛИ УВОЛЬНЕНИЙ НЕТ

Обработка проверяет наличие данных перед отправкой.

Если подходящих документов увольнения за период не найдено, пустое сообщение не отправляется.

Это позволяет устанавливать ежедневное расписание и не получать ненужные письма в дни, когда увольнений не было.

ТЕХНИЧЕСКАЯ РЕАЛИЗАЦИЯ

Обработка регистрируется как дополнительная внешняя обработка.

Основная команда выполняется на сервере.

При выполнении:

1. Определяется текущая дата.

2. Выполняется запрос к документам увольнения.

3. Отбираются проведенные документы за текущий день.

4. Объединяются данные документов:
   — «Увольнение»;
   — «Увольнение списком».

5. Для сотрудников запрашиваются кадровые сведения.

6. Формируется HTML-текст сообщения.

7. При наличии данных создаются параметры электронного письма.

8. Сообщение отправляется через системную учетную запись электронной почты.

Архитектура решения специально сделана достаточно простой, чтобы ее можно было адаптировать под особенности конкретной организации.

ЧТО ПОТРЕБУЕТСЯ НАСТРОИТЬ ПОСЛЕ ПОКУПКИ

Перед рабочим запуском рекомендуется проверить и при необходимости изменить:

— адрес Service Desk;
— дополнительные адреса получателей;
— тему письма;
— системную учетную запись электронной почты;
— расписание выполнения;
— требуемый состав кадровых данных;
— правила отбора увольнений;
— формат сообщения.

Также необходимо проверить наличие используемых обработкой кадровых объектов и программных интерфейсов в вашей конфигурации.

ВАЖНО

Внешняя обработка использует серверный код и отправку электронной почты.

В параметрах регистрации обработки безопасный режим отключен.

Поэтому для подключения обработки пользователю или администратору информационной базы необходимо предоставить соответствующее разрешение на выполнение дополнительной обработки.

Перед использованием в рабочей базе рекомендуется проверить работу решения на тестовой копии информационной базы.

ЧТО ПОЛУЧАЕТ ПОКУПАТЕЛЬ

Готовый механизм автоматической обработки увольнений:

— подключение в качестве дополнительной обработки;
— возможность запуска по расписанию;
— поиск проведенных документов увольнения;
— обработка увольнения одного сотрудника;
— обработка увольнения списком;
— автоматическое получение кадровых данных;
— формирование HTML-сообщения;
— отправка информации по электронной почте;
— возможность передачи сообщения в Service Desk;
— возможность дальнейшей адаптации решения под бизнес-процессы компании.

ВАРИАНТЫ ДОРАБОТКИ

На базе обработки можно реализовать дополнительные сценарии.

Например:

— отправку непосредственно через REST API Service Desk;
— создание отдельной заявки на каждого сотрудника;
— разные заявки для разных подразделений;
— автоматическое определение ответственных;
— передачу дополнительных реквизитов;
— обработку будущих дат увольнения;
— повторную отправку при ошибке;
— журналирование отправленных сообщений;
— контроль доставки;
— хранение истории выгрузки;
— исключение повторной отправки;
— отправку уведомлений в корпоративные мессенджеры;
— формирование JSON или XML;
— интеграцию с другой системой заявок;
— передачу информации в систему управления доступами.

КОМУ ПОДОЙДЕТ

Решение будет полезно:

— компаниям, использующим кадровый учет и Service Desk;
— организациям с централизованной IT-службой;
— компаниям с формализованным процессом увольнения;
— организациям с повышенными требованиями к информационной безопасности;
— кадровым службам, которые хотят убрать ручные уведомления;
— IT-подразделениям, которым необходимо оперативно получать информацию об увольнениях;
— специалистам, автоматизирующим процессы приема, перевода и увольнения сотрудников.

ИТОГ

Обработка позволяет связать кадровое событие «Увольнение сотрудника» с дальнейшими действиями Service Desk.

Кадровик оформляет увольнение в привычном режиме.

Дальше система работает автоматически:

увольнение
→ запуск обработки по расписанию
→ получение данных сотрудника
→ формирование уведомления
→ отправка в Service Desk
→ постановка задач ответственным подразделениям.

Результат — меньше ручных действий, меньше риска пропущенного уведомления и более управляемый процесс отключения доступов при увольнении сотрудников.

КОНСУЛЬТАЦИЯ И ТЕХНИЧЕСКАЯ ПОДДЕРЖКА

Если стандартная логика обработки отличается от процессов вашей компании, необходимые изменения можно обсудить в рамках консультации или технической поддержки.

В том числе возможно адаптировать:

— состав передаваемых данных;
— получателей;
— формат и тему сообщения;
— условия отбора сотрудников;
— расписание;
— структуру уведомления;
— правила формирования заявок;
— взаимодействие с вашей Service Desk-системой;
— другие особенности процесса увольнения.

Перед покупкой также можно уточнить применимость решения к вашей конфигурации и предполагаемый объем необходимых изменений.

Таким образом, обработку можно использовать как готовое решение для типового сценария или как основу для дальнейшей адаптации под процессы конкретной компании.

Ниже ссылки на другие мои публикации, возможно они будут интересны для вас: